Uno de los problemas con los que deben lidiar los propietarios de pequeñas empresas es mantenerse al día con las numerosas obligaciones de impuestos locales, estatales y federales. Si bien la mayoría de los propietarios de empresas contratan a un contador o un profesional de impuestos para tratar asuntos relacionados con impuestos, entender el sistema tributario es importante para quienes tienen la responsabilidad final de cumplir con todas las obligaciones tributarias. Este artículo se centrará en las obligaciones del propietario de la empresa con respecto a los impuestos a la nómina. (Conozca cómo las deducciones de nómina pueden reducir su impuesto sobre la renta personal en Deducciones de nómina Pagar .)

VER: Cómo escribir un plan de negocios

Obligaciones impositivas de nómina Se requiere que cualquier negocio con empleados retenga los impuestos de nómina de los cheques de pago de los empleados y pague el estado federal, estatal e impuestos locales. Los impuestos que normalmente se retienen de los cheques de los empleados incluyen FICA (impuestos de Medicare y Seguridad Social) y los impuestos a la renta federales, estatales y locales, si corresponde. Otras obligaciones de retención incluyen FUTA (Ley Federal de Impuesto al Desempleo) y, en estados como California, Hawai, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island, impuestos de seguro por discapacidad. La falta de pago de impuestos o la ausencia de un pago puede dar lugar a fuertes multas y sanciones, por lo que es importante calcular el monto de los impuestos sobre la nómina adeudados y pagarlos a tiempo. (La contabilidad adecuada es esencial para las pequeñas empresas. Lea Seis pasos para un mejor presupuesto empresarial para aprender a administrar los ingresos y los gastos).

Si el propietario de la pequeña empresa no tiene empleados externos sino que está constituida, las reglas anteriores también se aplican a los cheques del propietario, porque él o ella son esencialmente el único empleado de la corporación. Si el negocio no está incorporado y no hay empleados, el propietario tendrá que pagar impuestos estimados sobre los ingresos del trabajo por cuenta propia cada trimestre. (Lea ¿Debería incorporar su empresa? para averiguar si esta estructura comercial sería ventajosa para usted).

Cálculo de impuestos sobre la nómina Hay tres pasos para calcular los impuestos sobre la nómina:

1. Determinar los trabajadores imponibles
2. Determinar los salarios imponibles
3. Calcular retenciones

Trabajadores sujetos a impuestos Los trabajadores pueden ser empleados o contratistas independientes. Los empleados son tratados como trabajadores sujetos a impuestos sujetos a impuestos sobre la nómina, mientras que los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Por lo general, los trabajadores se consideran empleados si usted tiene el derecho de dirigir y controlar la forma en que hacen su trabajo, en lugar de simplemente los resultados del trabajo. Sin embargo, las líneas entre los contratistas independientes y los empleados no siempre son claras. Con el fin de ayudar a los propietarios de negocios a determinar qué trabajadores son sujetos pasivos, el IRS tiene reglas de derecho común, que incluyen pruebas de conducta, financieras y de relación.

Prueba de comportamiento Un trabajador es un empleado cuando el empleador tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador. El empleador no tiene que dirigir ni controlar realmente al trabajador, pero tiene el derecho de hacerlo.

Prueba financiera Esta prueba analiza el grado de control que tiene un empleador sobre los aspectos financieros del trabajo. En algunas profesiones, tener un control significativo sobre los suministros utilizados para el trabajo respalda el estado de un trabajador como contratista independiente.

Una forma definitiva de distinguir a un contratista independiente de un empleado es la disponibilidad de servicios. Un contratista independiente no está vinculado a una empresa y puede publicitar servicios; un empleado no puede anunciar servicios a menos que trabaje fuera de la empresa como contratista independiente.

Prueba de relación
Esta prueba se refiere a la forma en que el empleador y el trabajador perciben su relación. Si se espera que la relación entre empleador y trabajador dure hasta el final de un proyecto específico o durante un período de tiempo específico, entonces el trabajador es un contratista independiente. Por otro lado, si la relación no tiene límites o no, el trabajador es un empleado sujeto a impuestos. (Para más información sobre las relaciones esenciales para una pequeña empresa, lea Pequeña empresa: se trata de relaciones .)

Salarios gravables
Los salarios imponibles son una compensación por los servicios prestados y pueden incluir salario, bonificaciones o regalos . Algunas formas de compensación, como los reembolsos por gastos comerciales para viajes o comidas, no califican como salarios imponibles. Para que los gastos no sean gravables, los empleados deben verificarlos a través de recibos o informes de gastos. También deben ser necesarios, razonables y relacionados con el negocio. (Si incurre en gastos relacionados con el negocio, asegúrese de mantener sus recibos en orden. Lea 10 pasos para la preparación de impuestos para obtener información sobre la planificación antes del 15 de abril)

Calculando la retención Después de ' Después de averiguar qué trabajadores califican como empleados sujetos a impuestos y qué salarios son salarios sujetos a impuestos, el siguiente paso es calcular la cantidad que debe retener para los impuestos federales, estatales y locales, así como para FICA y FUTA.

Impuestos federales
Cada cheque de pago debe retener impuestos federales sobre la renta para el período aplicable. El IRS tiene dos conjuntos de tablas de impuestos que los empleadores pueden usar para calcular los montos de retención: las tablas de paridades salariales y las tablas de porcentajes.

Las tablas de niveles salariales se segregan para cinco períodos diferentes de nómina (diaria, semanal, quincenal, semimedica y mensual). Para determinar los montos de retención, los empleadores eligen el período de pago aplicable y el rango de salario para los empleados, luego leen a través de la tabla la columna que muestra el número de exenciones reclamadas.
Los cuadros porcentuales están disponibles para ocho períodos de nómina (diaria, semanal, quincenal, semimedicamentaria, mensual, trimestral, semestral y anual) y segregados por estado civil. Los empleadores comienzan reduciendo los salarios por el valor de las exenciones reclamadas. A continuación, usan la tabla correspondiente al estado civil del empleado y buscan el monto de la retención según el nivel de salario.

Como propietario de un negocio, es su responsabilidad mirar los dos conjuntos de tablas y determinar cuál es el apropiado para su negocio. Las tablas de porcentajes son más inclusivas, en términos de períodos de nómina, por lo que si se encuentra en una situación en la que se paga a diferentes empleados en diferentes períodos de nómina, entonces la tabla de porcentajes debería ser la tabla elegida. Por ejemplo, si a sus empleados se les paga trimestralmente, las tablas de porcentajes serán más apropiadas que las tablas de paridades salariales. Para obtener estas tablas, llame al IRS o vaya a // www. irs. gov / y solicite las Publicaciones 15 y 15-A.
Impuestos estatales
La mayoría de los estados usa tablas similares a las tablas de impuestos federales, y puede obtenerlas yendo a la sección de impuestos del sitio web de su estado o contactando a la Administración de Pequeñas Empresas. No necesita retener impuestos estatales en jurisdicciones que no impongan impuestos estatales sobre los ingresos, como Alaska, Florida, Texas, Wyoming y Washington. Otras excepciones incluyen estados cuyos impuestos personales sobre la renta son un porcentaje fijo del impuesto federal, como Arizona, y donde los impuestos estatales son un porcentaje fijo de los salarios brutos, como Pennsylvania.
FICA
La Ley de contribuciones federales al seguro (FICA) es una ley federal que requiere que los empleadores retengan los impuestos de Seguridad Social y Medicare de los salarios pagados a los empleados. También requiere que el empleador y el empleado paguen la mitad del impuesto FICA. Los impuestos a la Seguridad Social y Medicare se imponen tanto al empleado a una tasa fija de 4. 2% para la seguridad social y 1. 45% para Medicare y la tasa fija única del empleador de 6. 2% y 1. 45%, respectivamente , creando una tasa impositiva combinada de FICA de 15. 3% (12. 4% para la Seguridad Social y 2. 9% para Medicare). Las personas que trabajan por cuenta propia son responsables de pagar el impuesto completo del 13.3%. (Lea sobre cómo el gobierno determina su tasa de impuestos en Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate .)

A diferencia de los impuestos federales y estatales, los impuestos FICA no se ven afectados por el número de exenciones de retención reclamadas por el empleado. Simplemente multiplica el pago de salario bruto de un empleado por la tasa de impuesto aplicable para determinar cuánto debe retener y cuánto debe pagar como empleador. En 2009 y 2010, el impuesto de Seguridad Social solo se aplica a los primeros $ 106, 800 de ingresos, también llamados la base salarial de la Seguridad Social. La base salarial se ajusta cada año por inflación. El impuesto de Medicare no tiene un límite de ingresos.
FUTA
Los impuestos de desempleo, o FUTA, son impuestos pagados únicamente por el empleador. Debe pagar impuestos de desempleo si se aplica alguna de las siguientes condiciones:

a) Usted paga un salario de al menos $ 1, 500 en un trimestre
b) Tiene al menos un empleado en un día determinado durante 20 semanas en un calendario año, independientemente de si las semanas son consecutivas

La tasa de impuestos FUTA es 6. 2% para 2011, y se impone en los primeros $ 7,000 de salarios para cada empleado. Sin embargo, puede reclamar créditos contra su impuesto bruto FUTA para reflejar los impuestos estatales de desempleo que usted paga. Si paga los impuestos estatales de desempleo cuando vencen, puede reclamar un 5.4% de crédito, que efectivamente reduce su tasa de impuestos FUTA a 0. 8%.
Reunir todo
Calcular los impuestos a la nómina puede ser muy complicado, y es importante enviar los pagos a tiempo para evitar multas y multas por mora. Los pagos de impuestos federales se pueden hacer en línea a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS), oa través de bancos autorizados para aceptar pagos federales. Si utiliza el último método, cada pago debe ir acompañado del Formulario 8109, que se puede obtener llamando al IRS al 1-800-829-4933 o desde el sitio web del IRS. Los impuestos FUTA usualmente se pagan trimestralmente y los impuestos sobre ingresos y FICA se depositan en forma semestral o mensual. El IRS generalmente envía un aviso a los dueños de negocios al final de cada año detallando qué método utilizar para el próximo año.

En general, la puntualidad de un depósito está determinada por la fecha en que se recibe. Sin embargo, un depósito por correo recibido después de la fecha de vencimiento se considerará oportuno si puede establecer que se envió por correo al menos dos días antes de la fecha de vencimiento. Para obtener más información sobre los deberes de nómina de los empleadores de pequeñas empresas, vaya a // www. irs. gov / o llame a la línea de ayuda en vivo del IRS para empresas al 1-800-829-4933.

Para obtener información relacionada, consulte Crédito fiscal para gastos del plan incurridos por pequeñas empresas .