El viejo proverbio "esperar lo mejor y prepararse para lo peor" se aplica a muchas cosas, una de las cuales es la posibilidad de ser auditado por la Comisión de Bolsa y Valores. (Para obtener más información, consulte: ¿Qué desencadena una auditoría SEC? )

Aunque ningún asesor financiero desea ser auditado, los expertos en cumplimiento creen que el momento ideal para prepararse para esta contingencia es antes de se recibe una carta de auditoría. De hecho, los asesores deben estar preparados en todo momento para una auditoría, incluso si, al igual que sus pares, esperan que nunca sean sometidos a una auditoría.

Preparar, preparar, preparar

La mejor manera de asegurarse de estar listo para una auditoría es hacer que la preparación sea parte de su rutina habitual de administrar su negocio. Si sabe dónde está todo y está organizado, no habrá panicking o scrambling de último minuto si recibe esa llamada de la SEC. (Para obtener más información, consulte: Sobrevivir a una auditoría SEC: consejos para asesores .)

A continuación, se detallan algunos pasos definitivos que los asesores pueden tomar para prepararse:

• Organizar todos los registros . Los auditores de la SEC exigen grandes cantidades de registros, que deben producirse apresuradamente en el momento en que comienza una auditoría. Tener un negocio para operar no es excusa para no cumplir de manera exhaustiva y oportuna. Y espera lo inesperado. Incluso con una ventaja inicial, las solicitudes específicas pueden complicar las cosas. Así que comiencen a juntar registros hoy, y compitan menos mañana. (Para obtener más información, consulte: Iniciar una pequeña empresa: Mantenimiento de registros .)
• Manténgase actualizado . Establezca una rutina mensual de actualización de datos para reflejar la lista de proveedores y clientes más actualizada posible. También es fundamental mantener los formularios ADV y AUA actuales. El primero se aplica a los asesores de inversiones que administran más de $ 25 millones, y detalla información fundamental como activos bajo administración (AUM), estilo de inversión y personal clave. La forma AUA (activos bajo administración) representa el tamaño total de la cartera de custodia de una institución. Esta medición es distinta de AUMa, que se refiere a los activos activamente administrados de una empresa. Ambas formas, ADV y AUA, se pueden obtener de las sucursales locales de la SEC o del sitio web del regulador, www. segundo. gov. (Para obtener más información, consulte: Vigilancia del mercado de valores: una descripción general de la SEC .)
• Establezca un protocolo de auditoría . Un plan que describa cómo deben actuar los empleados y lo que deben esperar ayuda en gran medida a que se familiaricen y se sientan cómodos con el proceso de auditoría antes de que suceda. Tal desmitificación reduce la tensión, minimiza los errores y crea confianza. (Para obtener más información, consulte: Obtener un trabajo en conformidad .)
• Ejecutar una auditoría simulada. Al igual que un protocolo de auditoría puede preparar mentalmente a los empleados para el evento principal, las sesiones simuladas de auditoría lideradas por un tercero ayudarán a los empleados a superar la ansiedad de desempeño y resolver debilidades en su comportamiento, sin que el estrés tenga reguladores reales en la sala.Las auditorías simuladas también demuestran un compromiso para hacerlo bien, un hecho que impresiona a los reguladores, haciéndoles saber que los está tomando en serio. (Para obtener más información, consulte: Cuando los reguladores financieros lo dejan abajo .)
• Prepárese para la acción coercitiva . La mayoría de las auditorías no descubren violaciones graves, pero ha habido un repunte en las recomendaciones informales resultantes de las auditorías. Para planear tal resultado (y las multas asociadas), las empresas deben acostumbrarse a recortar los costos de los abogados recortando el tiempo de facturación y utilizando herramientas internas como las tablas de producción y estampado de Bates al preparar los documentos para la revisión de los abogados. (Para obtener más información, consulte: Los 5 programas de software más utilizados por los asesores financieros .)
• Haga preguntas . Finalmente, los asesores no deben temer presentarse armados con preguntas para preguntar a los reguladores; esto agilizará el proceso de auditoría para todos los involucrados. Saber si su empresa ha sido seleccionada aleatoriamente, si la auditoría es el resultado de una causa específica, o si es solo parte de un barrido en toda la industria le ayudará a reunir el cuadro de información correcto, más apropiado para la naturaleza específica de la auditoría. investigación. (Para obtener más información, consulte: Comprensión de SEC .)

The Bottom Line

Las auditorías, por naturaleza, son realidades no deseadas y desagradables de ser un asesor financiero. Al obtener sus proverbiales patos en una fila, antes de recibir una consulta formal, puede facilitar y simplificar el proceso, reducir los costos y minimizar las consecuencias. (Para obtener más información, consulte: Un día en la vida de un asesor financiero .)