Parte del funcionamiento de una pequeña empresa exitosa es la utilización efectiva de los artículos más preciados: el tiempo. Antes de decidirse a dirigir una empresa, debe estar bien equipado con buenas habilidades de gestión del tiempo para promover el éxito y la salud de una nueva empresa. Existen múltiples formas de abordar el dilema de la administración del tiempo.

Análisis de Pareto

El análisis de Pareto se refiere a lo que comúnmente se llama la regla 80/20. La idea detrás del análisis de Pareto es que el 80% de las salidas se derivan del 20% de las entradas. Para ayudar a los tomadores de decisiones clave, el análisis de Pareto insta a la priorización de las actividades más importantes que tienen efectos significativos en un proyecto determinado. En términos de ingresos, la regla 80/20 mostraría que una parte importante de los resultados de una empresa está impulsada por una pequeña lista de clientes; Del mismo modo, solo algunos de los productos disponibles de la compañía pueden generar una porción significativa de los ingresos.

Es una información valiosa para poder identificar qué procesos internos de la empresa son los más eficientes o los que generan valor. El análisis de Pareto lo alienta a estar al tanto de esos procesos valiosos y a dedicar menos tiempo a las prácticas menos sustanciales.

El análisis de Pareto le recuerda centrarse en las facetas más productivas de la empresa. La regla se refiere a la optimización de la eficiencia en el esfuerzo; en términos de eficiencia del tiempo, aprenda a diferenciar las tareas generadoras de ingresos de las tareas que no generan ingresos. Al elegir entre actividades múltiples que podrían generar ingresos, elija aquellas tareas que generarán la mayor cantidad de ingresos durante un período de tiempo determinado. El análisis de Pareto tiene sentido literal en la frase "el tiempo es dinero".

Método ABC

El método ABC coloca las actividades en tres categorías simples de importancia. Las actividades A son los procesos más importantes relevantes para el negocio. Las actividades B se clasifican como de importancia promedio, y las actividades C son las menos importantes para el mantenimiento del negocio. Puede usar el método ABC junto con el análisis de Pareto para subrayar la importancia de dar tiempo adicional a los aspectos más eficientes o que generan ingresos de la compañía.

El método ABC se usa comúnmente como un medio de seguimiento del inventario, y los artículos que llevan la etiqueta A se cuentan con más frecuencia que los artículos en las categorías B y C. La pérdida de artículos en la categoría A causa más daño al negocio que la pérdida de artículos en las categorías B y C; si los artículos A tienen bajo conteo de inventario, entonces necesita darle más importancia al reabastecimiento de estos elementos clave.

Use el análisis ABC con las actividades que necesita completar periódicamente para mantener el negocio, como analizar los datos de ingresos, evaluar a los empleados actuales o asistir a conferencias de redes.Usted sabe que debe completar ciertas actividades más a menudo que otros.

Método Eisenhower

El método Eisenhower lleva el nombre del productivo presidente Dwight Eisenhower. Categoriza las actividades en cuatro grupos. Considera dos preguntas al elegir el siguiente curso de acción: "¿es urgente?" y "¿Es importante?" La cantidad de tiempo que dedica a realizar cada una de estas actividades se realiza de la menor a la mayor cantidad: no es urgente ni importante, urgente y no importante, urgente e importante, y no urgente e importante.

Este método es una herramienta útil porque lo obliga a considerar si una actividad determinada, como escuchar atentamente una presentación de ventas, es urgente o importante, y desalienta la participación en tareas que no son ni importantes ni urgentes. El método de Eisenhower le permite dejar de pensar en funciones comerciales clave en términos de ingresos. Si bien la mayor parte del tiempo se dedicará a tareas que son importantes pero no urgentes, primero deberá realizar tareas que son urgentes e importantes.

Los propietarios de negocios tienen diferentes ideas sobre lo que es urgente y lo que no es urgente. Para algunos, calmar a un cliente descontento será una prioridad para otros, aprender sobre un nuevo método de comercialización que los competidores aún no han probado será una tarea urgente. Reevaluar las prioridades y lo que se considera urgente e importante es una parte necesaria de la gestión exitosa del tiempo.

Método POSEC

"POSEC" es un acrónimo de "Priorizar, Organizar, Agilizar, Economizar, Contribuir". El sistema lo alienta a seguir los movimientos de cada uno de los verbos para mejorar la administración del tiempo.

"Priorizar" se refiere a ordenar actividades en línea con los objetivos de la compañía. "Organizar" se refiere a sincronizar esas actividades según se relacionan entre sí. "Simplificar" se refiere a la configuración de sistemas que le permiten completar tareas en un tiempo más prolongado. manera eficiente. "Economizar" se refiere a llevar a cabo planes organizacionales de una manera más rentable. "Contribución" se refiere a concentrarse en los beneficios potenciales a largo plazo que se obtienen de la implementación de ciertos procedimientos.

Pickle Jar Theory

El jarro es tu tiempo. Si el frasco se llena primero con las tareas importantes, que consumen mucho tiempo, puede rellenarse con guijarros más pequeños y luego lijar hasta llenar por completo todas las grietas. Si el frasco se llena primero con la arena, esos desperdiciadores de tiempo que tienen poca importancia para los resultados de la empresa o para la venta de productos y servicios, no quedará tiempo ni para los guijarros ni para las piedras importantes.

La teoría del tarro de pepinillos sugiere que cuanto más fácil sea la tarea, o en la analogía, se vierta en el frasco de pepinillos, menos impacto tendrá sobre el desarrollo y el futuro de una compañía. Del mismo modo, las tareas insignificantes, o los granos de arena, son fáciles de poner en el tarro, y también tienen el menor efecto general en la línea de fondo de la empresa.

Puede ser mucho más valioso asumir primero las tareas más difíciles y significativas; estos son los eventos principales, las victorias.De lo contrario, si se desperdicia todo el tiempo disponible al colocar granos de arena en el frasco, no quedará más tiempo ni más espacio en el frasco. Las pequeñas tareas son atractivas; son fáciles, y cuando se incluyen en una lista, pueden parecer importantes. Un montón de arena en comparación con un guijarro o una roca, sin embargo, tiene poca importancia. Siéntete orgulloso de las pequeñas y medianas victorias, pero esfuérzate por completar tus principales objetivos.