Existen muchas buenas razones para establecer un manual integral para empleados. En primer lugar, está el aspecto legal, donde proporciona cierta protección en caso de que algo salga mal. En segundo lugar, es una forma fácil de verificar el cumplimiento de ciertas leyes y regulaciones laborales. Finalmente, ayuda a guiar a los empleados hacia un comportamiento adecuado y les proporciona un marco de referencia cuando no están presentes.

1. Protección legal

Quizás lo más obvio es el aspecto legal, donde las pautas claras pueden ayudar a proteger a su empresa contra litigios si un empleado actúa en contra de las instrucciones. Al proporcionar una lista detallada de las cosas que los empleados no deberían hacer, resulta obvio para un tribunal que el empleado no estaba actuando en nombre de su empresa cuando violaba las reglas explícitamente y causaba daños al cliente. Por el contrario, si las pautas son vagas, o peor, solo verbales, se vuelve mucho más difícil para su empresa demostrar su inocencia.

Si un empleado se hace daño en el trabajo, es igualmente importante poder demostrar que hubo un procedimiento documentado y seguro que el empleado optó por ignorar.

También es importante indicar la conducta adecuada entre los empleados en términos no inciertos, dejando en claro que la empresa tiene tolerancia cero para el comportamiento inapropiado. Esto puede ser especialmente importante en el caso de demandas por acoso, cuando el demandante puede arrastrar a su empresa al desastre argumentando que usted no hizo lo suficiente para desalentarla.

2. Cumplimiento de las leyes laborales

Existen leyes laborales federales y estatales que requieren que determinada información se entregue por escrito a sus empleados. El incumplimiento puede dar lugar a multas, sanciones y demandas por parte de los empleados que se perciben a sí mismos como perjudicados.

El manual del empleado siempre debe incluir las políticas de licencia de su empresa, como la licencia médica familiar. Dependiendo del tamaño de su compañía, puede haber leyes federales y estatales que otorguen una cierta cantidad de días libres no pagados por enfermedad grave, por el cuidado de un familiar enfermo o por el nacimiento de un niño. La ley federal es de hasta 12 semanas en un período determinado de 12 meses, pero las leyes estatales varían.

La compensación laboral es otra inclusión obligatoria en el manual. Si bien no existe un requisito federal para incluir información de compensación laboral en un manual, muchos estados exigen que los trabajadores reciban esta información por escrito. Del mismo modo, proporcionar a sus empleados información escrita sobre la política antidiscriminatoria de su empresa a menudo es obligatoria.

También es conveniente verificar las leyes locales y estatales qué información debe proporcionar por escrito a sus empleados con respecto a beneficios, licencia militar, los derechos de los trabajadores con discapacidades, políticas sobre lactancia materna, política de licencia de víctimas del delito y casos judiciales y el jurado deja las políticas.

3. Comportamiento del empleado

El manual puede funcionar como una forma positiva de guiar a sus empleados hacia el comportamiento deseado. Al explicar los valores centrales y las prioridades de la empresa, sus empleados tienen un marco para tratar situaciones y clientes inesperados. Incluso en una empresa pequeña, hay momentos en los que no está disponible para tomar decisiones sobre el terreno.

El manual del empleado también debe ayudar a sus empleados a comprender la estructura de la empresa, como cómo se calcula el pago de horas extras, qué impuestos se retienen, los horarios de trabajo, el proceso de revisión del rendimiento y los sistemas de bonificación o participación en los beneficios.

En el mundo cada vez más cableado de hoy, también es aconsejable incluir una sección sobre conducta digital. Esto puede incluir todo, desde la etiqueta del correo electrónico y las firmas uniformes hasta la seguridad de la contraseña y su política sobre el uso de medios externos, como tarjetas de memoria con el equipo de la empresa. Tenga especial cuidado si sus empleados tienen acceso a cualquier tipo de datos de clientes para evitar el manejo inadecuado de la información personal.

Incluye problemas relacionados con las relaciones con los medios. Generalmente, se percibe que un empleado que se cita en las noticias habla en nombre de la compañía, por lo que el manual del empleado debe proporcionar una guía clara en caso de consultas de los medios.