Contratar a un empleado para su negocio abre las compuertas para las regulaciones gubernamentales. Estas regulaciones se derivan de las leyes federales, estatales y, a menudo, locales. Estas son algunas de las regulaciones que los empleadores de pequeñas empresas necesitan para familiarizarse.

Hablando en general …

Los dos departamentos y agencias clave con los que se ocupará de las regulaciones son los departamentos de mano de obra e ingresos. A nivel federal tratará con el Departamento de Trabajo y algunas de sus agencias, incluida la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC), la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) y la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB). También tendrá que trabajar con el IRS, que es una agencia dentro del Departamento del Tesoro. A nivel estatal, encontrará un departamento de trabajo y un departamento de finanzas, ingresos o impuestos.

Cuando las reglas a nivel federal y estatal son diferentes, debe seguir el más estricto. Por ejemplo, el salario mínimo federal es de $ 7. 25 por hora. Sin embargo, 29 estados más el Distrito de Columbia tienen tasas de salario mínimo más altas, por lo que debe cumplir con la tasa más alta si opera en una de estas jurisdicciones. E incluso hay algunos municipios con tasas que exceden la tasa de su estado. Por ejemplo, Berkeley, Chicago, San Francisco, Santa Fe y Seattle tienen tasas de salario mínimo que son más altas que las tarifas para sus estados. Y a partir de diciembre de 2015, la ciudad de Nueva York está introduciendo progresivamente un aumento de salario mínimo específicamente para los trabajadores de comida rápida. (Para obtener más información sobre las tendencias del salario mínimo, consulte ¿Puede una familia sobrevivir con el salario mínimo de los EE. UU.? )

Leyes laborales

Existen muchas leyes laborales diferentes, todas las cuales tienen regulaciones que afectan a los empleadores. Es importante reconocer que algunas de estas reglas se aplican a todos los empleadores, independientemente de la cantidad de empleados. Otras reglas afectan a los empleadores solo si tienen más de un número determinado de trabajadores. A continuación se detallan algunas leyes federales importantes a las que puede estar sujeto:

• Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA) que impide que los empleadores discriminen a los trabajadores mayores de 40 años en términos de contratación, ascensos, salarios, etc. >

  La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) le prohíbe discriminar a una persona debido a una discapacidad. También lo hace proporcionar adaptaciones razonables para un empleado discapacitado. La ADA se aplica a una empresa que emplea a 15 o más trabajadores durante 20 o más semanas de trabajo durante el año (se toman en cuenta a tiempo parcial).

• El Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (que ha sido enmendado varias veces) ahora prohíbe la discriminación en el lugar de trabajo sobre la base de

• raza, color, religión, sexo y nacionalidad. Equal Pay Act requiere que los empleadores paguen a hombres y mujeres lo mismo por hacer el mismo trabajo.

• Fair Labor Standards Act (FLSA) rige los salarios mínimos y las reglas de tiempo extra. La FLSA se aplica a todos los empleadores. Las regulaciones determinan a qué empleados están sujetos o exentos de las reglas de horas extras.

• La Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) requiere que las compañías con 50 o más empleados otorguen licencias no remuneradas por enfermedades graves en la familia y por el nacimiento o la adopción de un niño. Algunos estados ahora requieren tiempo de permiso pagado.

• Leyes de desempleo y compensación laboral. Estas leyes estatales requieren que los empleadores proporcionen cobertura para los trabajadores (aunque los propietarios pueden optar por su propia cobertura).

• La Ley de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA, por sus siglas en inglés) requiere que todos los empleadores vuelvan a emplear a quienes dejaron la empresa para el servicio militar después de que regresen del servicio. No solo se los debe volver a contratar sino que también se les deben devolver los beneficios, como las promociones y las contribuciones al plan de jubilación que habrían recibido, pero por su servicio. Hay requisitos especiales con respecto a los veteranos discapacitados.

• Reglas de seguridad en el lugar de trabajo bajo la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional. Debe proporcionar un lugar de trabajo seguro e informar accidentes y muertes. Si bien todas las empresas deben ser seguras, los requisitos de información dependen de la cantidad de trabajadores en el negocio.

• Esto es solo la punta del iceberg. Por ejemplo, hay regulaciones que rigen a los contratistas federales, reglas generales para proporcionar alojamiento a las madres que amamantan y más. Esté preparado para revisar todas las reglamentaciones federales, estatales y locales que puedan aplicarse a su negocio.

Ley tributaria

Como empleador, debe:

determinar si los trabajadores son realmente empleados o si pueden ser tratados como contratistas independientes (lo que alivia las responsabilidades del empleador).

• Obtenga un número de identificación patronal (EIN)

• Retenga el impuesto sobre la renta y la participación de los empleados en los impuestos de Seguro Social y Medicare (FICA) (para más información, consulte

• Obligaciones tributarias para pequeñas empresas: impuestos sobre nómina) > Deposite la retención de empleados junto con la participación del empleador en los formularios FICA Issue W-2 cada año para los trabajadores

• Informe anualmente sobre cobertura de salud (a menos que esté exento)

• Presente declaraciones de impuestos del empleador; algunos son anuales, mientras que otros son trimestrales

• Es posible que deba proporcionar cobertura de salud a los empleados según el mandato del empleador en la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (Affordable Care Act, ACA). Esto implica el cumplimiento de las regulaciones del IRS, DOL y de Servicios Humanos y de Salud (HHS). Además, las compañías con 20 o más empleados que tienen cobertura de salud también deben ofrecer la continuación de la cobertura de COBRA a los trabajadores que dejan el trabajo (COBRA significa Acta Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria). Esto les permite a los trabajadores pagar la cobertura grupal por hasta 18 meses. Cuarenta estados y el Distrito de Columbia tienen "mini COBRA"; en Vermont, por ejemplo, se aplica a compañías con tan solo dos empleados, pero solo por seis meses.

• Actualmente, los empleadores no están obligados a proporcionar otros beneficios, como planes de jubilación.Sin embargo, si lo hacen, hay una gran cantidad de regulaciones sobre cobertura y presentación de informes en virtud de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación para Empleados (ERISA); las regulaciones para esta ley son emitidas tanto por el IRS como por el DOL.

The Bottom Line

Para obtener más información acerca de las responsabilidades de su empleador, vaya al asesor legal de empleo

FirstStep

del DOL, una herramienta en línea diseñada para pequeñas empresas que están empezando a contratar. Cubre las reglas básicas de la legislación laboral federal, el mantenimiento de registros y los avisos requeridos a los empleados, además le brinda acceso a carteles federales que debe exhibir en el lugar de trabajo. Su estado también puede proporcionarle una guía sobre las responsabilidades de su empleador. Una página de aterrizaje del IRS le da un punto de partida sobre las responsabilidades del empleador, incluida la obtención de un número de identificación del empleador y la comprensión de los impuestos de empleo. Cuando tenga preguntas sobre las reglamentaciones relativas a la contratación de un empleado para su empresa, consulte con un abogado especializado en derecho laboral. Los empleadores de pequeñas empresas también pueden estar interesados ​​en leer El propósito de las formas 1099, el propósito de la forma W-9

y El propósito de la forma 941.