La diferencia entre un libro general y el diario general es que el diario general se considera el libro inicial de entrada. El libro mayor y el diario general ayudan a crear un sistema de registro contable de doble entrada, que se usa para registrar transacciones financieras. Estas dos herramientas de registro registran los dos efectos diferentes de las transacciones financieras que incluyen débitos y créditos. Las transacciones y registros del diario general se transfieren a las cuentas del libro mayor. Después de calcular los saldos, se transfieren desde el libro mayor a un saldo de prueba. A partir de 2015, la mayoría de las organizaciones utilizan software para registrar transacciones en libros mayores y revistas generales.
El diario general es reconocido como el primer libro de entrada. Este diario es el primer lugar donde se registran las transacciones. Este método de contabilidad era más popular cuando las computadoras y el software no estaban disponibles. Cada página en el diario general incorpora columnas para fechas, números de serie y registros de débito o crédito. El diario general también proporciona una descripción de cada transacción. Algunas organizaciones mantienen revistas especializadas, como revistas de compras o ventas. Las revistas especializadas solo registran tipos específicos de transacciones, mientras que las publicaciones generales registran todas las demás transacciones.
Un libro mayor generalmente es un archivo o libro que se usa para mantener registros de todas las cuentas relevantes. El libro mayor se utiliza para rastrear hasta cinco elementos contables relevantes que incluyen gastos, activos, ingresos, pasivos y capital. Cada elemento contable relevante tiene una tabla en dos columnas con forma de T. El título de la cuenta se encuentra en la parte superior de la tabla en forma de T, y la tabla tiene un registro de las entradas de débito y crédito. Las entradas de débito se encuentran en el lado izquierdo de la tabla en forma de T, y las entradas de crédito se encuentran a la derecha. Para algunas organizaciones, el libro mayor incorpora columnas adicionales para las fechas, descripciones de las transacciones y números de serie.
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