La mensajería de texto se ha convertido en una forma extremadamente popular de comunicarse. Según Pew Research, la persona promedio recibe 41. 5 mensajes de texto por día en comparación con solo 12 llamadas telefónicas. Los adultos jóvenes son usuarios de mensajes de texto mucho más ávidos y envían un promedio de 109. 5 mensajes por día, lo que sugiere que esta forma de comunicación solo se generalizará.

Los asesores financieros no pueden ignorar los mensajes de texto como una forma crítica de comunicación con los clientes, pero el cumplimiento puede ser mucho más difícil ya que enviar mensajes de texto es más difícil de supervisar, monitorear y archivar. Después de todo, los mensajes de texto pueden tener lugar a través de SMS tradicionales o a través de plataformas específicas del teléfono como Apple (AAPL AAPLApple Inc174. 68 + 1. 26% Creado con Highstock 4. 2. 6 ) iMessage y Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Creado con Highstock 4. 2. 6 ) Hangouts de Android. Estos mensajes también se pueden enviar a través de diferentes dispositivos, como desde una computadora portátil o de escritorio a un teléfono móvil.

Echemos un vistazo a cómo se lee la ley y verifiquemos algunos pasos que los asesores financieros pueden seguir para garantizar que cumplan. (Para lecturas relacionadas, ver: Dolores de cabeza de cumplimiento más importantes para asesores financieros. )

Interpretación de la ley

NASD Conducta La regla 3110 y la sección 17 (a) de la Ley de intercambio de valores de 1934 requieren intermediarios y asesores financieros para establecer y mantener un sistema para supervisar las actividades de sus asociados que esté diseñado de manera responsable para cumplir con las leyes de valores aplicables.

En particular, la Regla 3110 ordena la revisión de la correspondencia electrónica entrante y saliente y las comunicaciones internas relacionadas con la banca de inversión o el negocio de valores del miembro. La Sección 17 (a) además exige que los agentes de bolsa mantengan registros durante al menos tres años, incluidas las comunicaciones originales recibidas y copias de todas las comunicaciones enviadas por miembros, corredores o distribuidores relacionadas con su negocio.

En 2014, la SEC acusó a varias firmas de corretaje afiliadas de no retener y supervisar los mensajes de texto enviados o recibidos por ciertas personas asociadas. Los errores se debieron a una configuración incorrecta de BlackBerry Enterprise Server y la empresa terminó pagando una multa de $ 275,000. Estos problemas podrían haberse evitado teniendo los sistemas adecuados para garantizar que los mensajes de texto se archivaran de forma segura para referencia futura. (Para la lectura relacionada, consulte: Cumplimiento: The Price Companies Pay. )

Technology Solutions

La forma más fácil de garantizar el cumplimiento de estas leyes es archivar manualmente todas las comunicaciones electrónicas mediante el uso de dispositivos. Algunos fabricantes de teléfonos inteligentes de negocios como BlackBerry proporcionan soluciones de software empresarial para archivar comunicaciones.El problema es que estas soluciones requieren que los empleados usen un teléfono inteligente de la compañía para realizar el trabajo; muchos trabajadores preferirían usar -y usar- su teléfono personal.

Hay un número creciente de soluciones tecnológicas diseñadas para hacer que el cumplimiento móvil sea mucho más fácil para las empresas. Al archivar los mensajes, los asesores financieros pueden asegurarse de cumplir con la Regla 3110 y garantizar proactivamente que el descubrimiento electrónico sea más fácil en caso de que se produzcan problemas. Muchas de estas soluciones también admiten políticas de traer su propio dispositivo (BYOD) y operan en múltiples plataformas, incluyendo Apple, Google y Microsoft (MSFT MSFTMicrosoft Corp84. 30 + 0. 19% Created with Highstock 4. 2. 6 ).

MobileGuard y MobileIron son solo dos de las muchas compañías que ofrecen servicios de archivado de SMS, grabación de voz móvil y mensajería segura entregados como un servicio en la nube o en las instalaciones. Si bien estas soluciones pueden ser un tanto costosas y requieren mucho tiempo de implementación, son significativamente menores que las multas que se incurrirían por incumplimiento, así como cualquier costo adicional asociado con el descubrimiento durante un juicio que requiera información de texto.

The Bottom Line

La mensajería de texto como una forma de comunicarse entre clientes y profesionales financieros está creciendo en popularidad, especialmente entre la generación más joven, lo que hace que el cumplimiento sea aún más importante. Con numerosas regulaciones de valores que obligan a revisar y archivar mensajes de texto, los asesores financieros deben tener los procesos establecidos para garantizar que cumplan y sigan las mejores prácticas. La buena noticia es que existe una gran cantidad de software que puede ayudar a que el proceso sea más fácil para las empresas de asesoría financiera. (Para la lectura relacionada, consulte: Auditorías SEC: lo que los asesores financieros deben tener en cuenta. )