Las firmas de asesoría financiera necesitan intensificar su juego cuando se trata de la supervisión de plataformas de comunicación más nuevas, como las redes sociales y la mensajería instantánea, según muestra el proveedor de soluciones de cumplimiento Smarsh. El Informe de la Encuesta de cumplimiento de las comunicaciones electrónicas de 2016 destaca las brechas de cumplimiento y lo que las empresas deben hacer.

Hallazgos clave

Estos son algunos hallazgos clave del informe. (Para obtener más información, consulte: Principales dolores de cabeza de cumplimiento para asesores financieros .)

• Es más importante que nunca supervisar el cumplimiento, pero el trabajo también se está volviendo más desafiante. Para cumplir con las obligaciones, los equipos de cumplimiento están obteniendo un asiento en la mesa con recursos humanos, tecnología de la información y personal de mercadotecnia.
• Hay más formas de comunicarse que nunca. Las redes sociales, los mensajes de texto y los mensajes instantáneos brindan canales que amplían el perímetro de cumplimiento. Si hay lagunas en la supervisión, las empresas pueden estar expuestas a riesgos de cumplimiento.
• Los departamentos de cumplimiento están preocupados de que sus prácticas de supervisión de comunicaciones no estén al día, que los enfoques actuales no identifiquen los riesgos en las organizaciones y que no estén enfocando eficientemente los recursos en las áreas que presentan los mayores riesgos para la empresa. La revisión de mensajes es un área de especial preocupación.

El estudio de Smarsh, que analiza la retención y supervisión de las comunicaciones electrónicas, se encuentra en su sexto año. Si bien algunas preocupaciones son consistentes año tras año, como un mayor escrutinio regulatorio y el desafío de adaptarse a los nuevos canales de comunicación, las nuevas tendencias generan nuevos desafíos. "Las brechas de políticas, cumplimiento y retención siguen siendo altas, lo que deja a las empresas vulnerables a fraudes no detectados, errores y sanciones de cumplimiento normativo", sostiene Smarsh.

Y esas sanciones están creciendo. Smarsh dijo que las multas dictadas por la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera relacionadas con casos de comunicaciones electrónicas se han más que duplicado entre 2008 y 2015, cuando eran de $ 6. 2 millones. La encuesta dijo que las cinco principales preocupaciones relacionadas con el cumplimiento de las comunicaciones electrónicas fueron: mayor escrutinio de los reguladores, la necesidad de equilibrar la privacidad de los empleados con las obligaciones de supervisión, la aparición de nuevos canales de comunicación, amenazas a la seguridad cibernética. necesidades de supervisión de cumplimiento. (Para obtener más información, consulte: FINRA on Track for Record Year of Fines .)

Además, esos recursos no están gravados solo por las funciones de cumplimiento. Smarsh dijo que el 65% de los encuestados dijo que las funciones de cumplimiento eran responsables de manejar las solicitudes de descubrimiento electrónico u otros fines comerciales.Menos del 10% de los encuestados dijeron que esperaban un aumento significativo en los recursos en los próximos 12 meses. Más de una cuarta parte dijo que los presupuestos insuficientes eran una preocupación principal, y el 38% dijo que la falta de recursos humanos era una preocupación, frente al 30% del año pasado.

El perímetro de cumplimiento

Smarsh dice que es una preocupación principal en la expansión del perímetro de cumplimiento: el conjunto de canales y dispositivos electrónicos que utiliza una organización que requieren políticas de gobierno, retención y supervisión. Pero lo que determina si un mensaje es o no un registro comercial es su contenido, lo que significa que el personal de cumplimiento debe supervisar muchos tipos de comunicaciones, incluso aquellas en dispositivos personales o cuentas de redes sociales. Se ha avanzado algo en esta área, señala Smarch. El número de empresas con políticas que rigen las plataformas de conferencias web aumentó al 61% en 2016, frente al 50% en 2015. Pero "estas lagunas no se están cerrando", concluye el estudio. El porcentaje de empresas que tienen sistemas de archivo o supervisión de nuevos canales de comunicación se ha mantenido estancado, y en algunos casos disminuido, de 2014 a 2016.

Fuentes de riesgo

El 48% de los encuestados dijo que las redes sociales eran el canal principal del riesgo de cumplimiento percibido. Incluso cuando las redes sociales están prohibidas, un porcentaje sustancial de los encuestados dijeron que tendrían una confianza mínima para demostrar que la prohibición funcionaba. Las empresas que permiten, pero no archivan, las redes sociales pueden no estar cumpliendo sus obligaciones, advierte Smarsh.

The Bottom Line

Bajo las reglas de la Comisión de Bolsa y Valores diseñadas para proteger a los inversores, las empresas deben archivar las comunicaciones comerciales electrónicas en formatos no reescribibles y no borrables (WORM) durante al menos tres años y realizar operaciones de riesgo. revisión basada en la correspondencia y las comunicaciones internas. Pero dado el aumento exponencial en el volumen de mensajes y los nuevos canales, las brechas en la retención y la supervisión se consideran inevitables. "Para decirlo sin rodeos, la supervisión está rota", dijo el CEO Stephen Smarsh. (Para obtener más información, consulte: SEC impone el número de casos de registro a medida que las multas permanecen estables .)