El objetivo del programa de cumplimiento es prevenir, detectar y corregir infracciones de las leyes de valores. Con este fin, los asesores de inversiones registrados en virtud del artículo 203 de la Ley de Asesores de Inversiones de 1940 (la "Ley de Asesores") deben contar con un programa de cumplimiento. La regla 206 (4) -7 de la Ley de Asesores, comúnmente conocida como "la regla de cumplimiento", tiene tres requisitos:

1. Políticas y procedimientos: Adoptar e implementar políticas escritas y procedimientos razonablemente diseñados para prevenir, detectar y corregir las violaciones de regulaciones de valores.
2. Revisión anual: revise, con una frecuencia no menor a la anual, la adecuación de las políticas y procedimientos y la efectividad de su implementación.
3. Director de cumplimiento: designe a una persona responsable de administrar el programa de cumplimiento de la empresa. (Para obtener más información, consulte: Consideraciones reglamentarias para sus clientes en proceso de envejecimiento .)

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Políticas y procedimientos de cumplimiento

Una política es un principio rector utilizado para establecer la dirección en una organización. Un procedimiento es una serie de pasos a seguir como un enfoque consistente para lograr un resultado deseado consistente con la política. Como ejemplo, un asesor puede tener una política que establezca que no se aceptarán depósitos en efectivo. El procedimiento indicaría que el personal no debe aceptar el depósito en efectivo y debe registrar el rechazo en el registro de depósito. Las políticas y los procedimientos son los componentes básicos de un programa de cumplimiento.

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La regla 206 (4) -7 no establece elementos específicos para crear un programa de cumplimiento sólido. Por el contrario, la empresa debe analizar sus operaciones individuales, identificar los conflictos de intereses y los riesgos operativos de su negocio de asesoramiento y luego diseñar políticas y procedimientos y controles internos que aborden esos riesgos y conflictos.

El personal de la División de Gestión de Inversiones de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) brindó orientación en la adopción de la Norma 206 (4) -7, indicando que espera que las políticas y procedimientos de un asesor incluyan al menos disposiciones que aborden los siguientes aspectos asuntos, según corresponda, para el negocio de la empresa:

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• Procesos de gestión de cartera, incluida la asignación de oportunidades de inversión entre clientes, el cumplimiento de los objetivos y restricciones de inversión del cliente y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
• Precisión de las divulgaciones hechas a inversionistas, clientes y reguladores, incluyendo, sin limitación, con respecto a los procesos de administración de carteras, estados de cuenta, etc.
• Negociación exclusiva para la cuenta del asesor y las actividades comerciales personales de sus supervisados personas (como se define a continuación).
• Posible conversión o uso inapropiado de los activos del cliente por parte del personal del asesor.
• Creación y mantenimiento de libros y registros necesarios para evitar su alteración no autorizada, uso o destrucción prematura.
• Protección de privacidad para los registros e información del cliente.
• Prácticas comerciales, incluidos los procedimientos para una mejor ejecución, el uso de corretaje de clientes para obtener servicios de investigación y otros servicios (denominados "acuerdos blandos en dólares") y la asignación de intercambios agregados entre clientes.
• Prácticas de marketing, incluido el uso de abogados.
• Valoración de las tenencias de los clientes y evaluación de las comisiones en función de esas valoraciones.
• Planes de continuidad del negocio.

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Un asesor registrado en la SEC debe adoptar un código de ética, que sirve como un componente integral del programa de cumplimiento del asesor. La Regla 204A-1 de la Ley de Asesores establece los requisitos que todo asesor registrado en la SEC debe abordar en un código de ética escrito. El código debe, como mínimo, aplicarse a todas las personas supervisadas por un asesor e incluir: (Para obtener más información, consulte: Su programa de seguridad cibernética: consideraciones legales .)

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• Normas de conducta comercial para personas supervisadas que reflejen las obligaciones fiduciarias del asesor y las personas supervisadas.
• Un requisito para que todas las personas supervisadas cumplan con las leyes federales de valores aplicables.
• Requisito de que todas las personas con acceso (según se define a continuación) informen, y el asesor revise, sus transacciones y tenencias de valores personales de acuerdo con un cronograma estricto.
• Es un requisito que las personas supervisadas denuncien cualquier infracción del código con prontitud al director de cumplimiento (CCO) y a cualquier otra persona autorizada según lo designado en el código.
• Requisito de que el asesor proporcione a las personas supervisadas una copia del código y obtenga acuses de recibo escritos de las personas supervisadas.

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Las "personas supervisadas" de un asesor son sus funcionarios, directores, socios (y otras personas de similar estado o función) y empleados, así como cualquier persona que brinde asesoramiento de inversión en nombre del asesor y sujeto a su control y supervisión. Las "personas de acceso" de un asesor son un subconjunto de sus personas supervisadas que: (1) tienen acceso a información no pública relacionada con transacciones de clientes o tenencias de cartera de cualquier "fondo reportable" * o (2) participan en hacer recomendaciones de valores a clientes o tener acceso a tales recomendaciones, que no son públicas. (Para obtener más información, consulte: ¿Qué asesores deben dejar su empresa? .

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La definición de persona de acceso en la regla 204A-1 establece que: " si proporcionar asesoramiento de inversión es el negocio principal del asesor, se presume que todos los directores, funcionarios y socios del asesor ser personas de acceso . "

Escritura de políticas y procedimientos

Los procedimientos escritos deben seguir el formato" quién "," qué "," cuándo "y" cómo ".

• "¿Quién" debe seguir el procedimiento?
• ¿Qué pasos se deben realizar?
• "¿Cuándo" es el procedimiento aplicable?
• "¿Cómo" son los pasos a realizar?

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Aquí hay un ejemplo de una política y procedimiento que utiliza este formato:

Política : antes de abrir una cuenta, el asesor requiere que cada cliente ejecute un acuerdo de asesoramiento por escrito con la empresa . El asesor no proporcionará ningún servicio de asesoramiento a un cliente hasta que toda la documentación requerida esté completa, ejecutada y archivada.

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Procedimiento : El personal de operaciones responsable de abrir cuentas de clientes debe verificar que la documentación esté completa antes de abrir la cuenta. Durante el proceso de apertura de la cuenta, si falta alguna documentación requerida, el personal de operaciones informará al IAR asignado al cliente para obtener cualquier información faltante. El CCO realizará revisiones periódicas para ayudar a garantizar que toda la documentación requerida esté completa y se mantenga en los archivos de la empresa.

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Al redactar políticas y procedimientos, es importante que el personal de cumplimiento colabore con la alta gerencia y las unidades de negocios de la empresa. No solo es importante asegurarse de que los procedimientos coincidan con las prácticas comerciales, sino que la retroalimentación recibida es valiosa e incluir a las personas en la formulación de políticas y procedimientos contribuye en gran medida a obtener su aceptación y asistencia durante la fase de implementación.

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Revisión anual

El segundo requisito según la Regla 206 (4) -7 exige que los asesores de inversión registrados por la SEC realicen una revisión al menos anualmente de la adecuación y efectividad de sus políticas y procedimientos. Dichas revisiones pueden ser realizadas por el CCO con la asistencia de otro personal de cumplimiento o consultores externos.

La SEC brindó algunas pautas en la adopción de la norma sobre la realización de revisiones anuales, señalando que un asesor de inversiones debería considerar, entre otras cosas: (1) cualquier asunto de cumplimiento que surgió durante el año anterior, (2) cualquier cambio en las actividades comerciales del asesor o sus filiales, y (3) cualquier cambio en la Ley de Asesores o las reglamentaciones aplicables que puedan requerir una revisión del programa de cumplimiento. (Para obtener más información, consulte: Auditorías SEC: lo que los asesores financieros deben tener en cuenta .)

Una pregunta clave en el proceso de revisión es si el programa de cumplimiento puede detectar violaciones de sus políticas y procedimientos y otros requisitos reglamentarios. Al evaluar este elemento, el CCO debe tener en cuenta cualquier violación conocida del programa de cumplimiento, cualquier acción reparadora que se tome y si tales acciones son adecuadas para prevenir futuras violaciones.

Otra parte importante del proceso de revisión de cumplimiento son las pruebas cualitativas y cuantitativas. Por ejemplo, un CCO podría revisar los informes de negociación personal de los empleados y las solicitudes previas al despacho contra los requisitos específicos establecidos en el código o consultar en línea las bases de datos públicas de contribuciones políticas para los nombres de los empleados sujetos al pago por jugar del asesor políticas.En todos los casos, se debe mantener la documentación detallada de las pruebas realizadas sobre los diversos elementos del programa de cumplimiento.

En base a los resultados de las pruebas, el CCO puede implementar ajustes a las políticas, procedimientos y / o controles internos de la empresa para mejorar su adecuación y eficacia en la prevención, detección y corrección de infracciones. Todos los ajustes deben documentarse y mantenerse en un archivo designado.

En 2006, la SEC emitió una guía titulada "Preguntas que los asesores deben formular al establecer o revisar sus programas de cumplimiento" para ayudar a los asesores a crear, evaluar y mantener un programa de cumplimiento. Entre otras cosas, la guía proporciona una lista de preguntas para considerar cuando se desarrolla un programa de cumplimiento que están vinculadas a los requisitos reglamentarios de un asesor de inversiones en virtud de la Ley de Asesores.

Los asesores deben mantener registros que documenten su revisión anual durante cinco años a partir del final del año fiscal en el que se realizó la revisión anual. En una nota a pie de página en el comunicado de adopción, el personal de la SEC expuso su opinión de que estos registros deben estar disponibles para la SEC y su personal y no están sujetos al privilegio de abogado-cliente, la doctrina del producto del trabajo o similar protecciones, sin importar quién las prepare (p. ej., ., el CCO o el asesor legal). Aunque la Regla 206 (4) -7 no establece ningún requisito de que un asesor de inversiones informe los resultados de su revisión anual a ninguna de las partes, es aconsejable que la CCO proporcione sus hallazgos y recomendaciones a la administración superior. (Para obtener más información, consulte: Acciones de aplicación SEC debajo del registro 2015 .)

Director de cumplimiento

De acuerdo con la versión de adopción de la Regla 206 (4) -7, el CCO debe ser un individuo quién es competente y conocedor de la Ley de Asesores, y está facultado con plena responsabilidad y autoridad para desarrollar políticas y procedimientos apropiados. La versión de adopción además establece que el CCO debe tener una posición de antigüedad y autoridad suficiente dentro de la organización del asesor para hacer cumplir y obligar a otros a adherirse al programa de cumplimiento.

Una de las mejores formas de mejorar la función de cumplimiento en una empresa es mejorar el conocimiento y las habilidades del personal de cumplimiento, incluido el CCO. En este sentido, el desarrollo profesional es crítico, especialmente dado que los nuevos desafíos y las nuevas regulaciones son una constante. Hay numerosas conferencias, mesas redondas, designaciones profesionales y programas de capacitación dedicados al desarrollo profesional del personal de cumplimiento y la tutoría puede ser una herramienta invaluable. Internet proporciona una gran cantidad de información y las firmas de abogados y consultoras tienen listas de distribución de correo electrónico que distribuyen información valiosa, generalmente sin costo alguno.

El conocimiento y las habilidades generales son importantes, pero igual de importante es el conocimiento específico del modelo de negocio, el personal y la clientela de su empresa. Nos referimos a esto como "conocimiento local". "El conocimiento local se desarrolla a través de la interacción y el aprendizaje de tus compañeros de trabajo.

The Bottom Line

En 2011, la División de Cumplimiento de la SEC implementó su Iniciativa del Programa de Cumplimiento para centrarse en asesores de inversión que no corrigieron deficiencias previas en sus programas de cumplimiento identificados durante los exámenes de rutina, o que de otro modo ignoraron la totalidad requisitos de la Regla 206 (4) -7. Desde 2011, la SEC ha llevado a varias firmas asesoras a la aplicación de esta iniciativa y parece continuar en su búsqueda.

Con un nuevo año y nuevas reglamentaciones a la vuelta de la esquina, la alta gerencia debe considerar si es necesario asignar tiempo o recursos adicionales para ayudar a garantizar que el programa de cumplimiento de la empresa sea sólido y el personal de cumplimiento esté bien capacitado. (Para obtener más información, consulte: Asesores: evite el escrutinio de la SEC a través del cumplimiento .)

Autor : Craig Watanabe, consultor de cumplimiento sénior; Editor : Tina Mitchell, principal consultora de cumplimiento, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS).

Este artículo es para fines informativos y no contiene ni transmite asesoramiento legal o fiscal. La información aquí contenida no debe confiarse en ningún hecho o circunstancia particular sin antes consultar con un abogado o un profesional de impuestos.

* Un "fondo reportable" es un fondo registrado bajo la Ley de Sociedades de Inversión de 1940 (por ejemplo, un fondo mutuo) para el cual el asesor sirve como asesor de inversiones (o subasesor) o está en control relación (es decir, control, controlado por o bajo control común) con el asesor o principal suscriptor de dicho fondo.