¿Qué es 'Gestión de proyectos'

La administración de proyectos implica la planificación y organización de los recursos de una empresa para mover una tarea, evento o tarea específica hacia su finalización. Por lo general, involucra un proyecto de una sola vez en lugar de una actividad continua, y los recursos administrados incluyen personal, finanzas, tecnología y propiedad intelectual. Un gerente de proyecto ayuda a definir las metas y objetivos del proyecto y determina cuándo deben completarse los diversos componentes del proyecto y por quién; también crea controles de control de calidad para garantizar que los componentes completos cumplan con un cierto estándar.

BREAKING DOWN 'Project Management'

En general, el proceso de gestión del proyecto incluye las siguientes etapas: planificación, inicio, ejecución, supervisión y cierre. Diferentes industrias también han desarrollado plantillas de gestión de proyectos especializadas que son específicas para las necesidades únicas de sus respectivos campos. Las plantillas hacen que la planificación del proyecto sea eficiente y fácilmente repetible de un conjunto de entregas a la siguiente. Por ejemplo, la administración de proyectos de TI se especializa en facilitar el proceso de entrega de productos técnicos que pasan por varias etapas del ciclo de vida, incluyendo desarrollo, prueba e implementación.

¿Qué hace un gerente de proyecto?

Para muchas personas, el título de gerente de proyecto realmente no significa mucho. Puede parecer un título esponjoso para sentarse y supervisar. Si bien la supervisión es una parte importante del trabajo, se dedica mucho más a la gestión de proyectos que simplemente observar a todos trabajar.

La gestión de proyectos a menudo se asocia con campos como la ingeniería y la construcción y, más recientemente, la tecnología de la información y el cuidado de la salud (TI), que generalmente tienen un complejo conjunto de componentes que deben completarse y ensamblarse de manera establecida para crear un producto funcional Pero no importa cuál sea la industria, el gerente de proyecto tiende a tener más o menos el mismo trabajo.

A Project Manager Plans: De principio a fin, cada proyecto necesita un plan que describa cómo se desarrollarán las cosas, cómo se construirán y cómo terminarán. Por ejemplo, en arquitectura, el plan comienza con una idea, avanza a los dibujos y pasa a la elaboración de planos, con miles de pequeñas piezas que se unen entre cada paso. El arquitecto es solo una persona que proporciona una pieza del rompecabezas. El gerente del proyecto lo resume todo.

Un administrador de proyecto facilita: Cuando hay un gran equipo trabajando en un solo proyecto, la comunicación puede romperse rápidamente. Esto es especialmente cierto cuando algunas partes del trabajo se subcontratan. Por ejemplo, si desea iniciar una empresa que vende artilugios en línea, debe construir un sitio web, organizar su comercialización, hablar con los proveedores, encontrar un equipo de ventas y tener a alguien a cargo del envío.Como una pequeña empresa, no tendría todo eso hecho en la empresa, por lo que actúa como el gerente del proyecto para reunir a todos los miembros de la tripulación y facilitar la cooperación y la colaboración. (Para obtener más información, consulte Cómo funciona Agile Project Management .)

A Project Manager PR: Las relaciones públicas son una gran parte de cualquier negocio. No es suficiente solo para asegurar que la compañía tenga una visión favorable a los ojos del público; las relaciones públicas internas tienen como objetivo garantizar que el jefe de la empresa sepa lo que está sucediendo y tenga una visión favorable del departamento. El gerente de proyecto se encarga de asegurarse de que los superiores se mantengan informados y sepan lo que está sucediendo.

Se cierra un Project Manager: Cada proyecto tiene un presupuesto y un marco de tiempo. Sopla cualquiera de esos, y todo el proyecto puede perderse. El gerente de proyecto se asegura de que todo se mueva sin problemas, a tiempo y dentro del presupuesto. Eso significa que cuando el marco de tiempo llegue a su fin, el gerente puede mantener a todos los miembros del equipo trabajando en el proyecto para que finalicen a tiempo.

Ejemplo de Responsabilidades del Gerente del Proyecto

Digamos que un gerente de proyecto tiene la tarea de liderar un equipo para desarrollar productos de software. Él o ella comienza por identificar el alcance del proyecto. Luego él o ella asigna tareas al equipo del proyecto; este equipo puede incluir desarrolladores, ingenieros, escritores técnicos y especialistas en control de calidad. El gerente del proyecto crea un cronograma y establece plazos. A menudo, utiliza representaciones visuales del flujo de trabajo, como diagramas de Gantt y gráficos PERT, para determinar qué tareas deben completar cada departamento. Establece un presupuesto que incluye fondos suficientes para mantener el proyecto dentro del presupuesto incluso frente a imprevistos inesperados. El gerente de proyecto también se asegura de que el equipo tenga los recursos que necesita para construir, probar y desplegar un producto de software.

Cuando una gran compañía de TI como Cisco Systems Inc. adquiere empresas más pequeñas, una parte clave del trabajo del gerente de proyecto es integrar miembros del equipo de proyecto de diversos orígenes e inculcar un sentido de grupo para lograr el objetivo final. Los gerentes de proyecto pueden tener algunos conocimientos técnicos, pero también tienen la importante tarea de tomar visiones corporativas de alto nivel y entregar resultados tangibles a tiempo y dentro del presupuesto.

Obviamente, un gerente de proyecto debe tener habilidades prístinas de organización y administración del tiempo. Pero si bien la atención al detalle es clave, él o ella también debe poder visualizar un proyecto en su totalidad para asegurarse de que se una adecuadamente. Un buen gerente de proyectos es un líder poderoso en cualquier circunstancia, conoce las habilidades interpersonales y piensa rápidamente, y es capaz de idear soluciones creativas a los problemas. (Consulte también Preguntas frecuentes de la entrevista para administradores de proyectos .)

Administración de proyectos ágiles

La industria del software informático fue una de las primeras en usar una metodología particular denominada administración de proyectos ágiles. Con la base originada en los doce principios básicos del Manifiesto Ágil, la gestión ágil de proyectos es un proceso iterativo centrado en la supervisión y mejora continuas de los entregables.En esencia, los productos entregables de alta calidad son el resultado de proporcionar valor al cliente, las interacciones del equipo y la adaptación a las circunstancias comerciales actuales. A diferencia de la gestión de proyectos de Waterfall, un método más tradicional, la gestión ágil de proyectos no sigue un enfoque secuencial etapa por etapa. En cambio, las fases del proyecto se completan en paralelo entre sí por varios miembros del equipo en una organización. Este enfoque puede encontrar y rectificar cualquier error en el proyecto sin tener que reiniciar todo el procedimiento.

La administración de proyectos ágiles brinda más flexibilidad en la detección de errores en todas las etapas del proyecto, lo que resulta en errores consistentemente menos que Waterfall, que solo puede probar errores durante las etapas de desarrollo. En el desarrollo de software, los enfoques ágiles se utilizan generalmente para ayudar a las empresas a responder a la imprevisibilidad. Dentro del Ciclo de vida de desarrollo de software (SDLC), los miembros del equipo están involucrados en las fases de requisitos, diseño, desarrollo y pruebas. Lo más importante es que las técnicas ágiles implican una descripción general periódica de la eficacia de las tareas para que los miembros del equipo puedan ajustar las conductas y los procedimientos en consecuencia.

Herramientas de administración de proyectos ágiles

La administración de proyectos ágiles usa un conjunto de herramientas de enfoque restringido.

• Los métodos de Scrum se centran en los bucles de retroalimentación empírica para adaptarse a la complejidad e imprevisibilidad que normalmente se encuentran en el desarrollo de software. La toma de decisiones se basa en los resultados observados siguiendo breves intervalos conocidos como sprints. Durante cada sprint, un producto probado se mantiene en un estado listo para enviar en todo momento. En general, un scrum es un conjunto de roles, responsabilidades y retroalimentación que permanece constante a lo largo del proyecto. La eliminación de errores predecibles en el proceso permite a las empresas aprender fácilmente y adaptarse a futuros errores. Los propietarios de los productos, el equipo y el scrum son parte integral del éxito del scrum. El propietario del producto es responsable de supervisar, comunicar y desarrollar la visión del proyecto. El equipo es responsable de cumplir los objetivos de cada carrera de forma autónoma. Al trabajar con el propietario y el equipo del producto, el maestro del scrum facilita la realización de los objetivos al eliminar cualquier impedimento.
• La metodología Lean se enfoca principalmente en la mejora continua de los procesos a través de la eliminación de desechos. El desperdicio es la raíz de la actividad no rentable y consiste en defectos, sobreproducción, transporte, espera, inventario, movimiento y procesamiento. Al deshacerse de los residuos, las organizaciones pueden mejorar su flujo de valor y ofrecer un valor creciente a sus clientes; en última instancia, el valor del cliente se crea a través de procesos con cero desperdicio. Con mejoras continuas a lo largo del proceso, los errores en los entregables del proyecto se minimizan de manera efectiva. Las personas que cumplen con ciertos criterios pueden obtener la certificación Lean Six Sigma, validando así su conocimiento y la aplicación de la metodología Lean en las prácticas comerciales.

Zara Agile Supply Chain

Las aplicaciones de gestión de proyectos ágiles no se limitan a la industria de TI.El minorista de indumentaria Zara ha utilizado un modelo ágil para transformarse en una de las cadenas más valiosas del mundo. En lugar de depender de la producción externa, los procesos como el diseño, la fabricación y el almacenamiento permanecen internos. Los diseñadores y gerentes de producto son responsables de las órdenes iniciales y las respuestas de la temporada. En lugar de enfocarse en grandes tiradas de producción antes de una nueva temporada, Zara fabrica ropa en lotes pequeños. En consecuencia, la compañía evita altos inventarios y rebajas que erosionan los beneficios.

Gracias a la agilidad interna, la compañía puede entregar nuevos productos a las tiendas en tan solo 15 días. Seguir los principios ágiles básicos permite a Zara centrarse en la creación de equipos de autogestión de valor para el cliente y productos de ciclo corto pero de alta calidad.

Pros y contras ágiles

Agile Project Management puede reducir los costos relacionados con errores a través de la mejora continua y los cambios dentro del ciclo de planificación. A través de la interacción constante del equipo en intervalos cortos, los errores se pueden detectar rápidamente, eliminando la necesidad de reiniciar los proyectos. Como resultado, cualquier trabajo repetido que sea necesario no perjudicará a la organización tanto como lo hubiera hecho de otra manera. Asimismo, la metodología ágil ayuda a garantizar que los productos finales satisfagan las necesidades del cliente de la manera más efectiva.

Si bien los procesos ágiles tienen un enorme potencial, este proceso no es apto para todas las organizaciones. La agilidad depende de miembros del equipo altamente capacitados que puedan colaborar, pero que también trabajen de forma autónoma. Cualquier agujero entre el equipo puede resultar costoso y consumir mucho tiempo para las organizaciones. Por ejemplo, los métodos ágiles no serían adecuados para la industria de la construcción, debido a su falta de resultados iterativos.