Como la muerte reciente de Prince le recordó al mundo, la vida es más fácil para todos si recuerdas escribir un testamento, preferiblemente mucho antes de lo que esperas que tu familia lo necesite (ver ¿Qué es un testamento? ¿Por qué necesito uno? ). Un testamento es uno de los pasos más importantes, pero no el único, en la planificación patrimonial. (Y no, la planificación patrimonial no es algo que solo los ultra ricos necesitan hacer. Cualquier persona con activos o dependientes necesita hacer provisiones para que no queden bajo el control del tribunal de sucesiones de su estado).

Si eres proactivo y lleva a cabo las tareas necesarias de planificación patrimonial mientras estás vivo y bien, el otro desafío es que terminarás con un grueso archivo de documentos importantes y un documento. dolor de cabeza de almacenamiento para que coincida. Recientemente, Phoenix, Arizona, los empresarios Brian y Natasha Beal se cansaron con la gran cantidad de papeleo después de trazar planes para sus propios estados. Terminaron formando Document Trunk, una plataforma digital de almacenamiento de documentos de planificación patrimonial que se lanzó en marzo de 2016 para desarrollar una solución.

Al considerar cómo manejará sus documentos, vale la pena mirar esta opción.

Cómo funciona Document Trunk

Por $ 9. 99 por mes o $ 99. 00 por año, puede almacenar hasta 10 GB de documentos, imágenes y / o videos de Microsoft Word relacionados con su patrimonio. Los archivos también se cargan automáticamente en la nube. El tutorial Estate Planning Basics de Investopedia lo guiará a través de los tipos de documentos que necesita.

Una vez que se ingresa su información en la base de datos, se realiza una búsqueda a diario utilizando un rastreador web único para garantizar que aún esté vivo. Si el sistema detecta su nombre en un aviso de obituario o muerte, un representante confirmará la información e inmediatamente se comunicará con los destinatarios principales que se indican en su registro. Esto puede ser particularmente útil si sus familiares más cercanos viven en un estado o país distante y usted no está en contacto regular.

Document Trunk le permite ingresar hasta 14 destinatarios principales a los que se les debe notificar en caso de fallecimiento, pero solo una vez que se haya verificado su identidad. También debe confirmar su bienestar trimestralmente para permanecer activo en la base de datos.

¿Vale la pena el precio?

Eso es para que usted decida, pero hay algunos beneficios clave que debe tener en cuenta.

1. Seguridad del documento: Los documentos están escondidos en el sótano o en el cajón de su escritorio podrían ser destruidos, robados o extraviados. Sin embargo, el almacenamiento digital garantiza que sus documentos se mantengan seguros a través del cifrado.

2. Acceso restringido: Usted controla quién puede leer los documentos; no están simplemente tirados en un cajón para que alguien los encuentre.También puede usar el almacenamiento digital para obtener un borrador de su testamento antes de que esté listo para que se ejecute …

3. Actualizaciones diarias: Dado que la plataforma realiza búsquedas / escaneos diarios, sus seres queridos no tendrán que ir días, semanas o meses sin saber acerca de su fallecimiento. En cambio, pueden notificarse rápidamente y comenzar a tomar medidas rápidamente.

Riesgos de almacenamiento digital

El más grande es legal. Las copias digitales de sus documentos de planificación patrimonial pueden no cumplir con los estándares legales para un testamento aceptable establecido por la corte de sucesiones en el condado donde se encuentra su propiedad.

"Los archivos [en línea] pueden ser un buen lugar para almacenar información para un ejecutor, sin embargo, un tribunal de sucesiones no puede aceptar una copia impresa de dicha bóveda de voluntad digital cuando se requiere un original". notas LegalZoom. Lo que el almacenamiento digital hará es alertar a su ejecutor de todos los documentos que ha preparado. Es probable que aún necesiten copias impresas correctamente ejecutadas.

También debe asegurarse de que la información de contacto de sus beneficiarios principales se mantenga actualizada en todo momento para que sus esfuerzos de planificación digital no sean en vano.

The Bottom Line

Almacenar sus documentos de planificación patrimonial en una plataforma digital puede quitarle la molestia de asegurarse de que su ejecutor tenga un conjunto completo de sus deseos finales, y no es un opción extremadamente costosa.

Si este programa en particular es la mejor solución para sus necesidades es algo que debe discutir con su abogado de planificación patrimonial. Él o ella puede sugerir otras opciones digitales para almacenar sus documentos legales.

Incluso si usa un sistema digital, tenga en cuenta los posibles inconvenientes asociados con el almacenamiento electrónico. Para estar seguro, asegúrese de que la persona adecuada (su abogado, probablemente) haya ejecutado copias impresas de su testamento y otros documentos clave, y que la información que indique la ubicación de sus documentos se deje con su (s) ejecutor (es), familia u otros quien puede necesitarlos. Para obtener más información, consulte Planificación del patrimonio: 16 cosas que debe hacer antes de morir .