Cuando contrata a un nuevo empleado, debe verificar que la persona sea legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Una vez que haya hecho una oferta de trabajo (pero no antes), el nuevo empleado deberá demostrar su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Al completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Como empleador, es su responsabilidad que el empleado y usted completen este formulario de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE. UU. Guarde el formulario con sus otros registros de empleo; no lo archive con el gobierno.

(Para obtener más información sobre las responsabilidades de los empleadores al momento de la contratación, consulte 8 cosas que los empleadores no pueden preguntarle).

¿Para qué sirve?

El formulario I-9 está diseñado para obtener información de nuevos empleados que demuestre su elegibilidad para trabajar legalmente en los EE. UU. Ningún trabajador está exento de tener que completar el formulario. Tiene tres partes:

Parte I

Para el empleado, Establecimiento de identidad

Esta parte del formulario la completa el empleado. Incluye información como el nombre completo, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social (si corresponde), dirección de correo electrónico y número de teléfono del empleado (la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son opcionales).

Esta parte también se utiliza para dar fe, bajo pena de perjurio, de que la persona es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos porque él o ella es:

• Un ciudadano
• Un ciudadano no residente de los Estados Unidos
• Un residente permanente legal
• Un extranjero autorizado para trabajar en los EE. UU. El empleado debe ingresar la fecha de vencimiento de esta autorización si aplicable.

Un empleado que es extranjero y está autorizado para trabajar debe ingresar el número de registro de extranjero (un "número A" que es un número exclusivo de 7, 8 o 9 dígitos asignado a un extranjero) o el Formulario I-94 número de admisión.

El empleado debe firmar el formulario y fecharlo. Las declaraciones falsas pueden resultar en multas y / o encarcelamiento.

Algunos empleados pueden necesitar ayuda para completar su parte del formulario. Si el empleado es menor de edad o está discapacitado, o necesita traducción, la persona que ayuda a completar el formulario (preparador y / o traductor) también debe ingresar su nombre y dirección y luego firmar el formulario (también bajo pena de perjurio) .

Parte II

Para el empleador, revisión de los documentos del empleado

El empleador completa esta parte del formulario. Describe los documentos que el empleador ha revisado para verificar la elegibilidad del empleo. El empleador debe tomar esta acción dentro de los tres días del primer día de empleo. El empleador puede, pero no está obligado a, fotocopiar el (los) documento (s) presentado (s).

Hay tres listas de documentos que se pueden usar. El tipo de documentos utilizados dicta la parte de la Parte II que el empleador debe completar.

Lista A. Los documentos en esta lista establecen ambos la identidad del empleado y la autorización de empleo. Un empleado solo necesita presentar uno de los siguientes formularios para cumplir con el requisito del documento:

• U. S. pasaporte (o pasaporte estadounidense)
• Tarjeta de residente permanente ("tarjeta verde") o tarjeta de recibo de registro extranjero (técnicamente, la tarjeta verde es Formulario I-551)
• Pasaporte extranjero con sello temporal I-551
• Documento de autorización de empleo que contiene una fotografía (Formulario I-766)
• Para un extranjero no inmigrante autorizado para trabajar: un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 (o 94A) y un endoso del estado no inmigrante del extranjero siempre que no ha expirado
• Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia, República de las Islas Marshall

Lista B. Los documentos en esta lista muestran la identidad del empleado. Si un empleado no tiene un documento de la Lista A, él o ella debe producir un documento de la Lista B más un documento de la Lista C (abajo).

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado (siempre que contenga una identificación con foto y otra información personal)
• Identificación de la escuela con una fotografía
• Tarjeta de registro de elector
• U. S. tarjeta militar o registro del draft
• Tarjeta de identificación del dependiente militar
• U. S. Marine Guard Marine Merchant card
• Native American tribal document
• Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense

Para menores (menores de 18 años) que no pueden presentar uno de los documentos en la Lista B, documentos alternativos que son aceptable para probar la identidad del empleado incluye un registro escolar o boleta de calificaciones; registro del cliente, médico u hospital; o guardería o guardería escolar.

Lista C. Este documento establece la autorización del empleado para trabajar en los Estados Unidos. Nuevamente, si el empleado no puede producir un documento de la Lista A, debe presentar uno de la Lista B y uno de la Lista C.

• Tarjeta del número de cuenta del Seguro Social (a menos que la tarjeta indique: no válido para el empleo, válido solo para el trabajo con autorización del INS, o válido para el trabajo solo con la autorización del DHS)
• Certificado de nacimiento en el extranjero emitido por el Departamento de Estado (Formulario FS-545)
• Certificación del informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formulario DS-1350)
• Copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de los EE. UU. Que tiene un sello oficial
• Documento tribal nativo americano
• U. Tarjeta de identificación de ciudadano S. (Formulario I-197)
• Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)
• Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional

Como en el caso del empleado, los empleadores deben atestiguar bajo pena de perjurio que han revisado los documentos necesarios, creen que son genuinos y, a su leal saber y entender, que el empleado está autorizado para trabajar en los EE. UU. Además de firmar la sección de certificación, el empleador debe tener en cuenta el primer día de empleo del empleado, así como otra información del empleador (el nombre del negocio, el título de la persona que firma el formulario y la dirección del negocio).

Parte III

Para el empleador, cuando se vuelve a contratar

Esta parte del formulario también se completa solo por el empleador, pero se usa solo en el caso de volver a verificar al volver a contratar a un empleado. Si se vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha del I-9 original, el empleador puede optar por completar esta sección o un nuevo I-9.

Si es necesario completar esta parte, el empleador simplemente enumera el nombre del empleado (o el nuevo nombre si el empleado ha cambiado el nombre) y la fecha de recontratación. Si la autorización previa de empleo expiró pero ahora se ha extendido, ingrese información sobre el documento que establece dicha autorización (título del documento, número y fecha de vencimiento de la nueva autorización de empleo). Como en el caso de las otras partes, el empleado debe firmar bajo pena de perjurio que cree que el documento presentado es genuino y que el empleado está autorizado a trabajar en los Estados Unidos.

The Bottom Line

Los empleadores deben retener los I-9 para los últimos tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización del empleo. De vez en cuando, el gobierno federal puede examinar sus registros de empleo. Si no produce I-9, puede estar sujeto a sanciones civiles y / o penales. Encuentre más información sobre la I-9 del "Manual para empleadores: Instrucciones para completar el Formulario I-9". Si tiene más preguntas sobre el I-9, puede consultar con un abogado especializado en derecho laboral.

(Los propietarios de negocios también pueden estar interesados ​​en Rellenar Formularios 1099 y Completar formulario 4562, paso a paso).