Acaba de comenzar un nuevo trabajo, y se siente muy bien al respecto. Luego, su empleador le entrega un formulario de impuestos llamado W-4 para completar. Los formularios de impuestos lo llenan de temor. No los entiendes, y tienes miedo de lo que sucederá si te equivocas. No se preocupe: este artículo le explicará qué es un W-4 y línea por línea y cómo completar el Formulario W-4, Certificado de asignación de retención del empleado, de modo que su empleador retenga el monto correcto del impuesto a la renta de sus cheques de pago. (Si tiene un contador, confirme sus decisiones con él antes de entregar el formulario.)

¿Qué es el formulario W4?

La forma en que completa el formulario W-4 del IRS, el Certificado de asignación de retención del empleado determina la cantidad de impuestos que su empleador retendrá de su cheque de pago. Su empleador envía el dinero que retiene de su cheque de pago al Servicio de Rentas Internas (IRS), junto con su nombre y número de Seguro Social. Su retención cuenta para pagar la factura anual del impuesto a la renta que usted calcula cuando presenta su declaración de impuestos en abril. Es por eso que el formulario W-4 solicita información de identificación, como su nombre, dirección y número de seguro social.

Paso 1

Proporcione su nombre y dirección en la sección 1. Fácil.

Paso 2

Proporcione su número de seguro social en el cuadro 2. Su empleador necesita esta información para que cuando envíe el dinero que ha retenido de su cheque de pago al IRS, el pago se aplique a su factura anual de impuesto a la renta.

Paso 3

En el recuadro 3, marque la casilla correspondiente a su estado civil, soltero o casado. Pero espera, hay otra caja: "Casado, pero retener a una tasa individual más alta. "¿Deberías elegir esta caja? Posiblemente, si su cónyuge también funciona, y le preocupa no tener suficientes impuestos retenidos. Antes de decidirse, consulte la Hoja de trabajo de dos ganadores / trabajos múltiples (es la segunda página que su empleador debería haberle entregado con el Formulario W-4, o puede descargarla del IRS). También hay una nota debajo de las casillas que le indican que elija la casilla "Individual" si está casado pero separado legalmente, o si su cónyuge es un extranjero no residente.

Paso 4

El Cuadro 4 probablemente no se aplicará a usted a menos que se haya casado recientemente y haya cambiado su nombre, pero aún no ha recibido una tarjeta de Seguro Social actualizada que refleje el cambio de nombre. . Debe llamar al 1-800-772-1213 para obtener una tarjeta de Seguro Social de reemplazo con su nuevo nombre antes de poder darle un W-4 a su empleador. No es un gran negocio, pero hágalo rápidamente, porque se requiere que su empleador retenga los impuestos a la tasa más alta posible hasta que presente un W-4.

Paso 5

La línea 5 pregunta por el número total de concesiones que reclama. Para responder, tienes que responder algunas preguntas.

Primero, mira la parte superior de la página en el W-4 que estás completando.Allí, encontrará la Hoja de trabajo de permisos personales. Cada asignación que reclame reduce la cantidad que su empleador retendrá de su sueldo, pero no puede simplemente elegir una gran cantidad de asignaciones porque así lo desee. Llenar esta hoja de cálculo le indicará cuántas asignaciones tiene permitido ingresar en la línea 5. Repasemos cada paso.

A. Solicite un subsidio si nadie más lo reclama como dependiente, como es el caso de la mayoría de los adultos. Pero si, por ejemplo, tienes 16 años y llenas el Formulario W-4 para tu trabajo después de la escuela, o estás en la universidad y llenando el formulario para tu pasantía de verano, tus padres probablemente te reclamen como dependiente, y no tiene permitido reclamar un subsidio aquí.

B Puede reclamar una segunda asignación si es soltero y tiene solo un trabajo, si está casado pero su cónyuge no trabaja, o si su salario de un segundo empleo o su cónyuge ganan $ 1, 500 o menos. Básicamente, si su hogar solo tiene una fuente de ingresos significativa (el trabajo para el que está llenando este formulario W-4), solicite una asignación en esta línea.

C Solicite una asignación si tiene un cónyuge. Pero si tiene más de un trabajo, o si está casado y su cónyuge trabaja, es posible que no desee solicitar un subsidio aquí para evitar tener que retener muy poco impuesto.

D ¿Tiene algún dependiente "que no sea su cónyuge o usted mismo" a quien reclame en su declaración de impuestos? Técnicamente, la definición de dependiente del IRS es bastante complicada (consulte la publicación 501 del IRS para obtener más detalles), pero la respuesta breve es que es un hijo calificado o un familiar calificado que vive con usted y a quien respalda financieramente.

E. Solicite un subsidio si lo declarará como cabeza de familia. Puede pensar, como alguna vez lo hice, que si es soltero e independiente, usted es el jefe de su hogar. El IRS podría diferir. Considera que un cabeza de familia es alguien que no está casado (al menos yo entendí bien esa parte) y paga más del 50% del costo de mantener un hogar para él o ella y sus dependientes u otras personas calificadas. individuos (de nuevo, la Publicación 501 tiene todos los detalles). Esto es más una concesión de "lamento que te hayas quedado atrapado criando a ese niño por ti mismo".

F. Solicite una asignación si tiene al menos $ 2,000 de gastos de cuidado de niños o dependientes (excluyendo la manutención de menores) para los cuales planea reclamar un crédito en su declaración anual de impuestos. Consulte la publicación 503 del IRS, "Gastos de cuidado de menores y dependientes" para obtener más detalles.

G. Crédito fiscal por hijos (incluido el crédito fiscal por hijos adicional). En esta línea, puede solicitar subsidios para sus hijos elegibles, según sus ingresos y cuántos hijos tenga. Consulte la publicación 972 del IRS, "Crédito tributario por hijos", para obtener más información. Básicamente, todas estas preguntas sobre niños y dependientes están tratando de dar cuenta de cualquier crédito que pueda reclamar en el Formulario 1040 que reducirá su impuesto sobre la renta del año. Su empleador retendrá menos de sus cheques de pago si alguna de estas situaciones se aplica a usted.

H. Finalmente, una pregunta fácil. Sume todos los números de las líneas de arriba e ingrese el total aquí.

Debajo de la línea H, aprenderá que puede que aún no haya terminado con la hoja de trabajo. Tiene páginas adicionales si su situación fiscal es más complicada porque tiene más de un trabajo, su cónyuge funciona o detalla las deducciones en su declaración de impuestos en lugar de tomar la deducción estándar. Recorrer estas hojas de trabajo adicionales está fuera del alcance de este artículo, pero la publicación 505 del IRS, "Retención de impuestos e impuestos estimados", proporciona información adicional. La calculadora de retención del IRS puede ahorrarle algo de tiempo.

Sin embargo, suponiendo que no se encuentre en una de estas situaciones más complicadas, transfiera el total de la línea H de la hoja de trabajo a la línea 5 del Formulario W-4, a continuación, donde lo dejó. Guarde las hojas de trabajo para sus registros; no se los dé a su empleador.

Paso 6

Recuerde, ahora estamos de vuelta en el Formulario W-4. El IRS desea saber si desea que se le retenga una cantidad adicional de su sueldo. "Por supuesto no. Ya estás tomando suficiente de mi dinero ", piensas. Pero si el número de concesiones que está reclamando en la línea H es probable que resulte en que su empleador retenga muy poco impuesto en el transcurso del año, terminará con una gran factura de impuestos y posibles multas por menos pago e intereses en abril. En ese caso, dígale a su empleador que retenga dinero extra de cada cheque de pago, para que eso no suceda.

¿Cómo sabes si esto podría pasar? Una causa probable es si recibe un ingreso significativo informado en el Formulario 1099, que se usa para intereses, dividendos o ingresos de autoempleo; no se retiene ningún impuesto a las ganancias de estas fuentes de ingresos. También podría necesitar ingresar un monto para la línea 6 si tuviera que usar la segunda página de la hoja de cálculo de asignaciones personales.

Paso 7

¿Está legalmente exento de retención porque no tenía obligación tributaria el año anterior y espera no tener obligación tributaria para el año en curso? Si es así, escriba "exento" en el recuadro 7. Tenga en cuenta que las instrucciones no dicen escribir "exento" si recibió un reembolso de impuestos el año pasado. Eso no es lo mismo que no tener obligación tributaria. No tener obligaciones tributarias puede sonar increíble, pero probablemente significa que ganaste menos de $ 15,000 durante todo el año si eres soltero, o que tú y tu cónyuge ganaron menos de $ 30,000 si eres casado y te presentas en conjunto.

Paso 8

¿Recuerdas cómo dijimos antes que no podrías reclamar tantas exenciones como quisieras? Este es el por qué. El formulario dice: "Bajo pena de perjurio, declaro que he examinado este certificado y, a mi leal saber y entender, es verdadero, correcto y completo. "Tiene que firmar su nombre debajo de esa declaración, donde dice:" Firma del empleado. "Luego ingrese la fecha a la derecha.

Por último, siga las instrucciones sobre dos tercios del camino en la página que dicen: "Separe aquí y entregue el Formulario W-4 a su empleador. Mantenga la parte superior para sus registros."

Cuando necesita presentar un nuevo formulario

En general, su empleador no enviará el formulario W-4 al IRS; después de usarlo para determinar su retención, la compañía lo archivará. Puede cambiar su retención en cualquier momento presentando un nuevo W-4 a su empleador. Las situaciones en las que podría necesitar cambiar su W-4 incluyen casarse o divorciarse, tener un hijo o elegir un segundo trabajo. También es posible que desee enviar un nuevo formulario W-4 si descubre que retuvo demasiado o muy poco el año anterior cuando está preparando su declaración anual de impuestos, y espera que sus circunstancias sean similares para el año fiscal actual. Sus cambios W-4 entrarán en vigencia dentro de los siguientes períodos de pago de uno a tres.

Consejo para ahorrar dinero

Si comienza un trabajo a mediados de año y no fue empleado a principios de ese año, aquí hay una reducción de impuestos que puede ahorrarle dinero. Si no tendrá más de 245 días para el año, solicite por escrito que su empleador use el método de año parcial para calcular su retención. La fórmula de retención básica asume el empleo durante todo el año, por lo tanto, sin utilizar el método de año parcial, se le retendrá demasiado y tendrá que esperar hasta el momento de impuestos para recuperar el dinero.

The Bottom Line

Es importante completar este formulario correctamente porque el IRS requiere que las personas paguen impuestos sobre sus ingresos gradualmente a lo largo del año. Si tiene muy pocos impuestos retenidos, podría deberle una suma sorprendentemente grande al IRS en abril, más intereses y multas por pagar de menos sus impuestos durante el año. Al mismo tiempo, si tiene demasiados impuestos retenidos, su presupuesto mensual será más ajustado de lo que debe ser. Además, le dará al gobierno un préstamo sin intereses cuando podría estar ahorrando o invirtiendo ese dinero extra y obteniendo una ganancia, y no recibirá los impuestos pagados en exceso hasta el siguiente abril cuando presente su declaración de impuestos y obtener un reembolso En ese momento, el dinero puede parecer una ganancia imprevista, y puede que lo use con menos sabiduría de la que tendría si hubiera ingresado gradualmente con cada cheque de pago. Si no envía el formulario W-4 en absoluto, el IRS exige que su empleador retenga la tarifa más alta, como si fuera soltero y no reclamara ningún subsidio.