Los sistemas de inventario periódicos y perpetuos son dos métodos de contabilidad contrastados que las empresas utilizan para rastrear la cantidad de productos que tienen disponibles.
¿Qué es un inventario periódico?
El sistema periódico usa un recuento físico ocasional para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS). Las compras de mercaderías se registran en la cuenta de compras. La cuenta de inventario y la cuenta de costo de bienes vendidos se actualizan al final de un período determinado, esto podría ser una vez al mes, una vez al trimestre o una vez al año. El costo de los bienes vendidos es una medida contable importante que, cuando se resta de los ingresos, muestra el margen bruto de una empresa.
El costo de los bienes vendidos bajo el sistema de inventario periódico se calcula de la siguiente manera:
Saldo inicial del inventario + Costo del inventario Compras - Costo del inventario final = Costo de los bienes vendidos
Desde las empresas a menudo llevan productos por miles, realizar un conteo físico puede ser difícil y tomar mucho tiempo. Imagine tener una tienda de suministros de oficina y tratar de contar y registrar cada bolígrafo en stock. Ahora multiplique eso por una cadena de suministro de oficina. Por estas razones, muchas compañías realizan un recuento físico solo una vez por trimestre o incluso una vez al año. Para las compañías bajo un sistema periódico, esto significa que las cifras de la cuenta de inventario y el costo de los bienes vendidos no son necesariamente muy recientes o precisas.
¿Qué es el inventario perpetuo?
En contraste, el sistema perpetuo realiza un seguimiento continuo de los saldos de inventario, y las actualizaciones se realizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. Las compras y devoluciones se registran inmediatamente en la cuenta de inventario. Mientras no haya robo o daño, el saldo de la cuenta del inventario debe ser exacto. La cuenta de costo de bienes vendidos también se actualiza continuamente a medida que se realiza cada venta. Los sistemas de inventario perpetuo utilizan tecnología digital para rastrear el inventario en tiempo real utilizando actualizaciones enviadas electrónicamente a las bases de datos centrales.
Por ejemplo, en una tienda de abarrotes que utiliza el sistema de inventario perpetuo, cuando los productos con códigos de barras se limpian y pagan, el sistema actualiza automáticamente los niveles de inventario en una base de datos.
¿Qué sistema es mejor?
Los sistemas de contabilidad periódica de inventario normalmente son más adecuados para las pequeñas empresas debido al gasto de adquirir la tecnología y el personal para respaldar un sistema perpetuo. Un negocio como un concesionario de automóviles o una galería de arte podría ser más adecuado para el sistema periódico debido al bajo volumen de ventas y la relativa facilidad de rastrear el inventario manualmente. Sin embargo, la falta de información precisa sobre el costo de los bienes vendidos o los saldos de inventario durante los períodos en que no ha habido recuento de inventario físico reciente podría obstaculizar las decisiones comerciales.
Las empresas con un alto volumen de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario perpetuo. El aspecto tecnológico del sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas, como la capacidad de identificar más fácilmente los errores relacionados con el inventario. El sistema perpetuo puede mostrar todas las transacciones de forma integral a nivel de unidad individual. Bajo el sistema perpetuo, los gerentes pueden hacer un calendario apropiado de compras con un conocimiento claro de la cantidad de bienes disponibles en varios lugares. Tener un seguimiento más preciso de los niveles de inventario también proporciona una mejor manera de monitorear problemas como el robo.
The Bottom Line
En general, el sistema de inventario perpetuo ofrece muchos beneficios sobre el sistema periódico y ahora es utilizado por los principales minoristas. Sin embargo, el propietario de una pequeña empresa debe tener en cuenta si los beneficios de instalar un sistema de inventario perpetuo superarán el gasto adicional.
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