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Las notas de débito son una forma de prueba de que una empresa ha creado una entrada de débito legítima en el curso de tratar con otra empresa. Esto puede ocurrir cuando un comprador devuelve materiales a un proveedor y necesita validar el monto reembolsado, por lo que el comprador emite una nota de débito que refleja la transacción contable. Una empresa podría emitir una nota de débito en respuesta a una nota de crédito recibida. Los errores, a menudo los cargos por intereses y las tarifas, en una factura de venta, compra o préstamo pueden llevar a una empresa a emitir una nota de débito para ayudar a corregir el error.

Notas de débito, recibos de débito y facturas

Las notas de débito y las notas de crédito casi siempre están involucradas en transacciones de negocio a negocio. Corresponden a las entradas de débito y crédito en los registros de contabilidad, que además sirven como prueba de una transacción comercial previa. También pueden ser referidos como notas de débito.

Las notas de débito suelen incluir la misma información general: la fecha de la nota, un número de serie, una breve descripción de la transacción comercial anterior, detalles de los artículos devueltos (incluidos los impuestos sobre las ventas y la referencia a la factura) y las firmas de la cuenta autoridades de la compañía.

Existe cierta ambigüedad entre los términos "nota de débito" y "recibo de débito". Algunas veces, un recibo de débito se usa indistintamente con una nota de débito; otras veces, los recibos de débito están destinados solo a describir registros escritos que prueban que un cliente debe dinero a una compañía. Es raro ver el término, recibo de débito para transacciones B2B.

Cada término es muy similar a una factura. La principal diferencia es que las facturas siempre muestran una venta, donde los recibos de débito y los recibos de débito reflejan ajustes o devoluciones en las transacciones que ya se han realizado.

Notas de débito y devoluciones de material

Considere las notas de débito como reclamos contra errores comerciales. En el caso de los productos devueltos de un comprador a un proveedor o proveedor, la nota de débito muestra el cambio en los libros de compradores (registros de contabilidad) y las solicitudes de crédito devuelto. El proveedor / proveedor a menudo envía una nota de crédito como prueba de la reversión.

Por ejemplo, considere el caso en que la empresa XYZ devuelve material a su proveedor, la empresa ABC. Para demostrar el monto que debe reembolsarse, XYZ borra una nota de débito. La compra original fue de $ 5,000, por lo que la nota de débito debe reflejar el costo de los materiales más las tasas de impuestos a las ventas locales. Los impuestos y el costo de los bienes siempre deben ser partidas individuales en la nota.

Una vez recibido, ABC debe crear una pequeña nota de crédito como prueba de que entiende, luego proceder a reembolsar u ofrecer crédito a XYZ (siempre que la nota de débito contenga la información correcta).

Notas de débito e intereses / Comisión por cobrar

Supongamos que una empresa le debe intereses a un acreedor o comisión a un tercero por los servicios prestados. En tal caso, la nota de débito normalmente se emite para responder a una nota de crédito recibida, pero un deudor siempre puede emitir una nota no anticipada.

Las notas de débito por cobrar de la Comisión son comunes entre las empresas matrices y subsidiarias. Las notas de débito de intereses por cobrar se pueden usar para ajustar pagos anteriores o como una forma simple de mantenimiento de registros.