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Todas las decisiones comerciales se basan en datos y números. Si una empresa omitiera pasos en el ciclo contable, comenzaría a tomar decisiones basadas en números inexactos y, finalmente, fracasaría como empresa. Si alguno de los pasos omitidos resulta en prácticas financieras ilegales, la compañía podría enfrentar multas y sanciones múltiples por parte de los comités de supervisión financiera. Si una compañía o un departamento de contabilidad intentaran saltear pasos en el ciclo contable, se producirían estados financieros inexactos y la posibilidad de prácticas contables ilegales según los principios contables generalmente aceptados (GAAP) o las normas internacionales de contabilidad.

Los ocho pasos en el ciclo contable, en orden, son: transacción, asientos de diario, publicación, balance de prueba, hoja de trabajo, ajuste de asientos, estados financieros y el cierre de los libros. Cada paso es necesario para garantizar la precisión y el cumplimiento con el paso siguiente. Si una empresa se salta un paso, pone en peligro el paso anterior y los resultados en el cierre incorrecto de los libros de la compañía.

El ciclo contable comienza con una transacción, que es cualquier transacción financiera en la que se utilizan o intercambian los activos de una empresa. El segundo paso es crear una entrada de diario para cada transacción financiera, y mantiene un registro cronológico de todas las transacciones. Una vez que se han realizado todos los asientos, una empresa publica cada transacción en la cuenta correspondiente.

A veces, los asientos de diario de una empresa generan estados financieros que no están en equilibrio. Para probar esto, una empresa crea un equilibrio de prueba en el cuarto paso. El quinto paso es crear una hoja de trabajo que rastree las entradas de diario de ajuste necesarias para equilibrar los estados financieros de una empresa. El ajuste de las entradas de diario se realiza en el sexto paso y se publica en la cuenta correspondiente.

En los pasos siete y ocho, una empresa genera sus estados financieros y cierra los libros sobre el período contable, iniciando efectivamente el ciclo una vez más.