Sin duda, ha escuchado la frase común: "Una reunión es un lugar donde se toman minutos y se desperdician horas. "Muchas, muchas horas son desperdiciadas por las reuniones. De hecho, cuando se le pidió que nombrara a la persona que más perdía el tiempo en el trabajo, el 24% de los empleados encuestados recibió un salario. com informe las reuniones y llamadas de conferencia enumeradas.

Los trabajadores no solo piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo. Aparentemente, también piensan que las reuniones les chupan la vida. Eso puede sonar demasiado dramático hasta que considere los resultados de una encuesta Clarizen / Harris. Cuando se les preguntó qué preferirían hacer antes de sentarse en una reunión de estado, casi la mitad (46%) respondió que preferirían hacer una actividad desagradable, como:

• Ir a la DMV
• Sentarse y ver la pintura seca
• Pasar cuatro horas de viaje al trabajo
• Someterse a un tratamiento de conducto
• Cortarse el pelo con un lúpulo
• Empaque y muévase a la Antártida

Además, el 60% de los encuestados también dijo que pasan más tiempo preparándose para la reunión de lo que gastan en la reunión real: pasan un promedio de 4. 6 horas cada semana preparándose para las reuniones de estado, y gastan 4. 5 horas a la semana en las reuniones de estado.

Además, el 35% de los encuestados considera que las reuniones de estado son una pérdida de tiempo, y un 60% de tareas múltiples durante las reuniones.

Muchos empleados ya sienten que se están convirtiendo en trabajadores de 24 horas, y no les gusta la idea de perder el tiempo en reuniones sin sentido. Sin embargo, a veces las reuniones son necesarias, y cuando se llevan a cabo correctamente, pueden ser productivas y tolerables, si no disfrutables. Aquí hay diez formas en que puede celebrar reuniones más productivas.

1. Rompe el hábito

El hecho de que siempre te hayas conocido todos los jueves por la tarde no significa que necesites continuar por este camino. Algunos hábitos deben romperse, y algunas políticas de la compañía deben ser reescritas. Debería reunirse por una razón en particular, y no solo porque está acostumbrado a hacerlo.

2. Evalúe sus opciones

Considere sus otras opciones antes de programar una reunión. En lugar de reuniones de estado semanales, tal vez podría reunirse cada dos semanas. Los informes de estado detallados deberían proporcionarle información suficiente para saber qué ocurre entre las reuniones y siempre puede descolgar el teléfono para llamar a alguien si tiene alguna pregunta. Además, si se está reuniendo para compartir información, piense en enviar esa información por correo electrónico.

3. Sea selectivo

Nunca invite a los asistentes a la reunión "por las dudas. "Si no hay una razón clara para que ciertas personas asistan a su reunión, no las invite ni solicite su presencia. Por ejemplo, no obligue a las personas tecnológicas a asistir a su reunión de ventas en caso de que tenga un problema con el funcionamiento del puntero láser.

4. Prepárese de antemano

La creación de una agenda de reunión lo obligará a reflexionar sobre el propósito de la reunión y crear un esquema secuencial.Además, asegúrese de reunir toda su información por adelantado. Nunca debe tener que abandonar la reunión para recuperar un artículo olvidado, etc. Además, reserve la habitación con anticipación, confirme la reserva y revise la habitación para asegurarse de que todos sus accesorios (pizarra, tiza para la pizarra, etc. .) están en el lugar designado.

5. Divulgue información

Si la reunión involucra la discusión de material específico, envíe estos documentos con anticipación para que los participantes tengan suficiente tiempo antes de la reunión para revisar el material y formular ideas. Pedirle a la gente que presente dos o tres preguntas, comentarios o inquietudes en la reunión es una de las mejores maneras de garantizar que los participantes de la reunión se hayan tomado el tiempo de revisar el tema que se está discutiendo.

6. Start and End on Time

Todos los asistentes han parado sus ocupados días de trabajo para asistir a su reunión. Respete su tiempo suficiente para comenzar la reunión a la hora designada. Los asistentes tardíos pueden ser informados cuando termine la reunión. Además, manténgase atento al reloj para poder finalizar la reunión a tiempo. Además, no sienta que tiene que llenar todo el espacio de tiempo. Si finaliza los elementos de la agenda temprano, recompense a los asistentes dejándoles regresar al trabajo.

7. Manténgase en el curso

Siga la agenda para mantener la reunión bien encaminada ya que esta es la clave para terminar a tiempo. No permita que los asistentes introduzcan temas no relacionados que puedan descarrilar la reunión. Además, asegúrese de que los asistentes se mantengan enfocados también. Solicite que se abstengan de usar sus teléfonos, tabletas y laptops durante la reunión (una reunión sin dispositivo se conoce como una reunión en topless).

8. Comentarios de control

Si el propósito de la reunión es resolver problemas o generar nuevas ideas, deberá solicitar opiniones del grupo. Sin embargo, no permita que los asistentes con personalidades fuertes dominen la discusión. Asegúrese de que todos tengan la misma oportunidad de expresar su opinión. Además, evite repetir algunos puntos una y otra vez. Escribir problemas o decisiones en una pizarra o un rotafolio puede evitar respuestas repetitivas que consumen mucho tiempo.

9. Limite PowerPoint

Puede usar PowerPoint para presentar algunos gráficos, tablas o viñetas, pero no tiene una reunión impulsada por PowerPoint. En otras palabras, no vuelque toda su información en PowerPoint y luego pase toda la reunión leyendo todas y cada una de las diapositivas.

10. Sea honesto

Si ya se tomó una decisión, no pretenda que los asistentes hayan sido convocados para ofrecer sus opiniones o decidir un curso de acción. Nada hace que los empleados se sientan más improductivos que dedicar tiempo y esfuerzo cuando sus aportaciones no importan.

The Bottom Line

A veces, las reuniones son esenciales, pero muchos empleados las clasifican entre las peores tareas relacionadas con el trabajo. Vale la pena el esfuerzo para que sus reuniones sean más centradas, relevantes y efectivas.