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Las cuentas por pagar se consideran un pasivo corriente, no un activo, en el balance general. El valor que figura junto a las cuentas por pagar representa obligaciones financieras que deben pagarse a otras partes. Estos no pueden reclamarse como activos de la empresa porque, en efecto, son reclamos de los acreedores sobre fondos que la empresa solo mantiene temporalmente. El resultado de un aumento en las cuentas por pagar es un ingreso neto más bajo.

Cada cuenta por pagar es la cuenta por cobrar de otra parte

Hay un sentido en que las cuentas por pagar son un activo: cada entrada del libro mayor corresponde directamente a una entrada del libro mayor de cuentas por cobrar para otra entidad. Supongamos que un proveedor envía $ 5,000 en recursos a un minorista. Después del pedido y el envío, se crea una obligación de $ 5,000 para el proveedor en el minorista (a menos que se intercambie efectivo en la fecha de envío). Asimismo, se crea un derecho a recibir $ 5,000 con el proveedor.

Las transacciones individuales deben mantenerse en el libro auxiliar de cuentas por pagar. En el ejemplo anterior, los contadores del minorista registran un valor de cuentas a pagar en la cuenta del libro mayor. El proveedor tiene una entrada adicional para cuentas por cobrar. Cada uno está documentado por una factura de venta. El proveedor se convierte en acreedor del minorista hasta que se complete a partir del pago futuro. Aunque el dinero aún no ha cambiado de manos, esta transacción se considera positiva para el flujo de caja del proveedor y un factor negativo para el flujo de efectivo del minorista.

Normalmente, las cuentas por pagar deben tener un saldo acreedor, al igual que todas las cuentas por cobrar deben tener un saldo deudor. El hecho de no mantener las cuentas por pagar precisas y actualizadas distorsiona los estados financieros. Al reducir los pasivos corrientes, el ingreso neto total se exageraría. La salud financiera de la compañía sería exagerada.