Si es un emprendedor, iniciando una pequeña empresa o expandiendo un negocio actual, una de las prioridades más importantes es mantener un registro adecuado. Estos registros a menudo son la base del éxito de su compañía, permitiéndole evaluar sus márgenes de ganancia y la eficiencia y rentabilidad general de su compañía junto con ayudarle a garantizar que su negocio cumpla con todas las reglas de impuestos del Servicio de Rentas Internas (IRS). El IRS no requiere que una empresa tenga registros electrónicos creados y creados; sin embargo, los registros manuales, incluso con hojas de contabilidad prefabricadas como los libros contables, pueden ser difíciles de administrar, especialmente si su empresa es una operación más grande.

Es esencial que guarde los archivos del cliente, ya sean en papel, electrónicos o ambos. Llevar un registro del trabajo que ha realizado o de los productos que ha proporcionado a un cliente, junto con los acuerdos comerciales, es importante en caso de que algún aspecto de esta información se cuestione más adelante. Su empresa también debe mantener un registro de los contratos. Se debe firmar un contrato cada vez que se proporciona un servicio o se vende un producto. Al hacer negocios con una compañía más grande, es probable que tenga un contrato preestablecido para que su compañía lo firme. Guarde una copia de este contrato en su archivo de cliente para esta compañía.

Hay una variedad de opciones de software para el mantenimiento de registros disponibles para su negocio. Las tres opciones enumeradas a continuación se encuentran entre las mejor calificadas y más populares, y todas están orientadas a empresas nuevas de pequeñas empresas.

Intuit QuickBooks Online

Intuit QuickBooks Online está ampliamente calificado como uno de los mejores programas de contabilidad y mantenimiento de registros en general disponibles. Este software le permite ingresar sus datos, y automáticamente realiza tareas de contabilidad. El programa también le permite integrar soluciones comerciales que actualmente esté utilizando, incluidas las hojas de cálculo de Microsoft Excel. Entre otras cosas, con QuickBooks, puede realizar un seguimiento de los gastos diarios y las transacciones, pagar facturas y empleados, enviar facturas y sincronizar datos en todas las cuentas financieras. Este software puede ofrecer las funciones más básicas o personalizarse con funciones avanzadas para adaptarse a las necesidades de su negocio. Está completamente basado en la nube, por lo que tiene acceso al software y a todos los datos desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

QuickBooks ofrece algunos de los planes más económicos de todas las opciones de software disponibles para el mantenimiento de registros. El plan menos costoso está limitado a un usuario, pero cuesta un poco menos de $ 10 por mes. Este plan incluye todas las funciones mencionadas anteriormente junto con la capacidad de descargar tarjetas de crédito y transacciones bancarias, y copias de seguridad automáticas de datos, y prepara y presenta los impuestos trimestrales y de fin de año.

Wave Accounting

Una de las cualidades más atractivas de Wave Accounting es que es completamente gratis. Wave Accounting también utiliza la computación en la nube, por lo que es adecuada para su negocio si está en constante movimiento y necesita acceder a sus datos desde cualquier ubicación. Este software no tiene todas las mismas características que los programas pagos, pero ofrece la opción de nómina y servicio al cliente con una tarifa adicional, que depende de qué y cuántas funciones adicionales agregue. Wave Accounting tiene las capacidades básicas de seguimiento de gastos, creación de informes financieros y envío de facturas. En última instancia, este software es más adecuado para las empresas nuevas o las empresas que siguen siendo pequeñas, principalmente aquellas con 10 o menos empleados. Es excelente para trabajadores independientes y empresarios.

Bookkeeper 2015

Bookkeeper 2015 es una buena opción para su pequeña empresa si necesita un programa sencillo que se configura rápidamente y le permite administrar fácilmente los registros. Este software le permite crear cheques y pagar facturas, enviar facturas a clientes y realizar un seguimiento de las ventas y todos los gastos. Entre una variedad de otras características, Bookkeeper también le permite procesar pagos con tarjeta de crédito y preparar automáticamente impuestos utilizando todos los datos ingresados ​​necesarios. Las nuevas características agregadas a la versión 2015 del software le brindan soporte para eliminación de activos y métodos de depreciación múltiple. El precio de este completo software es de menos de $ 40 hasta diciembre de 2015.