Un libro mayor actúa como un registro de todas las cuentas y sus transacciones. Equilibrar el libro de contabilidad implica restar el número total de débitos del número total de créditos. Para calcular correctamente los créditos y los débitos, primero se deben entender algunas reglas.
Primero, los débitos deben, en última instancia, ser iguales a los créditos. Si bien esto puede ser confuso al principio, y puede ser tentador simplemente usar números positivos y negativos para contabilizar las transacciones, en última instancia, la relación de débito y crédito expresa con mayor precisión lo que sucede en los negocios.
Segundo, los débitos aumentan las cuentas de activos, gastos y dividendos, mientras que los créditos disminuyen. Puede ser útil utilizar el mnemónico D. E. A. D. para recordar esto: los débitos aumentan los gastos, los activos y los dividendos.
En tercer lugar, ocurre lo contrario para las cuentas de pasivos, ingresos y capital. Los créditos aumentan estos mientras los débitos los disminuyen. La nota mnemotécnica para recordar esta relación es G. I. R. L. S.: las cuentas que aumentan son Ganancias, Ingresos, Ingresos, Pasivos y Capital contable.
Debido a que tienen el efecto opuesto en las cuentas complementarias, en última instancia, los créditos y los débitos se igualan entre sí y demuestran que las cuentas están equilibradas.
También es importante recordar que cada transacción se puede describir utilizando el formato de débito / crédito, y que los libros se deben mantener en equilibrio para que cada débito coincida con el crédito correspondiente.
Un débito sin su crédito correspondiente se denomina débito pendiente. Esto puede ocurrir cuando se ingresa una entrada de débito en el lado del crédito o cuando se adquiere una empresa, pero esa transacción no se registra. De forma similar, un boleto de crédito puede ingresarse en el libro mayor cuando se realiza un depósito, pero necesita un boleto de débito compensatorio, ya sea al mismo tiempo o poco después, para equilibrar los libros.
Para comenzar, ingrese todas las cuentas de débito en el lado izquierdo del balance y todas las cuentas de crédito a la derecha. Incluye el saldo de cada uno. Considere a qué cuenta de débito afecta cada transacción y si finalmente aumenta o disminuye esa cuenta. Por ejemplo, ¿disminuye el inventario o aumenta el efectivo? Finalmente, calcule el saldo de cada cuenta y actualice el balance general.
Cuando hayas terminado, comprueba que los créditos sean equivalentes a débitos para garantizar que los libros estén equilibrados. Otra forma de garantizar que los libros estén equilibrados es crear un equilibrio de prueba. Esto significa enumerar todas las cuentas en el libro mayor y los saldos de cada débito y crédito. Una vez que los saldos se calculan para los débitos y los créditos, los dos deben coincidir. Si las cifras no son las mismas, algo se ha omitido o se ha calculado mal y los libros no están equilibrados.
El software de contabilidad como QuickBooks, FreshBooks y Xero es útil para equilibrar libros, ya que dichos programas marcan automáticamente las áreas en las que falta el crédito o débito correspondiente.
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