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Para una pequeña empresa con pocas transacciones, un propietario de negocio inteligente puede usar Excel como un sustituto del software de contabilidad. Excel tiene todas las herramientas necesarias para crear y mantener un libro mayor general, pero requerirá un usuario cuidadoso y una sólida comprensión de la contabilidad básica. Según la revista Entrepreneur, gracias a la diversa funcionalidad de Excel, es uno de los mayores competidores para muchas aplicaciones de software empresarial. Para los propietarios de empresas que no están seguros de si van a invertir en software de contabilidad, Excel puede ser un buen lugar para comenzar a llevar registros contables hasta que se compre el software de contabilidad.

Una simple configuración de mantenimiento de registros debe incluir columnas para la fecha de la transacción, la descripción de la transacción y el número de referencia, como los números de factura o cheque. Las siguientes columnas enumerarán cada una de las cuentas que se usarán durante el año. Se debe pensar cuidadosamente en la selección de cuentas, ya que será difícil volver atrás y hacer cambios más adelante. De izquierda a derecha, las primeras cuentas enumeradas deberían ser cuentas de resultados, comenzando con los ingresos y terminando con los gastos. Luego estarán las cuentas de activos, luego las cuentas de pasivo y finalmente las cuentas de capital.

El libro mayor utiliza la contabilidad de doble entrada para realizar un seguimiento de todas las transacciones de la empresa, y es importante comprender este concepto antes de comenzar a utilizar Excel como un libro mayor.

Si se trata de una empresa nueva, la primera transacción probablemente será el capital invertido en la empresa. Por ejemplo, Jane decide abrir una tienda de máquinas. Ella ha ahorrado $ 750,000 para comenzar el negocio, y abre una cuenta corriente comercial con los fondos.

Utilizando conceptos de contabilidad de doble entrada, Jane sabe que esta transacción aumentará la cuenta de efectivo de la compañía, la entrada de débito, y se compensará con un aumento en la cuenta de capital del propietario, la entrada de crédito. En este sistema de Excel, todas las entradas de débito deben registrarse como valores positivos, y todas las entradas de crédito deben registrarse con valores negativos.

Jane ingresará la fecha de la transacción y una descripción como "Inversión de capital" en la primera línea de la hoja de cálculo. Luego colocará una entrada positiva de $ 750, 000 en la columna de la cuenta "Efectivo" de la hoja de cálculo, y una entrada negativa de $ 750, 000 en la columna de la cuenta de la cuenta de "Equidad del propietario". Como un control, Jane debe usar una fórmula de suma para asegurarse de que todas las entradas en cada fila sumen a $ 0.

Jane continuará ingresando una línea para cada transacción. Si Jane compra equipos con el efectivo de la compañía, ingresará una transacción para mostrar un débito, o ingreso positivo, a la columna de la cuenta "Equipo", y un crédito, o ingreso negativo, a la columna de la cuenta "Efectivo".Si vende servicios de mecanizado a un cliente, registrará un crédito en la cuenta "Ingresos" y un débito en una cuenta de capital.

El total de cada columna de cuenta debe sumarse en la parte inferior de la hoja de cálculo. La suma de todas las cuentas de ingresos se puede sumar para calcular el ingreso neto actual. Se pueden sumar otras columnas según sea necesario para calcular, por ejemplo, activos totales, pasivos totales y patrimonio total.