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La conciliación bancaria es un proceso necesario para identificar posibles errores, fraudes o irregularidades, y permite a la compañía realizar los ajustes adecuados en el saldo de su cuenta de efectivo. La conciliación bancaria proporciona un registro externo independiente de los flujos de efectivo de una empresa.

La administración adecuada de efectivo es una práctica esencial para cualquier negocio. Para mantenerse financieramente solvente y sólido, una empresa debe asegurarse de que siempre tenga suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones financieras. Otro elemento de la buena administración del efectivo es ver que el dinero en vacío se invierte para obtener algún tipo de retorno. Un tesorero de la empresa debe examinar regularmente los flujos de efectivo de la empresa e intentar anticipar los períodos en que la empresa puede tener exceso de efectivo disponible o cuando los flujos de efectivo de la compañía pueden volverse problemáticamente bajos.

La mayoría de las compañías preparan un presupuesto de efectivo detallado que se revisa y actualiza regularmente. El presupuesto de efectivo establece las entradas y salidas de efectivo proyectadas durante un período de tiempo dado como parte del plan de gestión de efectivo de la empresa.

Además del presupuesto de efectivo, las compañías típicamente establecen una serie de políticas de control de efectivo como parte de la administración del flujo de efectivo. Las políticas de control de efectivo aseguran que el acceso al efectivo de la compañía se limite al personal apropiado, que las tareas de conciliación de efectivo se asignen a las partes apropiadas y que se establezcan estándares de responsabilidad establecidos. Algunas políticas comunes de control de efectivo rigen el manejo de los recibos de las ventas en efectivo, el manejo del correo que contiene cheques o facturas, el manejo de los depósitos bancarios, el registro de los pagos recibidos y los controles relacionados con los desembolsos en efectivo. Los controles de desembolso en efectivo normalmente cubren los procedimientos para los desembolsos de cheques o tarjetas de crédito, el manejo de caja chica y la documentación de respaldo para los desembolsos de efectivo.

La conciliación bancaria agrega un elemento importante a las políticas de control de efectivo de una empresa mediante la verificación de las entradas y salidas de efectivo de la empresa con una fuente externa de registros de flujo de efectivo. El departamento de contabilidad designa a una persona que no está involucrada regularmente en el manejo de recibos de efectivo y desembolsos de efectivo para conciliar los estados de cuenta bancarios de la compañía cada mes. Esta política de control de efectivo disuade el fraude al proporcionar verificación independiente por parte de alguien que no esté involucrado en el manejo de efectivo.

El proceso de conciliación bancaria compara los registros del banco con los registros de la compañía y reconcilia cualquier diferencia. El paso inicial en la conciliación bancaria compara el saldo de la cuenta de efectivo en el estado de cuenta mensual con el saldo en efectivo que se muestra en el libro mayor general de la compañía. Los dos balances frecuentemente difieren. Las diferencias suelen ser el resultado de depósitos registrados por la empresa pero aún no registrados por el banco y de elementos registrados en el extracto bancario pero que aún no han sido registrados por la empresa.Estos artículos bancarios pueden incluir tarifas de cheques insuficientes, cargos por servicios bancarios o intereses pagados a la cuenta.

Además de la comparación básica de saldos, algunas compañías también comparan el número de débitos registrados en el banco con el número de desembolsos registrados por la compañía como una verificación adicional de fraude o errores.