Un número cada vez mayor de patrocinadores de planes se están dando cuenta de que ninguna persona puede poseer toda la experiencia legal y de inversión para administrar por sí misma las complejidades de un plan 401 (k), que Es por eso que muchas personas acuden a los comités de inversión para obtener ayuda. Reunir a un grupo de personas calificadas y conocedoras para supervisar las funciones de inversión de un plan es una estrategia sólida, pero a menos que se sigan ciertas mejores prácticas, puede que no sirva para fortalecer las responsabilidades fiduciarias del patrocinador del plan.

El propósito de un comité de inversión

El propósito principal de un comité de inversión es proporcionar pruebas de que el plan se está manejando de acuerdo con los altos estándares de conducta requeridos por la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación del Empleado ( ERISA). ERISA proporciona muy poca guía para los patrocinadores de planes al establecer procedimientos y prácticas para llevar a cabo sus responsabilidades. Por lo general, los patrocinadores del plan deben interpretar las reglas y aplicar las habilidades y recursos que tengan para garantizar que su plan cumpla plenamente. Muchos patrocinadores de planes han establecido comités de inversión para proporcionar supervisión de inversiones y compartir las responsabilidades fiduciarias de administrar sus planes. La existencia de un comité de inversión demuestra el compromiso de seguir procedimientos y prácticas formalizadas para garantizar el estricto cumplimiento de ERISA. Seguir las mejores prácticas puede garantizar que se cumplan los requisitos de responsabilidad, objetividad y diligencia debida de ERISA en la administración de los activos del plan.

Mejores prácticas para los comités de inversión a seguir

Crear la composición óptima

La participación en el comité de inversión debe ser voluntaria, pero debe ser representativa de los diversos intereses involucrados. Cualquiera que sirva en una capacidad fiduciaria con el plan debe ser incluido. La alta gerencia debe estar representada por el Director Financiero (CFO) o el Director de Operaciones (COO). El asesor legal de la compañía también debe estar presente en las reuniones. Estos deben ser los únicos miembros permanentes del comité que tienen poder de voto. Los participantes adicionales pueden incluir un representante del grupo de empleados, así como representantes de los proveedores del plan, como el fiduciario, el administrador y el asesor de inversiones del plan. Estos miembros pueden no tener poder de voto, y sus membresías pueden estar restringidas a términos de tres o cuatro años. Cada año, la membresía debe seleccionar un presidente y un secretario que es responsable de documentar todas las discusiones y decisiones durante las reuniones del comité.

Crear una carta escrita

Una carta escrita formaliza la estructura del comité y establece las expectativas de lo que es lograr.Además de definir el propósito y las responsabilidades de los miembros del comité, detalla los procesos para realizar revisiones de planes y tomar decisiones. La carta debe entrar en detalles sobre cómo se seleccionan o eliminan los miembros, cuándo y cómo se llevan a cabo las reuniones, cómo se seleccionan los asesores de inversión y los proveedores externos, y quién puede actuar como agente autorizado para llevar a cabo las instrucciones del comité.

Crear una declaración de política de inversión

Tener una declaración formal de política de inversión (IPS) garantiza la coherencia en la forma en que se administra el plan de inversión. Aunque no existe un requisito de ERISA para un IPS, tener uno en su lugar es una demostración más de un compromiso con las normas de conducta fiduciarias. El IPS no necesita ser largo o detallado. Su propósito es actuar como una guía para tomar decisiones acertadas de acuerdo con la filosofía de inversión del plan. El IPS es también el documento guía para el asesor de inversiones del plan, cuyo desempeño se revisa a la luz de sus directrices. El IPS debe ser revisado en cada reunión para enmarcar discusiones y decisiones.

Documente todo

Si el propósito principal del comité de inversiones es proporcionar pruebas de adherencia a procesos y prácticas prudentes para tomar decisiones de inversión, el deber más importante del comité es documentar todo exhaustivamente, incluidas las actas de las reuniones del comité. asistencia a reuniones, discusiones, decisiones y detalles sobre cómo se formularon las decisiones. El registro se debe distribuir a todos los miembros del comité para la verificación de la precisión y su aprobación. También se debe poner a disposición de cualquier persona con responsabilidades de supervisión y archivar con otros materiales de auditoría fiduciaria.