Una persona requerida para conducir por trabajo tiene permitido tomar una deducción de millas en su declaración de impuestos federales sobre el ingreso una vez que cumpla con ciertos criterios. Además, las personas que capitalizan esta oportunidad deben documentar los viajes y estar preparados para presentar evidencia de respaldo sobre cómo se calcula la deducción. Si se cumplen estas obligaciones, el contribuyente disfruta del beneficio de tener reducido su impuesto sobre la renta.

AD:

1. Calificar para la Deducción por millaje

Antes de registrar la información para una posible deducción por millaje, se deben cumplir ciertos criterios para tomar el beneficio. Un contribuyente puede tomar la deducción por millaje para viajar de la oficina a un sitio de trabajo, de la oficina a un segundo lugar de negocios o para conducir a diligencias relacionadas con negocios. Además, un contribuyente puede incluir viajes a reuniones con clientes, ir al aeropuerto, visitar clientes para negocios o buscar un nuevo trabajo en la misma industria.

AD:

2. Determinar el método de cálculo

Un contribuyente puede elegir entre dos alternativas de contabilidad para el monto de la deducción de millaje. Los dos métodos varían, ya que uno no requiere el mantenimiento de un registro de kilometraje. Si un contribuyente elige tomar la deducción de millaje estándar, solo necesita mantener un registro de kilometraje calificado. Si elige deducir los gastos reales del vehículo durante el año, debe conservar todos los recibos y la documentación pertinente relacionada con los cargos realizados por el vehículo.

AD:

3. Registro del odómetro al inicio del año fiscal

El Servicio de Rentas Internas (IRS) requiere que un contribuyente registre el odómetro de los vehículos comerciales al comienzo del año fiscal. Esta información está documentada en el Formulario 2106. Si el vehículo se compra durante el año y no es nuevo, el contribuyente debe registrar la lectura del odómetro desde el primer día en que se despliega.

4. Mantenga registro de conducción (si es necesario)

Si un contribuyente elige la deducción de millaje estándar, debe mantener un registro de millas manejadas. El IRS requiere que se mantenga información específica, o ella puede estar sujeta a descalificación para tomar la deducción. Al comienzo de cada viaje, el contribuyente marca la lectura del odómetro del vehículo y enumera el propósito, el lugar de inicio, la ubicación final y la fecha del viaje. Al finalizar el viaje, toma nota de la lectura final del odómetro y resta esta cifra de la lectura inicial para calcular el kilometraje total del viaje. El registro de conducción debe mantenerse de manera oportuna con detalles específicos, ya que las estimaciones y el redondeo no están permitidos.

5. Mantener registro de recibos (si es necesario)

Si un contribuyente elige la deducción del gasto real, no está obligada a mantener un registro de millaje. En su lugar, debe guardar copias de los recibos y documentación pertinentes.Cada documento debe incluir la fecha, el monto en dólares del servicio o servicio adquirido e información relacionada con el bien o servicio real provisto.

6. Registro del odómetro al final del año fiscal

Al final del año fiscal, el contribuyente registra la lectura del odómetro final. Esta cifra se usa junto con la lectura del odómetro al comienzo del año para calcular el total de millas conducidas en el automóvil durante el año. La información, incluido qué porcentaje de millas manejadas fueron para fines comerciales, se requiere en el Formulario 2106.

7. Registrar el millaje en la declaración de impuestos

Al final del año fiscal, un contribuyente enumera el monto total de millas manejadas en el Formulario 2106, línea 13. Esta cifra se calcula según la tasa de millaje estándar del año para determinar la cantidad deducible en dólares . Alternativamente, puede organizar los recibos de los gastos reales en grupos, incluyendo gasolina, petróleo, reparaciones, seguro, alquiler de vehículos y depreciación.

8. Retener la documentación

Un contribuyente debe conservar la documentación relacionada con una deducción por millaje durante al menos tres años. Si se solicita documentación del IRS para corroborar los cálculos de la deducción de millas, el contribuyente debe conservar una copia de los registros antes de dispersar la información a las autoridades tributarias. Para minimizar el riesgo de perder información, ella debe mantener un registro físico por separado para cada año fiscal por separado.