Todas las empresas son vulnerables al fraude, pero las pequeñas empresas son particularmente vulnerables porque la toma de decisiones y otras responsabilidades a menudo se concentran en algunos puestos clave. En este artículo, veremos los riesgos de fraude que una pequeña empresa generalmente enfrenta y cómo evitarlos (o al menos reducirlos).

Fraude interno y fraude externo
El fraude que enfrenta cualquier empresa se puede dividir en dos tipos, interno y externo. El fraude interno generalmente es un fraude de empleados o socios. Esto incluye descremada, redirección y apropiación indebida de fondos, y robo total. El fraude interno puede ser un mal empleado o una conspiración de muchos.
El fraude externo es un fraude que involucra al menos a un tercero y a menudo incluye un elemento interno. El fraude externo puede ser tan complejo como el de los cómplices del proveedor que sobrecargan el negocio y le dan al empleado que maneja los sobornos de la cuenta para que permanezca callado o tan simple como que los clientes pasen cheques sin fondos o usen tarjetas de crédito robadas. Nada puede eliminar todo el riesgo de fraude de una pequeña empresa, pero se pueden tomar algunas medidas para limitar la exposición.

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Do Due Diligence
Contratar empleados puede ser un dolor de cabeza para cualquier pequeño empresario, especialmente ahora que Internet ha armado a las personas con las herramientas para convertir incluso el currículum más básico en un caso de estudio sobre cómo convertir el trabajo doméstico en una descripción digna de un trabajo de doctorado.

Aunque es razonable suponer que las referencias son igualmente inútiles al juzgar el carácter de un empleado potencial, vale la pena su tiempo para marcarlas y mantener una conversación. Si bien es posible que no sean del todo claros, puedes decir mucho con lo que hacen (y no decir). ¿Cuánto tiempo han conocido al solicitante? ¿Cuánta instrucción necesita el solicitante para aprender una nueva tarea? Estas no tienen que ser preguntas brillantes, solo necesitan prolongar una conversación lo suficiente como para que surjan naturalmente las banderas rojas.

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Cuanta más responsabilidad tiene un empleado en el negocio, más se requiere la debida diligencia. Si está contratando a alguien que hará los libros y se encargará de los depósitos, haga una verificación de antecedentes completa.

Divide y verifica Ya se trate de los recibos de caja o los números trimestrales, ningún empleado debería tener demasiada autoridad. Idealmente, la persona que recibe el dinero no debería ser la persona que lo cobra y realiza el depósito bancario, pero la realidad es que una pequeña empresa a menudo requiere doblar los papeles.

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Si no puede separar las funciones y crear supervisión en el proceso, establezca auditorías internas periódicas que se realizarán juntas o incluso con un contador público certificado externo (CPA). Saber que las auditorías se llevarán a cabo probablemente disuadirán a la mayoría de las personas de arriesgarlo y descubrirá el fraude antes de que se vuelva endémico.Hasta que tenga suficientes empleados para dividirlos o el capital para pagar las auditorías externas regulares, necesitará verificar personalmente la facturación, los depósitos y otras finanzas vitales.

Establecer límites claros Escribir un código de ética puede ser difícil para los propietarios de pequeñas empresas que prefieren creer que existen valores compartidos que no necesitan registrarse, como las reglas de la clase de tercer grado. Sin embargo, anotar y hacer que todos estén de acuerdo con las mismas reglas básicas es necesario de dos maneras importantes. Uno, establece expectativas claras. Por ejemplo, ¿considera tomar motivos de casa estacionarios para el despido? ¿Es aceptable el informe de kilometraje con un cierto rango? No hay respuestas correctas o incorrectas, pero escribirlas lo protege de malentendidos y protege a sus empleados de decir una cosa y hacer cumplir a otra. La segunda función de tener un código de ética es fortalecer su caso en la corte si tiene que emprender acciones legales.

Una vez que haya elaborado su código de ética, es vital que los aplique y tenga procedimientos a seguir cuando las reglas estén claramente rotas. El primer paso para cualquier incumplimiento es documentarlo y, si es grave, contactar a un abogado para guiarlo a través de los pasos adecuados. Si no siente que se trata de territorio de despido, siga documentando y conserve a un abogado de todos modos. A pesar de que las pequeñas empresas son vulnerables al fraude, son aún más susceptibles a demandas por despido injustificado. Lo último que desea hacer como propietario es arrastrar a un empleado a su oficina y empezar a gritar sobre cómo traicionaron su confianza.

The Bottom Line Dirigir una pequeña empresa es bastante difícil sin tener que preocuparse de que todos intenten robarte a ciegas. Afortunadamente, no tienes que abandonar toda tu fe en la humanidad, solo debes tomar algunas medidas para mitigar tu exposición. Ponga la tarea cuando contrata, rompa responsabilidades importantes y establezca supervisión, y establezca expectativas claras de lo que se tolerará y lo que no. No eliminará todos sus riesgos, pero pondrá obstáculos serios y sentará las bases para su recurso legal si es víctima.