Si es propietario de una pequeña empresa, probablemente haya recibido numerosas ofertas y aplicaciones para una tarjeta de crédito para pequeñas empresas. Probablemente se pregunte si debería considerar obtener uno o cómo difieren de otras formas de crédito. De acuerdo con Creditcards. com, a partir de 2015, alrededor del 67% de los propietarios de pequeñas empresas actualmente tienen una tarjeta de crédito comercial; hay 13.9 millones de cuentas de tarjetas de crédito para pequeñas empresas en los Estados Unidos, y representan $ 430 mil millones en gastos.

Una tarjeta de crédito comercial puede ser una forma conveniente de acceder rápidamente al financiamiento para necesidades a corto plazo y puede aumentar el poder adquisitivo de su empresa. De hecho, el 37% de los propietarios de pequeñas empresas informaron que usar tarjetas de crédito solo para ese propósito, solo superado por una línea de crédito tradicional, según un estudio de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas. Sin embargo, como cualquier fuente de financiamiento, una tarjeta de crédito comercial tiene un costo y debe ser administrada cuidadosamente.

Qué son

Las tarjetas de crédito para pequeñas empresas les brindan a los dueños de negocios acceso fácil a una línea de crédito rotativa con un límite de crédito establecido para realizar compras y retirar efectivo. Al igual que una tarjeta de crédito del consumidor, una tarjeta de crédito de una pequeña empresa conlleva un cargo por intereses si el saldo no se paga en su totalidad en cada ciclo de facturación. Es posible que pueda obtener una tarjeta de crédito a través de su banco o puede comparar los términos y las características de las tarjetas y solicitar en línea a través de nuestra herramienta de tarjeta de crédito.

Tarjeta de crédito vs. Línea de crédito

Las tarjetas de crédito para pequeñas empresas se comercializan como una alternativa atractiva a una línea de crédito tradicional, pero existen algunas diferencias importantes.

La primera y más obvia es que una tarjeta de crédito le proporciona una línea de crédito renovable para su negocio, mientras que un préstamo o una línea de crédito conlleva una tasa de interés fija. Eso significa que puede continuar pidiendo prestado o cargando hasta su límite de crédito mientras paga su factura mensual cuando usa una tarjeta de crédito, en comparación con una línea de crédito fija que requiere que solicite un nuevo préstamo una vez que haya utilizado y pagado tu primer préstamo

Otra diferencia importante es la cantidad de dinero que puede acceder y la cantidad de intereses cargados. Los préstamos tradicionales para pequeñas empresas o líneas de crédito fijas generalmente brindan una mayor cantidad de financiamiento, lo que es necesario para compras más sustanciales, como el alquiler de equipos y los costos de las instalaciones. Estos préstamos cuestan menos porque cobran una tasa de interés más baja.

Por último, a diferencia de la mayoría de los préstamos o líneas de crédito fijas, las tarjetas de crédito para pequeñas empresas no requieren que el titular de la tarjeta presente una garantía para calificar para la línea de crédito. Las tarjetas de crédito representan una forma no segura de endeudamiento, lo que significa que las sumas de los préstamos no están garantizadas por un activo del prestatario.En cambio, la tarjeta incluye un requisito para que el titular de la tarjeta firme una garantía personal, lo que significa que ella o él es personalmente y legalmente responsable de pagar el dinero prestado en la tarjeta. (Para obtener más información sobre esta Protección de activos para el propietario de una pequeña empresa .)

Pros de la tarjeta de crédito comercial

Además de proporcionar el flujo de efectivo necesario para ayudar a mantener y desarrollar su negocio, las tarjetas de crédito pueden ofrecer estos ventajas:

• Calificación más fácil: Puede ser más fácil para los dueños de negocios que no tienen un historial de crédito bien establecido calificar para una línea de crédito renovable con una tarjeta de crédito, en lugar de una línea de crédito o banco tradicional préstamo.

• Comodidad: Las tarjetas de crédito son lo último en conveniencia financiera. Los dueños de negocios pueden acceder rápidamente a fondos para compras o retiro de efectivo, mucho más fácilmente que tener que buscar efectivo y / o usar un talonario de cheques.

• Cojín financiero: Una tarjeta de crédito puede proporcionar a los propietarios de negocios un "colchón" financiero muy necesario cuando las cuentas por cobrar están atrasados ​​o las ventas son lentas y el negocio no tiene dinero en efectivo.

• Facilidad en línea: Cada vez más, los propietarios de negocios hacen compras y hacen negocios en línea con proveedores, contratistas y proveedores. El uso de una tarjeta de crédito facilita las transacciones en línea.

• Financial Bookkeeping Assistance: Además de recibir un estado de cuenta mensual, la mayoría de las tarjetas proporcionan a los titulares de tarjetas pequeñas herramientas de registro en línea para administrar sus cuentas, incluido un resumen de cuenta de fin de año que puede ayudar a un tenedor de libros, categorizar y administrar los gastos. Puede simplificar la contabilidad, ayuda al usar profesionales externos para navegar una auditoría y pagar impuestos, y proporcionar una manera fácil de controlar el gasto de los empleados.

• Recompensas e incentivos: Muchas tarjetas ofrecen programas de recompensas para propietarios de negocios, incluidas millas aéreas y descuentos en compras, para usar la tarjeta. Algunos también ofrecen incentivos de "devolución de efectivo", reembolsando a los titulares de la tarjeta un porcentaje de sus compras. (Para obtener más información, lea Ventajas de la tarjeta de crédito que nunca supo que tenía .)

• Herramienta para generar crédito: Usar una tarjeta de crédito comercial de manera responsable, lo que significa pagar la factura a tiempo y pagar más que el mínimo vencido, y que no exceda el límite de crédito, puede ser una manera fácil de generar un informe de crédito positivo para su empresa. Eso, a su vez, puede ayudarlo a ser más probable que califique para un préstamo o una línea de crédito, y a una tasa de interés potencialmente más baja, en el futuro. (Para obtener más información, consulte 5 formas de elevar su puntaje de crédito comercial .)

Contras de tarjeta de crédito comercial

Antes de apresurarse a solicitar una tarjeta de crédito comercial, es importante considerar estas posibles desventajas:

• Más costoso: La comodidad y facilidad de las tarjetas de crédito para pequeñas empresas tienen un precio: por lo general cobran una tasa de interés mucho más alta (1-3% sobre el principal) que un préstamo para pequeñas empresas o una línea de crédito fija por un banco. Ese interés puede sumarse rápidamente si la actividad de la tarjeta no se cancela a tiempo y en su totalidad cada mes.Además, sin un sistema para monitorear regular y cuidadosamente el uso de la tarjeta, puede ser fácil sobreextender accidentalmente a su empresa financieramente al sobrepasar el límite de crédito de su empresa o incurrir en cargos por mora o multas. (Para obtener más información, lea Seis errores principales de la tarjeta de crédito .)

• Responsabilidad legal personal: La mayoría de las tarjetas de crédito para pequeñas empresas requieren un contrato de responsabilidad personal (su seguridad personal) para pagar la deuda. Esto significa que cualquier retraso o falta de pago podría dar como resultado un informe de crédito personal negativo y la incapacidad de pedir dinero prestado personalmente. También es posible que tenga que pagar más con una tasa de interés más alta.

• Problemas de seguridad: Se deben crear medidas de seguridad para garantizar que los empleados, vendedores, contratistas y otras personas que ingresen a la oficina no se roben las tarjetas o la información de la tarjeta. También es importante asegurarse de que los empleados que están autorizados a utilizar la tarjeta no utilicen las tarjetas para gastos personales, y que tomen precauciones al realizar transacciones en línea para evitar ser pirateados.

• Menos protección: A menudo, las tarjetas de crédito para pequeñas empresas no tienen la misma protección que las tarjetas de crédito del consumidor. Por ejemplo, muchas tarjetas no brindan el mismo nivel de servicios asegurados cuando se disputan los errores de facturación o la necesidad de realizar devoluciones de mercancías. Asegúrese de revisar qué nivel de protección y servicios ofrece una tarjeta antes de presentarla.

• Tasas de interés fluctuantes: A diferencia de un préstamo o línea de crédito fija, la compañía que emite su tarjeta de crédito puede restablecer la tasa de interés en su tarjeta de crédito dependiendo de cómo use y administre su cuenta.

Usar una tarjeta de crédito comercial de manera efectiva

Sin un buen sistema implementado, puede ser difícil hacer un seguimiento de los gastos en tarjetas de crédito y controlarlos, lo que finalmente afecta su resultado final. Aquí hay algunas estrategias para la propiedad responsable.

1. Asegure la Responsabilidad

"El paso más importante que puede tomar una pequeña empresa para asegurarse de que las tarjetas de crédito se usan efectivamente es establecer un sistema de responsabilidad a prueba de bombas", dice John Burton, CEO de Moonshadow Learning Services, una empresa de desarrollo de liderazgo cercana Asheville, NC "Esto podría significar todo, desde la aprobación previa de todos los gastos en tarjetas de crédito, hasta la exigencia rigurosa de recibos, y la extracción de tarjetas de crédito de quienes no informan completamente y puntualmente con los recibos", dice Burton.

Implemente un sistema antes de que llegue la primera tarjeta de crédito y, según Burton, sea constante, riguroso y justo, y no tolere ninguna excepción ". Si existe una política que exija que todos los informes y recibos se entreguen antes del 10mo. del mes siguiente, por ejemplo, tienen una política de "no excepciones", enfatiza. "Esto aumenta la conciencia de todos sobre cuán seriamente la compañía asume la administración de sus fondos. Dar a alguien una tarjeta de crédito con un límite de gasto de $ 5,000 es como entregar ellos un cheque en blanco. "

2. Decida quién obtiene una tarjeta

Burton reconoce los desafíos que pueden enfrentar los empleadores para decidir quién recibe una tarjeta de crédito."He visto empresas que perdieron el control del gasto de tarjetas de crédito al emitir demasiadas tarjetas a demasiadas personas, y pensando que todos los funcionarios y viajeros importantes necesitaban la conveniencia de una tarjeta de crédito de la empresa", dice Burton. Aunque darles a todos una tarjeta de crédito podría parecer lo correcto o lo más fácil de hacer, puede llevar a un "sistema disfuncional y costoso, y una grave falta de control y responsabilidad", explica.

Use alternativas y establezca reglas. "Muchas compañías, especialmente las personas de ventas, reembolsan el gasto de la compañía en tarjetas de crédito personales con excelente responsabilidad, es decir, sin recibo, sin reembolso", dice Burton. Sin embargo, es útil contar con reglas claras sobre quién obtiene una tarjeta, ya sea por antigüedad, posición o algún otro factor. Esto puede ayudar a evitar la confusión y mitigar los malos sentimientos de los empleados a quienes les gustaría recibir una tarjeta, pero no son elegibles.

3. Establecer límites

Todas las empresas deben tener políticas claras sobre los gastos, incluidos los gastos que se pueden poner en las tarjetas, cuánto pueden gastar los empleados y con qué frecuencia pueden usar sus tarjetas. Es importante poner la política por escrito y hacer que todos los empleados a quienes se les expida una tarjeta lean y firmen. Después de que lo hagan, entregue a cada tarjetahabiente una copia para usar como referencia.

"Los posibles usuarios de tarjetas de crédito deberían conocer las reglas sobre la aprobación previa del gasto y cuándo está bien usar una tarjeta de la empresa", dice Burton. Si su empresa no cuenta con una política claramente establecida, puede ser fácil para los usuarios de tarjetas de crédito justificar cualquier gasto, incluso aquellos que no tenía la intención de cubrir ". Debe especificar si está bien gastar en alcohol en una comida, si hay un límite en las comidas, el límite en dólares por encima del cual se debe obtener la aprobación no rutinaria, y si un miembro del personal recibe alimentos pagados en viajes no nocturnos ", dice Burton.

Dependiendo de la tarjeta de visita, puede establecer restricciones que limiten las transacciones a un determinado monto en dólares, categorías de gastos e incluso ciertos días y horas. Con algunas tarjetas, puede configurar restricciones individuales para cada empleado. Por ejemplo, puede limitar a un empleado a $ 50 por día cualquier día de la semana para compras de gas, mientras que limita otro a $ 100 por gasolina y $ 50 por comidas todos los días, pero solo en días hábiles.

4. Tenga cuidado

Muchas tarjetas de crédito comerciales le permiten configurar alertas de actividades que llegan como mensajes de texto o correo electrónico. Las alertas se pueden configurar para notificarle cada vez que se lleva a cabo una transacción, o solo si un empleado usa (o intenta usar) una tarjeta de manera no aprobada. También puede aprovechar la banca en línea y / o móvil para ver la actividad de la cuenta actualizada al minuto. No hace falta decir que usted (o su departamento de contabilidad) debe revisar cada declaración para asegurarse de que cada línea de pedido sea un cargo que usted autorizó.

5. Use crédito sabiamente

Si bien las tarjetas de crédito son fáciles de usar, no siempre son la mejor opción, especialmente para grandes gastos que no se pueden pagar en su totalidad antes de que comience el interés. "Si una empresa usa una tarjeta de crédito para hacer una gran compra de capital y, por lo tanto, no tiene la intención de amortizarla de inmediato, es importante considerar la compensación de costos por intereses con otro tipo de financiamiento ", dice Burton.Aunque tomar un esfuerzo adicional para asegurar un préstamo de un banco u otra institución de crédito, a menudo tiene sentido financiero hacerlo, ya que la tasa de interés en las tarjetas de crédito es típicamente mucho más alta que para tales instrumentos de deuda garantizados, como se mencionó anteriormente. También es posible que una compra grande, o un par de grandes gastos, pueda maximizar su tarjeta de crédito y dejarlo sin una fuente de fondos.

"Las buenas políticas y hábitos deben establecerse desde el principio. No están diseñados para ser penales, solo son buenas prácticas", dice Burton.