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Todas las empresas que venden a crédito deben tener subledgers para sus cuentas por cobrar, especialmente si la compañía también actúa como una agencia de cobranza propia en cuentas vencidas. Sin hacerlo, la administración de las cuentas por cobrar es más difícil y menos eficiente.

En contabilidad, libros subsidiarios o subledgers o subcuentas, contienen detalles específicos en apoyo de un libro mayor. Para las cuentas por cobrar, esto significa que la información de cada venta de crédito a los clientes se puede registrar y presentar individualmente. Cuando se suma, el total de la cuenta subsidiaria debe ser igual a las cuentas por cobrar en el balance general. El objetivo principal de estos libros auxiliares es controlar la información financiera de forma productiva. Las compañías también pueden usar los libros auxiliares de cuentas por cobrar para diseminar información de ventas de crédito sin revelar información sobre ninguna otra cuenta.

En la práctica, el libro mayor de cuentas por cobrar de subsidiarias actúa como una lista de deudores de una empresa. La compañía puede realizar un seguimiento de los pagos de los clientes, observar la morosidad, evitar el pago en exceso y conciliar cualquier otro error de contabilidad. El libro mayor también se puede utilizar para detectar fraudes o malversaciones internas.

Al igual que cada proveedor debe tener su propio libro auxiliar de cuentas por pagar, cada cliente o cliente con compras de crédito debe ser rastreado individualmente a través de subledgers de cuentas por cobrar. La compañía puede monitorear la cobranza de la deuda y clasificar las prácticas de ARM más efectivas. Los contadores pueden utilizar aún más los datos de los subledgers para estimar su asignación para las deudas incobrables. Las empresas incluso pueden usar subledgers para calcular la concentración de las cuentas por cobrar del cliente para ver si el negocio depende demasiado de un cliente.

Las cuentas por cobrar comunes, como la razón de rotación de cuentas por cobrar o las ventas pendientes de días, o DSO, se pueden calcular sin acceso a las subcuentas. Sin embargo, un análisis más detallado de estas proporciones es muy difícil sin un detalle preciso de cuentas de clientes específicas. Los términos de crédito individuales y los informes de antigüedad requieren entradas de datos de subcuentas, por ejemplo.

El análisis de libros auxiliares puede ayudar a convertir el "ingreso" hipotético en un flujo de efectivo real. La mayoría de las empresas utilizan la contabilidad de ejercicio para reconocer los ingresos y hacer coincidir los gastos, pero una empresa no puede operar con los ingresos que aún no se han recaudado. Un flujo de efectivo real efectivo requiere que las ventas de crédito se cobren de manera oportuna. Si el análisis de antigüedad muestra que los créditos se cobran demasiado lentamente, podría ser una señal de que el negocio está excesivamente expuesto al riesgo de crédito y puede tener dificultades para cumplir sus propias obligaciones de costos en el futuro.

El uso eficaz de los libros subsidiarios puede proporcionar una ventaja competitiva sobre las empresas que son menos proactivas y detalladas con sus cuentas por cobrar.También proporciona un medio para confirmar la precisión del libro mayor y viceversa. Si bien el simple seguimiento de la información en subcuentas detalladas no es suficiente para garantizar una mejor recaudación, facilita la orientación estratégica de cómo se deben implementar los recursos de ARM para minimizar el costo de perseguir los fondos morosos.