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Las empresas tienen la opción de pagar los gastos por ciertos costos asociados con hacer negocios, creando una entrada contable conocida como gasto prepago o gasto diferido. A efectos contables, tanto los gastos pagados por anticipado como los gastos diferidos se registran en el balance de una empresa, y las reducciones de cada una de ellas tienen lugar en el momento en que se consume el activo. Debido a que una empresa no obtiene de inmediato los beneficios de los bienes o servicios adquiridos, tanto los gastos prepagos como los gastos diferidos se registran como activos para la empresa hasta que el gasto del bien o servicio se realiza en su totalidad. Aunque los gastos prepagos y diferidos son pagos anticipados por bienes o servicios, existen claras diferencias entre los dos términos contables comunes.

Gastos prepagos

La mayoría de las compras que una compañía realiza por adelantado se clasifican bajo la etiqueta de gastos prepagos. Estos bienes o servicios prepagos son aquellos que una empresa usa o agota dentro de un año de la compra, como el alquiler o los impuestos a la propiedad. Hasta que se realice el beneficio de la compra, los gastos prepagos se enumeran en el balance general como un activo corriente. Por ejemplo, si una compañía le paga a su propietario $ 30,000 en diciembre por alquiler de enero a junio, la empresa puede incluir el monto total pagado por los activos actuales en diciembre. A medida que transcurre cada mes, la cuenta de gastos pagados por adelantado se reduce en la cantidad del alquiler mensual hasta que se agoten los $ 30, 000. Los gastos prepagos comunes para los cuales el consumo se realiza dentro de un año incluyen la renta de la instalación, los impuestos a la propiedad, las primas de seguro y los gastos por intereses.

Gastos diferidos

Los gastos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, son una categoría a largo plazo de gastos prepagos. Cuando una empresa compra bienes o servicios cuyo consumo no se produce de inmediato o no se planifica dentro de los próximos 12 meses, se crea una cuenta de gastos diferidos para que se mantenga como un activo no corriente en el balance general. El consumo total de un gasto diferido podría ser años posteriores a la compra inicial. Por ejemplo, una empresa que emite bonos para aumentar el capital incurre en costos considerables durante el proceso de emisión. Estos pueden incluir honorarios legales para preparar documentación, comisiones de banca de inversión para el asegurador de bonos o tarifas asociadas con servicios de contabilidad, todo lo cual puede sumar cientos de miles de dólares para la compañía. Las tarifas de emisión de deuda se pueden clasificar como un gasto diferido, y la compañía puede reducir una parte de los costos en partes iguales durante los 20 o 30 años de vigencia del bono. Otros gastos diferidos comunes incluyen costos de inicio, la compra de una nueva planta o instalación, costos de reubicación y gastos de publicidad.

Tanto los gastos prepagos como los gastos diferidos son aspectos importantes del proceso contable de una empresa. Como tal, es necesario comprender la diferencia entre los dos términos para informar y contabilizar los costos de la manera más precisa.