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La diferencia entre los gastos generales y administrativos recurrentes y no recurrentes se puede entender mejor como la diferencia entre los gastos fijos regulares que una compañía espera tener de manera continua como un costo ordinario de hacer negocios versus un gasto extraordinario y único incurrido por una compañía.

Gastos operativos generales y administrativos

Los gastos operativos generales y administrativos son los gastos normales y continuos necesarios para operar una empresa en la línea de negocio elegida por la compañía. Estos gastos aparecen en el estado de resultados de una compañía bajo el encabezado de "gastos operativos". Por lo general, los gastos generales y administrativos incluyen cosas tales como los salarios de los ejecutivos de la empresa y los sueldos o salarios de los empleados; cualquier costo de investigación y desarrollo; viajes y gastos relacionados; servicios de soporte informático; y la depreciación que puede aplicarse a propiedades, equipos u otros activos de la compañía.

Cargos o gastos no recurrentes

Los gastos no recurrentes se designan específicamente en los estados financieros de una empresa como un gasto extraordinario o de una sola vez que la compañía no espera que se repita, al menos no de forma regular. Bajo los gastos generales y administrativos, los ejemplos de gastos no recurrentes o de una sola vez incluyen cosas tales como la compra de una nueva instalación de fabricación o una actualización de una instalación importante; los costos de indemnización por despido incurridos por una reducción de la fuerza de trabajo; o costos de reparación después de un desastre natural o accidente.

Los gastos no recurrentes son importantes para que los inversionistas tengan en cuenta al analizar los estados financieros de una empresa, ya que dichos gastos pueden sesgar de forma significativa y negativa la rentabilidad de una empresa durante el período contable cubierto por la declaración. Los gastos únicos generalmente se excluyen de las evaluaciones de capital de una empresa, ya que los inversores buscan determinar el nivel de rentabilidad probable de una empresa en lugar de un nivel inusual causado por un gasto no recurrente durante un solo período contable.