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Un balance de prueba es un informe contable simple que da una imagen de una empresa a intervalos periódicos, como mensual o trimestral, mirando todas las entradas en los libros contables generales de doble entrada de una empresa. . En un balance de prueba ajustado, se realizan ajustes para las transacciones que no se aplican al período actual.

En el balance de prueba, los sistemas de contabilidad de doble entrada registran cada transacción como un crédito y un débito. Para asegurarse de que no se hayan producido errores de entrada de datos, los totales de los créditos y débitos deben ser iguales.

Sin embargo, incluso cuando el saldo de prueba es correcto al informar todas las cuentas contables para el período del informe, puede incluir algunos desembolsos o cuentas por cobrar que no se aplican a las transacciones dentro del mes o trimestre actual.

En el balance de prueba ajustado, los profesionales financieros realizan ajustes que reflejan el período al que se aplica la transacción, en lugar de cuándo se pagó. Por ejemplo, si se pagaron seis meses de seguro de propiedad por adelantado el 1 de julio, entonces los ajustes se deben hacer en el saldo de prueba ajustado para los meses de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre. Si no se realiza un ajuste como este, el saldo de la prueba puede interpretarse erróneamente como que no se pagó, o estuvo vigente, ningún seguro de propiedad después de julio.

Los ajustes en el saldo ajustado se registran como entradas de ajuste. Además del aplazamiento o ajuste de pagos anticipados, como seguros, alquileres, ingresos no ganados y depósitos de clientes, las entradas ajustadas también pueden incluir depreciación, acumulación de gastos que se han incurrido pero aún no registrados y acumulación de ingresos que se han obtenido pero aún no grabado. Los gastos acumulados pueden incluir intereses, salarios de los empleados, comisiones de ventas, reparaciones y mantenimiento, y servicios públicos, por ejemplo.

Al final de cada período contable, el saldo de prueba se ajusta para actualizar los registros contables antes de la preparación de los estados financieros de la compañía. Casi hoy en día, el registro de prueba y las entradas de ajuste se graban utilizando software dedicado que se ejecuta en computadoras personales.