La tecnología moderna ha traído consigo un nuevo conjunto de riesgos de seguridad que los asesores financieros deben conocer para proteger la información privada y financiera de sus clientes. Ser atacado es la peor pesadilla de cada empresa, y el daño real no siempre se manifiesta de inmediato. Por supuesto, la responsabilidad potencial de una violación también puede ser devastadora para la reputación del asesor. (Para obtener más información, consulte: Consejos para proteger los datos del cliente de Financial Advisor .)

Reducir los riesgos

Contraseñas seguras: Esta es probablemente la medida más obvia que se debe tomar cuando los planificadores financieros instalan su software. Deben evitarse frases y nombres coherentes; más bien, un conjunto aleatorio de letras, números y caracteres especiales debe encadenarse de forma incoherente para minimizar las posibilidades de que alguien lo adivine. Asegúrese y use contraseñas para todos los dispositivos portátiles y móviles también. Y, por supuesto, no comparta información de inicio de sesión con ninguna persona que no esté explícitamente autorizada. (Para obtener más información, consulte: Asesores: evite estos errores comunes .)

Pantalla su correo electrónico: Solo abra archivos adjuntos de fuentes con las que está íntimamente familiarizado, como amigos cercanos y asociados, familiares y clientes. Incluso entonces, siempre debe examinar el elemento en busca de virus y otro malware antes de descargarlo. Y todos los correos electrónicos salientes, para cualquier persona, en cualquier lugar, por cualquier motivo, deben estar completamente encriptados. También debe purgar periódicamente los correos electrónicos eliminados y otra correspondencia que ya no se necesita, para que los piratas informáticos no puedan usarlos para acceder a los datos. (Para la lectura relacionada, vea: 10 de los virus informáticos más costosos de todos los tiempos .)

Tenga un plan: Independientemente de qué tan bien piense que sus datos están protegidos, ningún firewall es invulnerable. Usted y / o su empresa deben tener un conjunto estricto de políticas de seguridad, junto con una lista paso a paso de los procedimientos que se deben seguir en caso de incumplimiento. Todos en la oficina deben saber exactamente qué hacer y en qué orden, para maximizar el control de daños. También asegúrese de que su seguro de responsabilidad civil le proporcione la cobertura adecuada en esta área si necesita presentar un reclamo. (Para obtener más información, consulte: 3 formas en que el cibercrimen afecta los negocios ).

Realice una copia de seguridad de sus datos: Lo único peor que tener a alguien más pirateando sus datos es perderlo usted mismo. Un servicio de respaldo de datos basado en la nube puede brindarle tranquilidad en caso de que los ciber ladrones se lleven la información de sus clientes. (Para la lectura relacionada, consulte: Computación en la nube: una industria en crecimiento exponencial .)

Mantenga los dispositivos actualizados y limpios: Usar los últimos programas de software hará que sea más difícil para los piratas informáticos en tus archivos.Hay varios programas gratuitos disponibles que pueden escanear rápidamente todas sus computadoras y otros dispositivos en busca de virus, malware, troyanos y otros errores que provienen de fuentes externas. (Para obtener más información, consulte: Consejos para mantener seguros sus datos financieros en línea .)

Ubicación, ubicación, ubicación: Nunca acceda a archivos del cliente o datos de la empresa desde una ubicación pública. Cualquier persona cercana puede ser capaz de utilizar su señal y tener acceso a todo lo que está haciendo. En su lugar, es mucho más seguro acceder a Internet utilizando el punto de acceso móvil en su teléfono u otro dispositivo. (Para obtener más información, consulte: Consejos sobre la edad digital para asesores financieros .)

Enseñe a sus clientes estos consejos: Mantener sus datos seguros será mucho más fácil si sus clientes también conocen los riesgos y tomar las medidas apropiadas. Si bien no tienes mucho control sobre lo que hacen, cada uno de tus clientes que sigue tus instrucciones con respecto al cifrado, las contraseñas y los archivos adjuntos reduce el riesgo de todos. (Para obtener más información, consulte: ¿Es usted un blanco para ladrones de identidad? )

Conclusión

La era digital ha creado una nueva clase de ladrón que puede entrar en los archivos de su cliente en cualquier momento . Aunque es imposible protegerse completamente contra cualquier posible ataque, existen varios pasos que puede seguir para minimizar su riesgo y posible responsabilidad. El sentido común, las precauciones razonables, la planificación adecuada y la educación del cliente pueden reducir drásticamente las posibilidades de que usted o su empresa se conviertan en víctimas del delito cibernético. (Para obtener más información, consulte: 10 Mejores herramientas para asesores financieros .)