Es esencial tener información confiable y precisa al tomar una decisión. Los grandes líderes buscan en su personal ideas oportunas. Del mismo modo, un cliente toma decisiones basadas en la información proporcionada por su administrador de inversiones. Dado que esta información es esencial para el proceso de toma de decisiones, los clientes deben contar con datos confiables y precisos, que sean oportunos y relevantes. Si un cliente recibe información inexacta o no oportuna, sus conclusiones pueden ser incorrectas, inapropiadas e incluso dañinas. Tener la información correcta es crucial, por lo tanto, los gerentes deben dar una alta prioridad a las comunicaciones con los clientes. (Consulte más, aquí: Ética del administrador de activos: clientes y lealtades.)

Oportuno y preciso

Un plan de comunicaciones debe describir la frecuencia de la comunicación, así como el formato y las partes responsables del plan. "Desarrollar y mantener prácticas de comunicación claras, frecuentes y exhaustivas es fundamental para proporcionar servicios financieros de alta calidad a los clientes", sugiere el CFA Institute. La responsabilidad principal del gerente es actuar en nombre del cliente. Cuando los clientes reciben comunicaciones claras, a través de un plan bien diseñado y llevado a cabo, pueden tomar decisiones bien informadas. Las comunicaciones pueden variar según la empresa, pero un plan de comunicación estándar debe incluir los siguientes componentes:

1. En primer lugar, un cliente necesita comprender el enfoque del gerente para invertir. El gerente debe comunicar el proceso de inversión, lo que contribuye a la decisión de inversión y qué componentes o aportes son esenciales para el análisis. Además, el gerente debe informar al cliente sobre las limitaciones del análisis y educarlo sobre las fuentes de información que utilizan para llegar a sus conclusiones de inversión. Es importante destacar que también deben divulgar cuándo se realizan cambios en el proceso de inversión y los factores de riesgo que pueden acompañar a los cambios en el proceso. Por ejemplo, la comprensión de las características de inversión es importante para determinar la idoneidad de la inversión para el cliente y cómo encaja en la cartera total de clientes.
2. Los riesgos potenciales, particularmente en lo que se refiere a los rendimientos esperados, deben incluirse en el plan de comunicación. Estos pueden incluir el riesgo de crédito, el riesgo financiero (específicamente, el uso de apalancamiento o derivados financieros) y el riesgo general de mercado. El gerente debe discutir el impacto potencial de cualquier riesgo en la tesis de inversión. Además, cualquier cambio en las características de riesgo en la estrategia de la cartera es importante de divulgar.
3. El cliente debe ser informado del uso de un administrador externo para administrar una parte de los activos del cliente.El impacto en la diversificación de la cartera, el nivel de activos y los retornos generados deben discutirse con los clientes para que puedan comprender la combinación de cartera y cómo el gerente externo impacta e influye en la cartera total.

Se deben usar diferentes formas o modos de comunicación en el plan. Los informes escritos son un modo tradicional de comunicación, pero la información debe comunicarse a través de una variedad de medios. Las reuniones en persona, las conversaciones telefónicas y las explosiones de correos electrónicos son otros formularios que deben acompañar a los informes escritos.

Además de garantizar que el plan de comunicación sea completo y preciso, la información debe entregarse de manera oportuna. La información precisa no es buena si está desactualizada. Un plan de comunicación debe describir cuándo se debe esperar una comunicación regular. Por ejemplo, los informes escritos y verbales mensuales, trimestrales o anuales son comunicaciones regulares típicas. Los informes ad hoc, como la comunicación de un cambio en el proceso o un entorno de mercado inusual, también deben incluirse en el plan.

The Bottom Line

La relación cliente-gerente se ve reforzada por un plan de comunicación que incluye información relevante, precisa y oportuna. El cliente solo puede tomar decisiones informadas sobre la cartera para satisfacer sus necesidades y objetivos de inversión si la información que recibe es precisa y oportuna. La información precisa incluye discusiones sobre el proceso de inversión, cómo el gerente toma decisiones, cualquier cambio en el proceso y los riesgos involucrados. Esta información, sin embargo, solo es útil si se proporciona con prontitud. La información desactualizada o especulativa no ayudará al cliente a tomar decisiones, y podría ser perjudicial. El plan de comunicaciones también debe incluir los modos o la entrega para la comunicación, que debe incluir una amplia gama de medios, como informes escritos, reuniones presenciales y otras variedades ad-hoc. Si está bien formulado, el plan de comunicación actuará como un puente crucial entre el cliente y el gerente. (Lea más, aquí sobre el tema, aquí: Ética del Administrador de activos: Actuar profesional y éticamente. )