Hay más en un negocio que el mobiliario y el alquiler de oficinas. Especialmente en las etapas iniciales, los costos iniciales requieren una planificación cuidadosa y una contabilidad meticulosa. Muchas empresas nuevas descuidan este proceso, en lugar de confiar en una avalancha de clientes para mantener la operación a flote, generalmente con resultados abismales. En este artículo, veremos cómo estimar los costos iniciales y planear con anticipación para garantizar que se está posicionando para el éxito.

Planificación antes del lanzamiento

Esencial para el esfuerzo inicial es la creación de un plan de negocios: un mapa detallado del nuevo negocio que se creará. Un plan de negocios obliga a considerar los diferentes costos de inicio para el negocio. Subestimar los gastos aumentará falsamente la ganancia neta esperada, una situación que no es un buen augurio para cualquier pequeño empresario. (Ver también: Las 4 razones más comunes por las que una pequeña empresa falla.)

Los costos de inicio son los gastos incurridos durante el proceso de creación de un nuevo negocio. Todas las empresas son diferentes y pueden requerir diferentes tipos de costos de inicio. Las empresas en línea tienen diferentes necesidades que el ladrillo y mortero; las cafeterías tienen diferentes requisitos que las librerías.

Sin embargo, hay algunos costos genéricos que son comunes a todos los tipos de negocios:

1. Gastos de investigación
2. Seguros, licencias y tarifas de permisos
3. Equipos y suministros
4. Publicidad y promoción
5. Costos por préstamos
6. Gastos de empleados
7. Gastos tecnológicos

Veremos cada uno de estos gastos a su vez.

1. Gastos de investigación

Se debe realizar una investigación cuidadosa de la industria y el maquillaje del consumidor antes de comenzar un negocio. Algunos empresarios optan por contratar empresas de investigación de mercado para que les ayuden en el proceso de evaluación. Para los propietarios de empresas que optan por seguir esta ruta, las tarifas y los gastos de investigación de mercado deben considerarse en el plan comercial.

2. Seguro, licencia y tasas de permiso

En la mayoría de las áreas, se espera que las empresas se sometan a inspecciones y autorizaciones de salud y obtengan ciertas licencias y permisos comerciales. Algunas empresas pueden requerir licencias básicas, mientras que otras necesitan permisos específicos de la industria. (Para obtener más información, consulte No ser demandado: 5 consejos para proteger su pequeña empresa.)

3. Equipos y suministros

Cada tipo de negocio requiere algún tipo de equipo y suministros básicos. Antes de agregar el gasto del equipo a la lista de costos de inicio, se debe tomar una decisión: arrendar o comprar. El estado de las finanzas jugará un papel importante en esta decisión. Incluso si tiene suficiente dinero para comprar equipos, los gastos inevitables pueden hacer que el arrendamiento (con la intención de comprar en una fecha posterior) sea una opción viable. Sin embargo, es importante recordar que, independientemente de la posición de efectivo, un arrendamiento puede no ser siempre el mejor, dependiendo del tipo de equipo que se arrendará y los términos del arrendamiento.

4. Publicidad y promoción

Una nueva empresa o empresa nueva no se promociona. Sin embargo, publicitar y promocionar el negocio es mucho más que colocar anuncios. También incluye marketing: todo lo que hace una empresa para atraer clientes al negocio. Una vez más, las empresas externas a menudo se utilizan en este proceso, ya que el marketing se ha convertido en una ciencia que cualquier ventaja es beneficiosa. (Para obtener más información, lea Consejos para impulsar su negocio.)

5. Costos de endeudamiento

Iniciar cualquier tipo de negocio requiere una inyección de capital. Hay dos formas de adquirir capital para una empresa: financiación de capital y financiación de deuda. Por lo general, el financiamiento de capital implica la emisión de acciones, pero esto no se aplica a la mayoría de las pequeñas empresas, que son propietarios. Para los propietarios de pequeñas empresas, la fuente más probable de financiación es la deuda que se presenta en forma de un préstamo para pequeñas empresas. Los propietarios de negocios a menudo pueden obtener préstamos de bancos, instituciones de ahorro y la Administración de Pequeños Negocios de los Estados Unidos (SBA). Al igual que cualquier otro préstamo, los préstamos comerciales están acompañados por pagos de intereses. Estos pagos deben planificarse al iniciar un negocio, ya que el costo del incumplimiento es muy alto. (Véase también: 7 formas poco convencionales en que las empresas pueden pedir dinero prestado)

6. Gastos de empleados

Las empresas que planean contratar empleados deben planificar los salarios, salarios y beneficios (si se ofrecen). La falta de compensación adecuada a los empleados puede terminar en baja moral, amotinamiento y mala publicidad, todo lo cual puede ser desastroso para una empresa. (¿Tiene problemas para mantener a los empleados? Consulte Cómo las empresas inteligentes mantienen comprometidos a los empleados).

7. Gastos tecnológicos

Los gastos tecnológicos incluyen el costo de un sitio web, sistemas de información y software (incluido software de contabilidad y nómina) para una empresa. Algunos propietarios de pequeñas empresas eligen externalizar estas funciones a otras compañías para ahorrar dinero. (Obtenga más información en Los mejores sistemas de contabilidad en línea para pequeñas empresas.)

Efectivo a la mano

Siempre es una buena idea tener un poco de dinero aparte para gastos imprevistos o inesperados. La mayoría de las grandes empresas fracasan porque no son lo suficientemente líquidas o carecen de efectivo para hacer frente a problemas inesperados durante la temporada de negocios. (Para obtener más información, consulte Cómo mantener a su pequeña empresa a flote durante tiempos difíciles.)

Propietarios únicos y asociaciones

Es importante tener en cuenta que los costos iniciales de una empresa unipersonal diferirán de los costos iniciales de una asociación o corporación. Algunos costos adicionales en los que incurrirá una sociedad incluyen el costo legal de redactar un acuerdo de asociación y las tarifas de registro del estado. Otros costos en los que incurrirá una corporación incluyen los honorarios por la presentación de los artículos de incorporación y los estatutos y los términos de los certificados de acciones originales.

The Bottom Line

Lanzar una nueva empresa puede ser una experiencia estimulante. Sin embargo, quedar atrapado en la emoción y descuidar los detalles a menudo puede conducir al fracaso. Por encima de cualquier otra cosa, observe y consulte con otras personas que han recorrido este camino antes: nunca se sabe de dónde vendrá el mejor consejo comercial.

Para obtener más información sobre cómo iniciar su propio negocio, consulte Cómo iniciar su propia pequeña empresa.