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Los pagos anticipados, o gastos prepagos, generalmente se incluyen en los activos actuales en el balance general de una empresa, ya que representan el beneficio económico futuro que obtendrá una empresa, y los gastos prepagos son parte de los cálculos del capital de trabajo. Los gastos prepagos representan prepagos por servicios que los proveedores proporcionarán en el futuro, generalmente dentro de un año. Por lo general, las compañías pagan por adelantado varios gastos, como alquiler, seguros y suministros que utilizarán en producción o para fines administrativos. Dado que los gastos prepagos se consideran activos corrientes, son una parte integral del capital de trabajo de una empresa.

Contabilidad de prepago

Una empresa reconoce un gasto prepago cuando realiza pagos en efectivo por productos que aún no ha recibido de sus proveedores. Los gastos prepagos típicos incluyen suscripciones mensuales a revistas, alquileres, prepagos de impuestos y gastos legales.

Considere una compañía que envía un pago de alquiler mensual de $ 1, 500 a una compañía de administración de propiedades con un mes de anticipación. Debido a que el propietario todavía tiene que proporcionar servicios de alquiler a la compañía durante el próximo mes, la compañía registra este pago en efectivo como un débito en una cuenta de gastos prepaga y un crédito en una cuenta de efectivo y equivalentes de efectivo. Una vez que la compañía atraviesa un mes por el que prepagó el alquiler, los contadores de la compañía registran un crédito de $ 1, 500 en la cuenta de gastos prepagos y una entrada de débito de $ 1, 500 en la cuenta de gastos de alquiler.

Capital de trabajo y pagos anticipados

Debido a que la mayoría de los prepagos se registran para los servicios que se consumirán en unos pocos meses, los gastos prepagos representan activos corrientes y serían parte del capital de trabajo. Sin embargo, una compañía a veces puede prepagar productos que no espera recibir dentro de un año, como una suscripción de dos años a un servicio de revistas en línea. En este caso, una parte de los gastos prepagos pagados por los servicios que se proporcionarán más allá de un año se considera un activo no corriente y no formará parte del capital de trabajo, que es de corto plazo.