Si trabaja como un profesional independiente o un contratista independiente, la mayoría de sus clientes deben solicitarle que complete el formulario W-9 del IRS y una Solicitud de número y certificación de identificación del contribuyente. Este formulario ayuda a las empresas a obtener información clave de sus proveedores para preparar declaraciones de información para el IRS. Las empresas deben presentar declaraciones de información utilizando el formulario 1099-MISC siempre que paguen a un profesional independiente o un contratista independiente un total de $ 600 o más durante el año (consulte El propósito de los formularios 1099).

Sus clientes utilizarán la información en su W-9 para poner su nombre, nombre comercial, dirección y número de identificación del contribuyente (TIN) en el 1099-MISC que presentan sobre usted. Enviarán una copia de 1099-MISC al IRS y otra copia a fines de enero, una vez finalizado el año fiscal.

Otras circunstancias por las que se le puede pedir que complete un formulario W-9 incluyen:

• Ciertas transacciones inmobiliarias
• Intereses hipotecarios pagados
• Adquisición o abandono de propiedad garantizada
• Cancelación de deuda > Contribuciones a un acuerdo de jubilación individual (IRA)

Para obtener más información sobre sus usos, y cuando debe preguntar si debe firmar uno, lea El propósito del formulario W-9.

Instrucciones paso a paso

El formulario W-9 es uno de los formularios IRS más fáciles de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Lo guiaremos a través de la forma correcta para completarlo.

Paso 1:

Ingrese su nombre como se muestra en su declaración de impuestos. Fácil, ¿verdad?

Paso 2:

Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de "entidad desatendida", si es diferente al anterior. Por ejemplo, puede ser un propietario único, pero para fines de comercialización, no utiliza su nombre personal como nombre comercial; en su lugar, estás "haciendo negocios" como otro nombre. Deberías ingresar ese nombre aquí. En cuanto a la parte de entidad desatendida, si no sabes de qué se trata, probablemente no seas uno. El tipo más común de entidad desatendida es una compañía de responsabilidad limitada de un solo miembro, y las empresas de propiedad individual y las corporaciones S nunca se clasifican como entidades no tomadas en cuenta. Paso 3:

¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación de impuestos federales: propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u "otro"? Marque la casilla apropiada. Si no está seguro, probablemente sea un propietario único, porque habría tenido que presentar una gran cantidad de documentos para convertirse en una de las otras entidades. Paso 4:

Exenciones. Lo más probable es que va a dejar estos cuadros en blanco. Aquí hay un par de excepciones: 1. Los beneficiarios que están exentos de retención de respaldo, como las empresas (en la mayoría de los casos), podrían necesitar ingresar un código en el cuadro "Código de beneficiario exento". Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran a los beneficiarios exentos y sus códigos, y para qué tipos de pagos deben usarse estos códigos.Las empresas que completan un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, ingresarían el código "5. "

2. Los beneficiarios que están exentos de informar bajo la Ley de Cumplimiento Tributario de la Cuenta Extranjera (FATCA) podrían necesitar ingresar un código en la casilla "Exención del código de informe FATCA". Ninguno de estos cuadros se aplicará al contratista independiente típico o profesional independiente.

Paso 5:

Proporcione su dirección, ciudad, estado y código postal. ¿Qué sucede si la dirección de su casa es diferente de la dirección de su empresa? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Use la dirección que usará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario único que alquila oficinas, pero presenta su declaración de impuestos usando su domicilio, ingrese la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su formulario 1040. . Paso 6:

En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a quién le proporcionó su número de identificación fiscal. Paso 7:

El IRS llama a esta sección Parte I, lo que debe hacer que se pregunte cuáles fueron todos los pasos que acaba de completar. Aquí debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su número de Seguridad Social (SSN) individual si es propietario único o el número de identificación de su empleador (EIN) si es otro tipo de negocio. Ahora, algunas empresas individuales también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen sus SSN en el formulario W-9. Una vez más, al hacerlo, será más fácil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que archivará en su SSN. ¿Qué pasa si su negocio es nuevo y no tiene un EIN? Aún puede completar el formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir "solicitado" en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo más rápido posible, porque hasta que lo haga, estará sujeto a retención de respaldo. Para solicitar un EIN en línea, visite el sitio del IRS aquí. Consulte las instrucciones para el Paso 8, Parte II a continuación para obtener más información sobre la retención de respaldo.

Paso 8:

En la Parte II, debes jurar que no eres un mentiroso mentiroso que miente antes de que puedas firmar el formulario W-9. Intencionalmente mentir en un formulario de impuestos podría significar que tendrá que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, aquí están las declaraciones que debe certificar son verdaderas, bajo pena de perjurio: 1. El número que figura en este formulario es mi número correcto de identificación del contribuyente (o estoy esperando que se me envíe un número).

Si estaba pensando en usar un número de identificación fiscal "prestado", robado o inventado, tal vez lo piense dos veces antes de mentir bajo juramento.

2. No estoy sujeto a retenciones de respaldo porque: (a) estoy exento de retención de respaldo, o (b) el Servicio de Rentas Internas (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a retención de respaldo como resultado de una falla en informar todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a retención de respaldo.

La mayoría de los contribuyentes están exentos de retención de respaldo. Si no tiene idea de lo que el IRS está hablando aquí, probablemente esté exento. Si no está exento, el IRS le habrá notificado, y la compañía que le paga debe saberlo porque se requiere retener el impuesto a la renta de su sueldo a una tasa fija del 28% y enviarlo al IRS. (Por cierto, ahora conoce otra buena razón para no hacer trampa en su declaración de impuestos: es posible que tenga que decírselo a un futuro cliente, y eso podría hacer que la empresa lo piense dos veces). El ítem (c) básicamente dice que si usted fuera una vez que están sujetos a una retención de respaldo pero ya no lo están, nadie tiene que saberlo. Es básicamente lo mismo que el elemento (a). Haga clic aquí para leer los detalles del IRS sobre retención de respaldo.

3. Soy ciudadano de los Estados Unidos u otra persona de los Estados Unidos.

Si eres un extranjero residente, estás limpio. El IRS también considera que lo siguiente es una "U. S. persona ": una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; un estado doméstico; y una confianza doméstica. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; Lea sobre ellos en las instrucciones para formar W-9. Si no es ciudadano de los EE. UU., Puede necesitar completar el formulario W-8 o el formulario 8233.

4. Los códigos FATCA ingresados ​​en este formulario (si los hay) que indican que estoy exento de los informes de FATCA son correctos.

Probablemente no tenga que preocuparse por esto, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras.

Unas cuantas cosas más antes de firmar

El formulario le indica que tache el artículo 2 anterior si el IRS le notificó que actualmente está sujeto a una retención de respaldo porque no ha informado todos los intereses y dividendos de su declaración de impuestos

Puede tachar el artículo 2 si está completando un formulario W-9 relacionado con una transacción inmobiliaria. El elemento 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a una retención de respaldo.

Ahora, si lee cuidadosamente la letra pequeña de las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayoría de la gente no está obligada a firmar este formulario. Por lo general, solo se requiere que lo firme si el IRS le notificó que proporcionó un TIN incorrecto. Dejando a un lado los conocimientos técnicos, sin embargo, la persona que le pidió que complete el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o no válido si no lo ha firmado, y le deseo suerte al tratar de convencerlos de lo contrario.

Devolución del formulario

Devuelva su formulario W-9 completo a la empresa que le solicitó que lo complete. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electrónico, debe encriptar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje.

The Bottom Line

Brindar información precisa sobre su W-9 le ayudará a garantizar que los pagos que reciba u otras transacciones que requieran este formulario sean informados adecuadamente al IRS.Si no está seguro de algunos elementos, como la clasificación adecuada de su negocio, consulte con su contador u otro asesor financiero.