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La planificación de recursos humanos usa pronósticos sobre la demanda de productos y servicios y conocimientos sobre las fluctuaciones laborales internas para medir el suministro adecuado de mano de obra para las operaciones de una empresa. Ser capaz de aproximar correctamente la disponibilidad de mano de obra y las necesidades es crucial. El exceso o la escasez de mano de obra pueden realizarse si la fuerza de trabajo no coincide con la infraestructura y las necesidades actuales.

La mayoría de los departamentos de recursos humanos dependen de indicadores externos para medir la demanda de mano de obra, ya que la causa última de la demanda proviene de las preferencias del consumidor. Cuando los consumidores demandan más de un producto o servicio, las empresas tienen un incentivo para aumentar su producción para maximizar las ganancias. Esto puede llevar a contratar más empleados e innovar para realizar economías de escala.

La oferta de trabajo, por otro lado, proviene tanto de movimientos internos como de factores externos. Las matrices de transición se pueden usar para detectar los movimientos de los empleados a lo largo del tiempo. Las empresas deben realizar un seguimiento del volumen de negocios, no solo cuando sucede, sino cuando puede suceder.

El suministro efectivo de mano de obra no solo depende de tener cuerpos sanos. También requiere tener las habilidades necesarias para crear y entregar los productos y servicios de la empresa a los clientes. Cuando las habilidades no están disponibles internamente, deben buscarse externamente. Aquí, las opciones están limitadas por el costo relativo de adquirir nuevas habilidades. Cuando la mano de obra nueva es costosa y los trabajadores calificados tienen una gran demanda, las empresas pueden considerar alternativas a la contratación. El costo marginal de contratar y capacitar a un empleado debe compensarse con el producto de ingreso marginal agregado.

La planificación de recursos humanos implica estrategias para abordar los desequilibrios en la oferta y la demanda de mano de obra. A la vista de las necesidades laborales adicionales, las empresas pueden alentar el trabajo de horas extraordinarias, contratar empleados temporales, subcontratar, participar en nuevos programas de reciclaje o encontrar otras formas de mejorar la productividad. Para reducir el exceso de mano de obra esperado, una empresa podría reducir el tamaño, implementar un congelamiento de la contratación, reducir el pago u horas o aumentar la producción.