Un sistema de información contable (AIS) es una estructura que usa una empresa para recopilar, almacenar, gestionar, procesar, recuperar e informar sus datos financieros, de modo que pueda ser utilizada por contadores, consultores, empresas. analistas, gerentes, directores financieros (CFO), auditores y agencias reguladoras y tributarias. En particular, los contadores especialmente capacitados trabajan con AIS para garantizar el más alto nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una compañía y para hacer que los datos financieros estén fácilmente disponibles para aquellos que legítimamente necesitan acceder a ellos, manteniendo los datos intactos y seguros. Este artículo describirá los componentes principales de un AIS y algunas de sus aplicaciones de la vida real.

TUTORIAL: Estados financieros

Componentes de un sistema de información contable
Los sistemas de información contable generalmente constan de seis partes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, tecnología de la información infraestructura y controles internos. Veamos cada componente en detalle.

Personas
Las personas en un AIS son simplemente los usuarios del sistema. Los profesionales que pueden necesitar utilizar el SIA de una organización incluyen contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros y auditores. (Obtenga más información en ¿Qué hace un director financiero? )

Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos. Por ejemplo, la gerencia puede establecer objetivos de ventas para los cuales el personal puede ordenar la cantidad apropiada de inventario. El pedido de inventario notifica al departamento de contabilidad de un nuevo pago. Cuando se realizan las ventas, los vendedores pueden ingresar los pedidos de los clientes, la contabilidad puede facturar a los clientes, el almacén puede armar el pedido, el departamento de envío puede enviarlo y el departamento de contabilidad recibe una notificación de un nuevo crédito. El departamento de servicio al cliente puede rastrear los envíos de los clientes y el sistema puede crear informes de ventas para la administración. Los gerentes también pueden ver los costos de inventario, costos de envío, costos de fabricación, etc.

Con un AIS bien diseñado, todos dentro de una organización que está autorizado para hacerlo pueden acceder al mismo sistema y obtener la misma información. Un AIS también simplifica la obtención de información a personas ajenas a la organización cuando es necesario. Por ejemplo, los consultores pueden usar la información en un AIS para analizar la efectividad de la estructura de precios de la empresa al analizar los datos de costos, los datos de ventas y los ingresos. Además, los auditores pueden usar los datos para evaluar los controles internos, la situación financiera y el cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) de una compañía. (Obtenga más información sobre las reglamentaciones contables; consulte Historial financiero: el surgimiento de la contabilidad moderna .)

El AIS debe diseñarse para satisfacer las necesidades de las personas que lo utilizarán.El sistema también debería ser fácil de usar y debería mejorar, no obstaculizar, la eficiencia.

Procedimiento e instrucciones
El procedimiento y las instrucciones de un AIS son los métodos que utiliza para recopilar, almacenar, recuperar y procesar datos. Estos métodos serán manuales y automáticos, y los datos pueden provenir tanto de fuentes internas (por ejemplo, empleados) como de fuentes externas (por ejemplo, pedidos en línea de los clientes). Los procedimientos e instrucciones se codificarán en el software AIS; también deben ser "codificados" en empleados a través de documentación y capacitación. Los procedimientos e instrucciones se deben seguir consistentemente para que sean efectivos.

Para almacenar información, un AIS debe tener una estructura de base de datos, como el lenguaje de consulta estructurada (SQL), un lenguaje de computadora comúnmente utilizado para las bases de datos. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y diferentes tipos de entrada de datos, así como también diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios y diferentes tipos de información. (¿Le resulta interesante un trabajo como detective financiero? Obtenga más información en Descubriendo una carrera en contabilidad forense .)

Datos
Los datos contenidos en un AIS son toda la información financiera pertinente para las prácticas comerciales de la organización. Cualquier información comercial que afecte las finanzas de la compañía debe incluirse en un AIS. Los datos incluidos en un AIS dependerán de la naturaleza del negocio, pero pueden consistir en lo siguiente:

• pedidos de cliente
• estados de cuenta del cliente
• informes de análisis de ventas
• solicitudes de compra
• facturas del proveedor
• registros de verificación
• libro mayor
• datos de inventario
• información de nómina
• indicación del tiempo
• información fiscal

Estos datos pueden usarse para preparar estados contables e informes tales como antigüedad de cuentas por cobrar, planes de depreciación / amortización, balance de prueba, ganancias y pérdidas, y más. Tener todos estos datos en un solo lugar, en el AIS, facilita las actividades de mantenimiento de registros, informes, análisis, auditoría y toma de decisiones de una empresa. Para que los datos sean útiles, debe ser completo, correcto y relevante.

Por otro lado, los ejemplos de datos que no entrarían en un AIS incluyen memos, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la compañía, pero si se excluyen las notas al pie estándar, en realidad no forman parte de la contabilidad financiera de la compañía.

Software
El componente de software de un AIS son los programas informáticos utilizados para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que existieran las computadoras, los AIS eran sistemas manuales en papel, pero hoy en día, la mayoría de las empresas usan software de computadora como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden usar Quickbooks de Intuit, Contabilidad de Sage Peachtree o Contabilidad de pequeñas empresas de Microsoft, pero hay muchas otras. Las pequeñas y medianas empresas pueden usar Business One de SAP. Las medianas y grandes empresas podrían usar Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 o MAS 200 de Sage Group, Peoplesoft de Oracle o Epicor Financial Management.

La calidad, la fiabilidad y la seguridad son componentes clave del eficaz software AIS. Los gerentes confían en la información que genera para tomar decisiones para la empresa, y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas.

Los programas de software AIS se pueden personalizar para satisfacer las necesidades únicas de diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no cumple con las necesidades de una compañía, el software también puede desarrollarse internamente con la contribución sustancial de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa de terceros específicamente para la organización. El sistema podría incluso subcontratarse a una empresa especializada.

Para las empresas que cotizan en bolsa, independientemente del programa de software y las opciones de personalización que elija la empresa, las reglamentaciones de la ley Sarbanes-Oxley determinarán en cierta medida la estructura del AIS. Esto se debe a que las regulaciones de SOX establecen controles internos y procedimientos de auditoría que las empresas públicas deben cumplir.

Infraestructura de tecnología de la información
La infraestructura de tecnología de la información es simplemente un nombre elegante para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos elementos de hardware son cosas que una empresa debería tener de todos modos: incluyen computadoras personales, servidores, impresoras, protectores contra sobretensiones, enrutadores, medios de almacenamiento y posiblemente una fuente de alimentación de respaldo. Además del costo, los factores a considerar en la selección del hardware incluyen la velocidad, capacidad de almacenamiento y si se puede ampliar y actualizar. (¿Está pensando en convertirse en contador? Lea, Comprar una certificación de contabilidad .)

Quizás lo más importante es que el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Idealmente, no sería solo compatible, sino óptimo, un sistema torpe sería mucho menos útil que uno rápido. Una forma en que las empresas pueden cumplir fácilmente los requisitos de compatibilidad de hardware y software es mediante la compra de un sistema llave en mano que incluye tanto el hardware como el software que la empresa necesita. Comprar un sistema "llave en mano" significa, teóricamente, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS.

Un buen AIS también debe incluir un plan para mantener, dar servicio, reemplazar y actualizar los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación de hardware dañado y obsoleto para que los datos confidenciales se destruyan por completo.

Controles internos
Los controles internos de un AIS son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos confidenciales. Pueden ser tan simples como contraseñas o tan complejas como la identificación biométrica. Un AIS debe tener controles internos para proteger contra el acceso no autorizado a la computadora y para limitar el acceso a usuarios autorizados que incluye algunos usuarios dentro de la empresa. También debe evitar el acceso no autorizado a archivos por parte de personas a las que solo se les permite acceder a determinadas partes del sistema. (Para más información sobre seguridad personal, consulte Cómo proteger sus documentos financieros del desastre .)

Un AIS contiene información confidencial que pertenece no solo a la empresa, sino también a sus empleados y clientes.Esta información puede incluir números de seguro social, información salarial, números de tarjetas de crédito, etc. Todos los datos en un SIA deben estar encriptados, y el acceso al sistema debe registrarse y vigilarse. La actividad del sistema también debe ser rastreable.

Un AIS también necesita controles internos que lo protejan contra virus informáticos, hackers y otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. Además, debe estar protegido contra desastres naturales y sobrevoltajes que pueden causar la pérdida de datos. (Aprenda cómo puede obtener un trabajo en este campo, lea Guía de carreras en sistemas de información contable .)

AIS en la vida real
Hemos visto cómo un AIS bien diseñado permite una empresa que funciona sin problemas día tras día u obstaculiza su funcionamiento si el sistema está mal diseñado. Un tercer uso para un AIS es que cuando una empresa está en problemas, los datos en su AIS se pueden utilizar para descubrir la historia de lo que salió mal. Los casos de WorldCom y Lehman Brothers proporcionan dos ejemplos.

En 2002, los auditores internos de WorldCom Eugene Morse y Cynthia Cooper utilizaron el AIS de la compañía para descubrir $ 4 mil millones en asignaciones de gastos fraudulentos y otras entradas contables. Su investigación llevó a la terminación del CFO Scott Sullivan, así como a la nueva legislación. (Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley, que regula los controles y procedimientos financieros internos de las empresas. (¿Le parece interesante un trabajo como detective financiero? Obtenga más información en Descubriendo una carrera en contabilidad forense .)

Al investigar las causas del colapso de Lehman, una revisión de su AIS y otros sistemas de datos fue un componente clave, junto con la recopilación y revisión de documentos y las entrevistas de testigos. La búsqueda de las causas de la falla de la empresa "requirió una investigación exhaustiva y revisión de los sistemas operativos, comerciales, de valoración, financieros, contables y de otro tipo de Lehman, "de acuerdo con el informe de 2, 200 páginas y nueve volúmenes del examinador.

Los sistemas de Lehman proporcionan un ejemplo de cómo un AIS no debe sea estructurado. El informe del examinador Anton R. Valukas dice: "En el momento de su presentación ante quiebra, Lehman mantuvo un mosaico de más de 2, 600 sistemas de software y aplicaciones … Muchos de los sistemas de Lehman eran arcanos, obsoletos o no estándar. "

Th El examinador decidió enfocar sus esfuerzos en los 96 sistemas que parecían más relevantes, y el examen requirió capacitación, estudio y prueba y error solo para aprender a usar los sistemas. (También consulte Estudio de caso: El colapso de Lehman Brothers y Una mirada interna a los auditores internos .)

El informe de Valukas también señaló, "los sistemas de Lehman eran altamente interdependientes, pero sus relaciones eran difíciles de descifrar y no estaban bien documentadas. Fue un esfuerzo extraordinario desenredar estos sistemas para obtener la información necesaria ".

Conclusión
Los seis componentes de un AIS trabajan juntos para ayudar a los empleados clave a recolectar, almacenar, administrar, procesar, recuperar e informar sus datos financieros. Tener un sistema de información contable bien desarrollado y mantenido que sea eficiente y preciso es un componente indispensable de un negocio exitoso.