Acaba de comprar o abrir una pequeña empresa y conoce su oficio, pero en lo que respecta a la contabilidad y, más específicamente, al presupuesto, su conjunto de habilidades es deficiente. Está bien, la buena noticia es que es posible obtener un presupuesto, o al menos una buena estimación de lo que se necesitará en términos de dólares y centavos. Siga leyendo para obtener seis consejos simples que lo ayudarán a armar un presupuesto de primera clase para pequeñas empresas.

Por qué es importante el presupuesto

Es importante estimar y comparar los gastos con los ingresos (reales o anticipados) porque ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a determinar si tienen suficiente dinero para financiar operaciones, expandir el negocio y generar ingresos para ellos mismos. Sin un presupuesto o un plan, una empresa corre el riesgo de gastar más dinero de lo que absorbe, o al contrario, no gastar suficiente dinero para hacer crecer el negocio y competir.

Técnicas presupuestarias

Todo propietario de una empresa tiende a tener un proceso, una situación o una forma de presupuestación ligeramente diferente. Sin embargo, hay algunos parámetros que se encuentran en casi todos los presupuestos que puede emplear. Por ejemplo, muchos dueños de negocios deben hacer pagos de renta o hipoteca. También tienen facturas de servicios públicos, gastos de nómina, costo de los bienes vendidos (materias primas), pagos de intereses e impuestos. El punto es que cada propietario de una empresa debe considerar estos artículos y cualquier otro costo específicamente asociado con el negocio al establecer una tienda o hacerse cargo de una empresa existente.

Qué hacer con los ingresos

Con un negocio que ya está en funcionamiento, puede hacer suposiciones sobre los ingresos futuros en función de las tendencias recientes en el negocio. Si la empresa es una empresa emergente, tendrá que hacer suposiciones en función de su área geográfica, horas de operación e investigando otras empresas locales. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden tener una idea de qué esperar al visitar otras empresas que están a la venta y hacer preguntas sobre los ingresos semanales y los patrones de tráfico.

Después de haber investigado esta información, entonces debe hacer coincidir los ingresos del negocio con los gastos. El objetivo es averiguar cómo se vería un gasto promedio semanal para gastos generales, servicios públicos, mano de obra, materias primas, etc. Según esta información, podrá estimar o pronosticar si tendrá suficiente dinero extra para expandir el negocio, o para guardar algo de dinero en ahorros. Por otro lado, los propietarios pueden darse cuenta de que para tener tres empleados en lugar de dos, la empresa tendrá que generar más ingresos cada semana.

Planificando el presupuesto

Consejo No. 1: Revisa los estándares de la industria

No todas las empresas son iguales, pero hay similitudes. Por lo tanto, haga algunos deberes y examine la biblioteca local para obtener información sobre la industria, hable con los propietarios de negocios locales y consulte el sitio web del IRS para tener una idea de qué porcentaje de los ingresos que se destinarán probablemente hacia agrupaciones de costos.

Las pequeñas empresas pueden ser extremadamente volátiles ya que son más susceptibles a las desaceleraciones de la industria que los competidores más grandes y diversificados, por lo que solo necesita buscar un promedio aquí, no detalles.

Consejo n.º 2: cree una hoja de cálculo

Antes de comprar o abrir un negocio, construya una hoja de cálculo para estimar qué monto total en dólares y qué porcentaje de sus ingresos deberá destinarse a materias primas y otros costos. Es una buena idea ponerse en contacto con cualquier proveedor con el que tenga que trabajar antes de continuar. Haga lo mismo con el alquiler, los impuestos, los seguros, etc.

Consejo n.º 3: tenga en cuenta algunos aspectos negativos

Recuerde que, aunque puede estimar que el negocio generará una cierta tasa de crecimiento de los ingresos en el futuro o que ciertos gastos serán fijos o pueden ser controlados, estos son estimados y no son inamovibles. Debido a esto, es aconsejable tener en cuenta un poco de holgura y asegurarse de tener suficiente dinero acumulado o entrar antes de expandir el negocio o contratar nuevos empleados.

Consejo n.º 4: reducir costos

Si los tiempos son ajustados y se debe encontrar dinero en alguna parte para pagar una factura crucial, publicitar o aprovechar una oportunidad, considere la reducción de costos. Específicamente, eche un vistazo a los elementos que se pueden controlar en gran medida. Otro consejo es esperar para realizar compras hasta el inicio de un nuevo ciclo de facturación o para aprovechar al máximo las condiciones de pago ofrecidas por los proveedores y cualquier acreedor. Algunas maniobras reflexivas aquí podrían proporcionarle al dueño del negocio la respiración y la sala de expansión que tanto necesitaban.

Consejo n.º 5: revise el negocio periódicamente

Mientras muchas empresas redactan un presupuesto anual, los propietarios de pequeñas empresas deberían hacerlo con mayor frecuencia. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas se encuentran planificando tan solo uno o dos meses más adelante porque los negocios pueden ser bastante volátiles y los gastos inesperados pueden desviar supuestos de ingresos.

Consejo n.º 6: Compare precios de servicios / proveedores

No dude en buscar nuevos proveedores o ahorrar dinero en otros servicios que se realicen para su negocio. Esto puede y debe hacerse en diversas etapas, incluso al comprar o poner en marcha una empresa, al establecer presupuestos anuales o mensuales y durante las revisiones comerciales periódicas.

The Bottom Line

La presupuestación es un proceso fácil pero esencial que los propietarios de negocios usan para pronosticar (y luego unir) los ingresos actuales y futuros a los gastos. El objetivo es asegurarse de que haya suficiente dinero disponible para mantener el negocio en funcionamiento, hacer crecer el negocio, competir y garantizar un sólido fondo de emergencia.