La planificación de recursos empresariales se ha convertido en una palabra de moda para describir una clase de soluciones de software que ayudan a una empresa a extraer todas sus bases de datos en una sola plataforma. Esto brinda a la administración información en tiempo real sobre todo, desde los niveles de inventario hasta las ventas, los defectos y las devoluciones del producto. En este artículo analizaremos con más detalle los sistemas de planificación de recursos empresariales y lo que se requiere para ponerlo en marcha.

Los beneficios

Un sistema de planificación de recursos empresariales adecuadamente utilizado tiene una serie de beneficios. La solución de software única para reemplazar los antiguos sistemas heredados y automatizar gran parte del trabajo de mantenimiento de bases de datos y otras funciones como facturación, facturación, etc. Un ERP también puede aumentar la capacidad de una compañía para cumplir con el cumplimiento, el control de calidad y los informes regulatorios, ya que los datos en tiempo real permiten auditorías actualizadas en cualquier momento. Dicho esto, estos beneficios pueden provenir simplemente de obtener mejores soluciones de software para funciones específicas como la facturación. El beneficio real de un sistema ERP viene en forma de análisis de negocios.

Tener todo el negocio, desde el desarrollo del producto hasta la producción, las ventas y la atención al cliente, todos comparten la misma plataforma y la base de datos crea una gran cantidad de análisis de negocios. Estos datos pueden usarse para impulsar ofertas de productos y servicios, comparar el rendimiento dentro de las divisiones y entre divisiones en cualquier momento y crear mejores pronósticos en general. Una previsión más precisa permite agilizar las adquisiciones y el inventario, y permite un enfoque holístico del ciclo de producción llevando las ventas al sistema para garantizar que todas las órdenes se llenen lo más rápido posible y la producción responda a diferentes demandas de demanda por mercado, por temporada, y así sucesivamente. La gran advertencia sobre todo este discurso de "el futuro es ahora" es que depende en gran medida del sistema que utilizan todos los niveles de una organización.

Los retos

El primer desafío al que se enfrentan la mayoría de las empresas es el costo de comprar y luego implementar un sistema de planificación de recursos empresariales. Algunos ERP tienen licencia e incluso los que tienen un precio inicial tienen módulos diferentes (módulo financiero, módulo de relaciones con el cliente, módulo de administración de registros, etc.) que pueden aumentar rápidamente el precio para obtener la solución completa. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de las bases de datos fusionadas y del software que se sustituya, el costo de un equipo de TI externo para manejar el despliegue puede exceder el costo inicial de la compra.

El otro gran desafío es el impacto que tiene un ERP en la cultura organizacional. La adopción en sí misma puede ser onerosa ya que las personas acostumbradas a dejar caer archivos en carpetas compartidas ahora tienen que aprender reglas de taxonomía y pautas de metaetiquetado.Las ventajas de ese trabajo adicional solo son evidentes después de una gran cantidad de entrada de datos en archivos antiguos. Los empleados también tienden a ponerse un poco nerviosos ante la idea de que los gerentes ahora puedan monitorear todos los aspectos de una empresa, ya que a menudo se sienten bajo vigilancia o son responsables de los indicadores de rendimiento que en realidad no pueden controlar. La comodidad de los empleados que trabajan con el sistema es crítica, ya que los conocimientos analíticos son tan buenos como los datos.

Una historia de dos enfoques

Hay dos enfoques básicos utilizados para poner en línea un sistema de planificación de recursos empresariales. Ambos comparten un período de preparación bastante largo durante el cual se analizan y clasifican todas las bases de datos actuales y se selecciona la solución ERP. Durante este período, los empleados que usan el sistema deben participar y ser capaces de proporcionar información sobre cómo hacen actualmente las cosas y cómo ese enfoque puede adaptarse para el nuevo sistema.

El primer enfoque es la fase. La transición a un ERP consiste en llevar cada línea comercial al sistema, una a la vez, y utilizar las mejores prácticas aprendidas en cada fase para mejorar la siguiente fase. La ventaja es que puedes aprender mientras cometes errores no críticos. La desventaja es que su organización está en constante fluctuación con diferentes departamentos que ejecutan diferentes sistemas y / o sistemas paralelos …

El otro enfoque es ejecutar el ERP y los sistemas actuales en paralelo durante un período determinado antes de voltearse. fecha en que el ERP se convertirá en el único sistema. Esto brinda a todos una experiencia de "todo incluido" durante el cual depurar y personalizar, y luego los compromete en el futuro. La gran desventaja es que efectivamente duplica la carga de trabajo para todo el negocio durante un corto período de tiempo y puede interferir con el rendimiento en el corto plazo.

Elegir entre estos enfoques se reduce a las necesidades de la compañía implementando la solución. Si lo necesita rápido y está dispuesto a tener dolor a corto plazo, entonces el cambio de posición funcionará. Si desea facilitar su negocio y empleados y está dispuesto a gastar el tiempo y el dinero, entonces la fase puede ser un mejor enfoque.

The Bottom Line

Un sistema de planificación de recursos empresariales es una solución escalable, lo que significa que crece con la organización. Una empresa necesita tener un tamaño determinado con ubicaciones múltiples o operaciones fuera del sitio para coordinar solo para justificar los costos de una implementación de ERP. Las pequeñas y medianas empresas no accederán a todas las funciones de un sistema ERP y, a menos que haya una necesidad imperiosa de que se llene una solución todo en uno, es mejor que encuentren soluciones de software de función para cada función comercial que pueda exportar información a una base de datos central.

Sin embargo, para las empresas más grandes, la riqueza del análisis empresarial y la generación de informes en tiempo real puede valer mucho más que el costo y el dolor de pasar a un sistema ERP. Si el despliegue se maneja bien y la aceptación de los empleados es alta, un sistema ERP puede aprovechar los datos necesarios para un control de calidad total y otros estilos de gestión basados ​​en la eficiencia.Un sistema ERP no transformará la gestión deficiente en una buena gestión, pero el análisis empresarial en tiempo real puede ayudar a mejorar aún más la buena gestión.