Enterprise Resource Planning (ERP) es una metodología orientada a procesos que integra los sistemas utilizados en diferentes departamentos de una empresa, lo que permite un flujo de información fácil y uniforme bajo controles definidos, ayudados por el uso de aplicaciones de software y las mejores prácticas definidas.

Este artículo describe las herramientas utilizadas en ERP y sus características para las diversas funciones que atienden. Para comprender mejor las herramientas, comencemos con los requisitos funcionales.

¿Qué se necesita de un sistema ERP?

Cualquier sistema ERP básicamente necesita cumplir con los siguientes requisitos funcionales.

• Debe ser un sistema unificado, con aplicaciones e interfaces fáciles de usar, que funcione sin problemas en varios departamentos con el acceso controlado necesario
• Una base de datos común (o bases de datos múltiples pero compartidas) accesibles a través de diferentes aplicaciones > Buscar e informar de utilidades para generar informes basados ​​en varios parámetros (como "todos los pedidos no enviados a partir de ayer en la categoría 'juguetes'")
• Escalabilidad, personalización y fácil integración de módulos ad hoc, según sea necesario

Las herramientas que cumplen los requisitos de ERP

: Para cumplir con los requisitos funcionales mencionados anteriormente, las siguientes herramientas y aplicaciones se integran obligatoriamente en el sistema ERP.

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Herramientas de administración de bases de datos / almacenamiento de datos / administración de información : El almacenamiento de datos y la administración de información con flujo de trabajo establecido en diferentes departamentos y funciones son la columna vertebral de cualquier sistema ERP. Múltiples soluciones y herramientas están disponibles para el almacenamiento de datos, que incluyen bases de datos relacionales de empresas como Oracle, Sybase, DB2 y ofertas gratuitas de código abierto como Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Otras herramientas de administración de información pueden incluir sistemas de gestión de contenido (CMS) y aplicaciones de repositorio.

Según la industria y las funciones requeridas, se debe seleccionar una adecuada. Un fabricante puede encontrar una base de datos transaccional como Oracle o MySQL para ser más relevante a medida que los datos basados ​​en transacciones se mueven a través de diferentes estados (desde la fabricación hasta el inventario, desde la captura de pedidos hasta el estado de suministro). Por otro lado, una compañía de redacción de contenido en línea puede encontrar un sistema de repositorio CMS con control de versiones que se ajuste mejor a sus necesidades.

La base de datos o repositorio puede ser un único centralizado o múltiple con flujo de datos automático de una base de datos a otra. El flujo de trabajo definido garantiza un movimiento de datos sin interrupciones. Las bases de datos se pueden alojar de forma local o remota, o incluso en la nube.

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Aplicaciones e interfaces con control de permisos adecuado : El almacenamiento y la administración de datos requieren acceso de solo lectura o de edición para procesar los datos.Una vez que los artículos se fabrican, deben marcarse como inventario listo. El departamento de gestión de existencias lo actualiza como listo para la venta. Después de una compra, el artículo debe actualizarse para venderse y así sucesivamente. Para lograr esto, las aplicaciones y las interfaces fáciles de usar son una parte integral de cualquier sistema ERP que también tenga controles y permisos definidos. Delantero. gramo. Una vez que un artículo se marca como vendido, solo los operadores del departamento de logística deben poder actualizarlo más, mientras que los del departamento de fabricación o inventario deben obtener acceso a la vista únicamente.

Del mismo modo, para una herramienta de ERP de redacción de contenido, una vez que un escritor envía el contenido al editor para su revisión, solo el editor debe poder modificarlo, para evitar cualquier duplicación y conflictos de contenido.

Para habilitar dichos controles, aplicaciones e interfaces basados ​​en permisos, cualquier solución ERP que pueda estar basada en navegador, instalaciones de escritorio o tabletas / aplicaciones móviles. Un equipo de fabricación en una ubicación estacionaria preferirá una interfaz de escritorio, mientras que un equipo de ventas en constante movimiento se beneficiará de una interfaz basada en navegador o aplicación móvil.

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Herramienta de gestión de flujo de trabajo : Un sistema ERP se compone de múltiples módulos y repositorios de datos donde las actualizaciones de datos y las acciones siguen una secuencia definida lógicamente en función de las necesidades del negocio. Esto constituye el flujo de trabajo. Se puede pensar en el flujo de trabajo como la mente que controla las diversas funciones del cuerpo (flujo de sangre, aire, alimentos y otros suministros, movimiento de partes del cuerpo, etc.). Un flujo de trabajo claramente definido con acceso apropiado en varios niveles es la parte necesaria de cualquier solución ERP.

Las herramientas de uso común implementadas dentro del marco ERP incluyen Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

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Herramienta / Tablero de informes : Nivel de gestión, nivel de departamento , la generación de informes a nivel de equipo o nivel individual es otro requisito importante para un sistema ERP. Por lo general, está disponible en forma de tablero (con una vista de datos en tiempo real que muestra información como pedidos recibidos pero aún no enviados, pagos fallidos de la última semana, etc.) o informes personalizables generados en palabras o datos comunes. edición de aplicaciones como hojas de cálculo.

La mayoría de las herramientas y paneles de informes operan en tiempo real (o con un retraso de tiempo mínimo). Al igual que las aplicaciones utilizadas por los departamentos para las actualizaciones de datos, estas herramientas de informes / vistas de paneles están disponibles como instalaciones basadas en navegador o en escritorio. También incluyen funciones de informes al final del día que ofrecen el envío de informes por correo electrónico con gráficos / cuadros / tablas como archivos adjuntos de Microsoft Excel o Word.

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Herramientas de comunicación : En cualquier sistema que trabaje en varios departamentos, la comunicación es obligatoria. Los sistemas ERP lo facilitan al ofrecer herramientas para la generación automática de correo basada en acciones, mensajería instantánea, chat o funciones de transmisión general a nivel individual y grupal. Digamos que una vez que una orden se marca como "Listo para enviar", debe enviarse un correo automático al departamento de logística para iniciar el proceso de envío; O si la cocina de una tienda de pizza ha desarrollado un problema, se puede enviar un mensaje de difusión general a todos los demás departamentos para dejar de tomar más pedidos.

Se incorporan otras funciones de mensajería instantánea (como las de Lync, Chatter o Yammer) para permitir una comunicación fácil e instantánea.

Además de las herramientas anteriores que son parte integral de cualquier sistema ERP, hay otras adicionales que se pueden integrar según sea necesario:

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Herramientas analíticas : A Se pueden integrar muchas herramientas analíticas dentro del sistema ERP para inteligencia de negocios, análisis predictivo, extracción de datos y análisis relacionados. Estas herramientas analíticas se utilizan para obtener información valiosa para tomar decisiones comerciales estratégicas basadas en datos disponibles (como el seguimiento del comportamiento del consumidor en las compras navideñas, los resultados comparativos de los productos en estantes de color rojo que tienen más ventas que en los estantes de color azul, etc.) > ·

Herramientas de Asignación de Recursos y Programación de Tareas

: Los sistemas ERP también pueden integrar herramientas para asignar recursos a través de departamentos y tareas (para industrias intensivas en mano de obra). Estas herramientas funcionan según el principio simple del tiempo definido que toma una tarea / proyecto en relación con el cronograma de disponibilidad de recursos. Al completar la tarea, al recurso se le asigna automáticamente una nueva tarea que coincide con sus habilidades, o se coloca en un grupo para la próxima tarea. Las herramientas tienen funcionalidad para la intervención manual en el nivel de supervisor en caso de que una tarea se retrase. Los beneficios incluyen una clara visibilidad sobre la carga de trabajo actual y futura, utilización óptima de los recursos, exploración de posibilidades de automatización, etc. ·

Otras características adicionales

: los sistemas ERP pueden integrar módulos para gestión de recursos humanos, gestión de proyectos, tiempo Sistemas de seguimiento, gestión de documentos, etc., según las necesidades del negocio. Hay una gran cantidad de herramientas disponibles específicas para cada industria y tipo de función, y los proveedores de ERP brindan asistencia a los clientes interesados ​​para seleccionar la que mejor se ajuste. Internet siempre está disponible para ayudarse a sí mismo a obtener la información requerida. The Bottom Line :

ERP es un marco complejo para implementar y generalmente necesita un proveedor dedicado para la implementación. Dos grandes cuellos de botella identificados con las implementaciones de ERP son los altos costos y el incumplimiento de las mejores prácticas. Si bien el costo puede mitigarse en cierta medida mediante una valoración cuidadosa de diferentes proveedores y la evaluación de herramientas gratuitas de código abierto, el otro desafío de fallas debido a la falta de adherencia a las mejores prácticas puede mitigarse mediante una capacitación centrada en los empleados. La evaluación adecuada en las etapas iniciales, la asociación con proveedores con la experiencia adecuada y la claridad en cuanto a los requisitos desde el comienzo ayudarán a una implementación eficiente y exitosa de las herramientas ERP.