La presupuestación basada en cero debe contar con una evaluación y gestión constantes debido a que un presupuesto de base cero requiere que la administración justifique todos sus gastos y usos de efectivo. Esto es diferente de otros tipos de presupuestos que solo requieren una evaluación para cambios incrementales en el presupuesto del año anterior.
Cuando se establece un presupuesto basado en cero, se supone que un gerente o departamento tiene una cantidad mínima de fondos para sus operaciones, donde cualquier aumento en el gasto por encima de ese monto mínimo debe ser evaluado y justificado por el gerente. El objetivo de esta evaluación y justificación es garantizar que el gerente y el departamento se centren en los indicadores clave de rendimiento (KPI) y detengan cualquier gasto en operaciones o iniciativas que no respalden las funciones básicas de las empresas.
La evaluación requerida y la justificación por parte de la administración fuerzan un presupuesto de base cero para adherirse al siguiente proceso: identificación de objetivos comerciales por la administración, evaluación de múltiples métodos alternativos para lograr los objetivos, evaluación de fondos alternativos niveles y establecer prioridades para que los objetivos se cumplan al menor costo.
Debido a esta evaluación continua requerida, un presupuesto de base cero proporciona muchos beneficios a la compañía. La gerencia debe identificar posibles formas alternativas de realizar cada función o actividad requerida de un departamento específico. Esto obliga a la gerencia a buscar opciones de menor costo. Un presupuesto basado en cero hace que sea difícil para la administración inflar artificialmente su presupuesto, ya que se requiere vincular los gastos directamente con las actividades y los objetivos cumplidos por las actividades. También obliga a la administración a eliminar actividades no esenciales. Finalmente, un presupuesto de base cero obliga a la administración a enfocarse en las iniciativas comerciales clave y requiere que esas iniciativas sean revisadas regularmente.
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