Se requiere que los propietarios de negocios que mantienen un plan calificado para sus negocios los operen bajo las reglas de reintegro automático / retiro de efectivo. En este artículo, proporcionamos un resumen de estas reglas y los pasos que los propietarios de negocios pueden necesitar para incorporarlos a un plan calificado.

La mayoría de los requisitos explicados aquí se aplican al administrador del plan, que, para la mayoría de los planes operados por pequeñas empresas, es usted, el propietario del negocio.

Antecedentes
Las reglas de retiro se refieren al procedimiento de distribución que ocurre una vez que un empleado deja de trabajar para su negocio. Si un participante individual ya no trabaja para usted y tiene un saldo establecido de $ 5, 000 o menos en su plan calificado, su plan puede incluir una disposición para distribuir esa cantidad al participante sin el consentimiento por escrito de esa persona. Esto se refiere a un retiro involuntario de efectivo.

El proceso del cambio a las reglas
En 2004, la Ley de Reconciliación del crecimiento económico y alivio de impuestos de Estados Unidos de 2001 (EGTRRA) cambió las reglas de retiro involuntario, requiriendo que los administradores del plan ya sea :

• Transferir cantidades de reintegro involuntario entre $ 1 000 y $ 5 000 a una cuenta IRA tradicional, lo que se conoce como reinversión automática; o
• para reducir el techo de retiro de efectivo de $ 5, 000 a $ 1, 000

El 28 de septiembre de 2004, se emitieron las regulaciones finales de retirada de efectivo. Estas regulaciones explicaron cómo deben manejarse las transferencias automáticas y establecieron que la fecha de entrada en vigencia de estas reglas es el 28 de marzo de 2005. Además, el IRS emitió el Aviso 2005-5, que proporciona una guía administrativa y de procedimientos que los administradores del plan pueden usar para implementar estos cambios.

Las opciones
Como se mencionó anteriormente, hay dos opciones que puede tener un propietario de negocio para reinversiones automáticas de montos de retiro involuntario. Estas opciones son las siguientes:

• Elija el límite de retiro de efectivo de $ 5,000 y proporcione transferencias automáticas de montos de retiro involuntario entre $ 1 000 y $ 5 000. Bajo esta opción, saldos de retiro involuntario de $ 1. , 000 o menos no requieren vuelcos automáticos.
• Reduzca el límite de retiro de efectivo a $ 1, 000 para que los saldos de $ 1, 000 o menos puedan distribuirse como retiros involuntarios (no se manejen como reinversiones automáticas). Los saldos superiores a $ 1 000 deben permanecer en el plan hasta que los participantes presenten solicitudes de retiro.

Sus opciones pueden depender de si usa el documento del plan de otra parte, como un plan prototipo o su propio plan diseñado individualmente. Por ejemplo, su patrocinador prototipo puede elegir solo una opción y requerir que use esa misma opción. Por otro lado, el patrocinador prototipo puede reconocer ambas opciones y permitirte elegir. Si opera su plan bajo un prototipo, verifique con el patrocinador para determinar sus opciones.

Opción n. ° 1: la transferencia automática
Los siguientes son algunos de los requisitos que se aplican si elige la opción de transferencia automática.

Acuerdo por escrito
Bajo la opción de transferencia automática, el administrador del plan debe firmar un acuerdo por escrito con un proveedor de IRA. Si el acuerdo cumple con los requisitos de puerto seguro definidos en las regulaciones finales del Departamento de Trabajo (DOL), no se requerirá que el administrador del plan supervise el IRA para asegurarse de que su proveedor cumpla con el acuerdo.

Los elementos que deben abordarse en el acuerdo incluyen la forma en que se invertirá la contribución de reinversión y los honorarios y gastos que se aplicarán a la IRA. Por ejemplo, el acuerdo debe establecer que las inversiones deben ser de una naturaleza que preserve el saldo de la IRA y proporcione una tasa de rendimiento razonable (pero no necesariamente garantizada). Además, las inversiones deben ser provistas por una institución de servicios financieros regulada estatal o federalmente, donde los activos están asegurados por uno de los siguientes: la Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC), la Ley Federal de Cooperativas de Crédito (para cooperativas de crédito), el Estado Asociación de Garantía (para compañías de seguros) o la Ley de Sociedades de Inversión de 1940 (para casas de bolsa).

Aviso a las personas afectadas
Antes de transferir el monto a la IRA, el administrador del plan debe notificar por escrito a las personas afectadas. Esta notificación se proporciona en la descripción resumida del plan (SPD) o en un resumen de la modificación del material (SMM). El SPD generalmente se entrega a los participantes cuando se establece el plan o cuando son elegibles para participar en el plan, y el SMM generalmente se brinda cuando hay cambios significativos en el plan que afectan a los participantes y beneficiarios. Ambos documentos deben escribirse en términos no técnicos para que los participantes puedan entenderlo fácilmente. Además, los participantes y los beneficiarios deben recibir estos documentos dentro de los 210 días posteriores al final del año del plan al que se aplica la modificación.

Establecimiento de la IRA
En el momento de la renovación automática, el administrador del plan debe firmar el acuerdo de adopción para establecer la IRA y enviar por correo la declaración de divulgación y el acuerdo IRA al participante. Sin embargo, el administrador del plan no puede hacer ninguna designación de beneficiario para el IRA, lo que significa que la designación del beneficiario será determinada por la disposición predeterminada del acuerdo IRA. Esta disposición predeterminada permanece en vigencia hasta que el participante realice una elección afirmativa para elegir a su beneficiario para la IRA

Opción n.º 2: la reducción de retiros involuntarios
Si el administrador del plan elige reducir el efectivo involuntario Fuera del límite máximo de $ 1, 000, los saldos superiores a $ 1, 000 no se pueden distribuir desde el plan sin el consentimiento por escrito del participante. Sin embargo, el administrador del plan no está obligado a establecer IRA para los participantes afectados. Pero al igual que aquellos participantes cuyos antiguos empleadores usan la opción No.1, los participantes cuyos empleadores anteriores hayan reducido el límite de retiro de efectivo deben recibir una notificación por escrito de la distribución.

Conclusión
Si tiene la oportunidad de elegir cualquiera de las opciones mencionadas anteriormente, considere cuidadosamente cómo afectará su selección a la administración de su plan. Por ejemplo, si elige la reducción de retiro involuntario, pregúntese si será más costoso mantener saldos de $ 1, 001 a $ 5,000 en lugar de cobrar estos montos.

Independientemente de cómo maneje las reglas, el administrador de su plan (usted) debe revisar los requisitos en las reglamentaciones finales del DOL y el Aviso del IRS 2005-5 para garantizar que su plan funcione de acuerdo con estas reglas; Con ese fin, si no tiene claras las normas, asegúrese de contar con la asistencia de un administrador de plan competente y calificado.