Tal vez sea propietario de una pequeña empresa, esté vendiendo algo personalmente y desee proporcionar términos de compra formalizados, o su jefe le pidió que investigue y cree una factura apropiada para su empresa u organización.

La buena noticia es que hay muchas formas de diseñar una factura o descargar una plantilla ya hecha que requiere poca o ninguna modificación.

¿Qué debería incluir?

A menudo, una factura es más que una solicitud de pago que finalmente se puede marcar como pagada: es un documento que contiene términos de pago y otros acuerdos formalizados. ¿Suena como un contrato? Lo es, y es por eso que debe incluir la información adecuada.

1. Información del comprador Es posible que alguien le haya dado una factura que no tenía más que su nombre en la sección de compradores. Para compras pequeñas, está bien, pero para transacciones más grandes, eso no es suficiente. Como vendedor, incluya toda la información de identificación adecuada, incluidos el nombre del comprador o del cliente, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico, la identificación fiscal, el número de cuenta y cualquier otro identificador interno necesario.

Esto no solo identifica a la persona con fines legales, sino que si la empresa tiene una gran cantidad de clientes, esto hace que la contabilidad sea más rápida y precisa.

2. Descripción del producto o servicio . Sea tan específico como sea necesario para que no haya confusión más adelante.

3. La cantidad. No solo el monto total adeudado, sino una lista detallada de todos los cargos, incluida la cantidad y el costo unitario si vende más de una unidad del artículo. La desglose reduce las llamadas telefónicas y los correos electrónicos relacionados con la factura.

4. Dos fechas: cuando se creó la factura y la fecha de vencimiento. La fecha de creación ayuda a su departamento de contabilidad a asignar la transacción al mes apropiado. La fecha de vencimiento le permite imponer una multa por pago atrasado si se incluye en el contrato.

5. Información del pago. ¿Cómo debería pagarle la persona? ¿Cuál es tu método preferido? Si están pagando con tarjeta de crédito u otro método además de un cheque, ¿pueden ir a su sitio web? Bríndele al comprador opciones, pero haga que el proceso de pago sea simple, rápido y sin problemas.

6. Información específica de la industria. Si está en la industria de servicios, un consultor, por ejemplo, puede incluir el número de horas dedicadas a un proyecto. Incluya cualquier información que otros en su industria normalmente incluirían.

7. El nombre de su empresa, la información de contacto y el logotipo. El hecho de que sea una factura no significa que no pueda anunciarse. No sabe a cuántas personas le puede interesar procesar la factura. Incluya el logotipo de su empresa encima de su información de contacto. Algunas empresas incluyen una nota en la parte inferior de una factura que menciona las próximas ventas o eventos.

8. Un número de factura. Esto le permite a usted y al comprador realizar un seguimiento de esta factura en particular.

Resalte los puntos importantes

Los diseñadores veteranos saben cómo atraer la atención del lector sobre la información importante. En una factura, las tres partes más importantes son el nombre de su empresa y la información de contacto, la fecha de vencimiento y el monto. La otra información es importante, pero al mostrar una persona que recibe cuentas por cobrar, que procesa muchas facturas todos los días, la información más importante puede hacer que la factura se pague más rápido. Si tienen que enviársela a otra persona para su aclaración, esperará más tiempo para el pago.

Encontrar plantillas

Una búsqueda rápida en Google revelará muchas opciones. Los programas como Microsoft Office tienen una plantilla personalizable integrada en su software, y usted puede encontrar sitios web con plantillas listas para descargar y abrir en Office.

Cashboard - Cashboard ofrece una plantilla descargable que puede abrir en Microsoft Word. Las plantillas son simples pero personalizables.

Invoiceberry: plantillas para Office, Open Office y Excel

Microsoft: si no le gusta la plantilla que viene con Microsoft Office, vaya a la galería de plantillas de Microsoft para obtener más opciones.

Además de Microsoft Office, Google Docs tiene plantillas para elegir en su galería de plantillas y Apple tiene opciones para sus aplicaciones de productividad.

Algunos sitios web le permiten crear, imprimir, guardar y enviar facturas directamente desde su sitio. No es necesario tener ningún otro programa que no sea un navegador web.

Paydirt -Paydirt es una plataforma de facturación en línea. Aunque es un servicio pago, la compañía permite crear una factura simple sin costo.

Facturado: Facturado le permite crear y almacenar facturas sin crear una cuenta. Al usar la memoria caché local de su navegador de Internet, puede editar facturas anteriores. (Si borra el historial de su navegador, todas las facturas se perderán. Tenga cuidado.)

Otras opciones de facturación

PayPal tiene un sólido motor de facturación integrado en su plataforma, y ​​aplicaciones de contabilidad como QuickBooks permiten la facturación dentro de su plataforma . El uso de software de contabilidad permite que la factura se vincule a la cuenta del cliente.

The Bottom Line

¿Recuerdas los días en que las empresas tenían libros de recibos? Aquellos días se han ido. Hoy en día, la facturación es mucho más fácil con la ayuda de plantillas, aplicaciones y software de contabilidad que no solo factura sino que también organiza y genera informes que le permiten hacer un seguimiento de las facturas impagas.

Algunas plantillas de factura prediseñada pueden no incluir todos los elementos enumerados anteriormente; asegúrese de elegir uno que tenga lo que necesita para su negocio o servicio. Para obtener más información, lea Iniciar una pequeña empresa: Mantenimiento de registros .