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El proceso de presupuestación de los gastos de capital es esencial para que una empresa opere y crezca desde una sólida posición financiera. Los gastos de capital son gastos que realiza una empresa para generar beneficios financieros a lo largo de un período de años. Por lo tanto, un gasto de capital es el costo de los activos que tienen utilidad y puede ayudar a una empresa a generar ganancias por un período más largo que el año fiscal actual. Esto los distingue de los gastos operacionales, los gastos por activos que se compran y consumen, o se agotan, todo dentro del mismo año fiscal. Por ejemplo, el papel de la impresora es un gasto operativo; la impresora en sí es un gasto de capital. Los gastos de capital son mucho más altos que los gastos operacionales, que cubren la compra de edificios, equipos y vehículos de la empresa, aunque también pueden incluir elementos como el dinero gastado para comprar otras empresas o en investigación y desarrollo. Los gastos operativos son exactamente lo que significa su nombre, los gastos necesarios para que la empresa opere semana tras semana o mes a mes.

Debido a que los gastos de capital representan inversiones sustanciales de efectivo, diseñadas para mostrar un rendimiento de la inversión de capital en un período de años, es importante que las compañías planeen cuidadosamente para ellas. Casi todas las compañías presupuestan por separado para los gastos de capital. Tener un presupuesto separado de los gastos operacionales hace que sea más fácil para las empresas calcular los problemas fiscales respectivos. Para los gastos operativos, las deducciones se aplican al año fiscal actual, pero las deducciones por gastos de capital se reparten en un espacio de años y se calculan como depreciación.

Los procedimientos para la preparación de un presupuesto de gastos de capital obviamente varían de una compañía a otra dependiendo de factores tales como la naturaleza del negocio de la compañía y el tamaño de la compañía. En las grandes empresas, el primer paso en el presupuesto de capital pueden ser departamentos individuales dentro de la empresa que presenten solicitudes de cosas que el departamento necesita que caigan dentro del rubro de gastos de capital. Al final, sin embargo, los gastos de capital son inevitablemente determinados por la alta gerencia y los propietarios. Por un lado, las decisiones involucran gastos muy grandes, y es la gerencia la que debe evaluar si la inversión en activos vale la pena el costo. Los gastos de capital casi siempre tienen un impacto en los gastos operacionales ya que los artículos comprados deben mantenerse, y se debe considerar el "panorama general". La administración debe hacer un llamado a si los gastos de capital provienen directamente de los fondos de la compañía o si deben ser financiados. El arrendamiento también es una opción, que se vuelve atractiva si una empresa está comprando activos tales como computadoras u otros equipos de tecnología, elementos que pueden quedar obsoletos rápidamente.

La presupuestación de los gastos de capital es una planificación crítica para el futuro. Al decidir sobre un cierto gasto de capital, la administración de una compañía hace una declaración sobre su visión de la situación financiera actual de la compañía y sus perspectivas de crecimiento futuro. También está dando indicaciones con respecto a qué dirección (s) planea mover en los próximos años. Los presupuestos de gastos de capital se construyen comúnmente para cubrir períodos de cinco a 10 años y, por lo tanto, pueden servir como indicadores principales con respecto al "plan de cinco años" o metas a largo plazo de una compañía.