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Obtener ayuda de contratistas independientes o contratar empleados regulares es una decisión importante para el propietario de una pequeña empresa, ya que cada opción tiene un conjunto distinto de ventajas y desventajas.
Contratistas independientes
La mayor ventaja de contratar contratistas es que dirigen sus propios negocios. No hay problemas con los beneficios, la retención de impuestos, las horas extraordinarias o prácticamente cualquier obligación además de pagar la factura por sus servicios. Una compañía con grandes fluctuaciones en la carga de trabajo puede recibir ayuda durante algunas semanas cuando sea necesario. Cuando las cosas se calman, la pequeña empresa paga la factura de los contratistas y el contratista sigue su camino feliz, mientras que los empleados regulares se quedarían en gran parte inactivos recolectando sus cheques de pago regulares. Los contratistas también proporcionan sus propias herramientas, su propia capacitación y tienen su propio seguro de responsabilidad si cometen errores.
Sin embargo, esos contratistas son independientes, por lo que tienen otros clientes y pueden rechazar al propietario de un negocio en su momento de necesidad. Además, los dueños de negocios deben esperar que el costo por hora de trabajar con los contratistas sea considerablemente más alto que trabajar con los empleados. Como los contratistas están haciendo negocios por sí mismos, tienen que pagar sus propios impuestos personales y de la empresa, comprar sus propias herramientas, pagar sus propios vehículos y demás, además deben mantener algo de colchoneta para tiempos difíciles y obtener una pizca de ganancias para hacer que la molestia valga la pena en comparación con la conveniencia de ser empleados regulares.
Empleados
La contratación de empleados regulares a tiempo completo brinda la ventaja de la confiabilidad y el control. Los empleados deben seguir instrucciones sobre cómo realizar el trabajo, qué decir y cómo actuar. Dado que los empleados trabajan exclusivamente para la empresa, el personal es seguro y el nivel de producción sigue siendo predecible. Los empleados también pueden estar más motivados, ya que tienen la oportunidad de avanzar en la carrera y bonos. Un espíritu de equipo positivo también puede marcar una gran diferencia en la productividad. Los empleados hacen posible delegar tareas y disminuir la típica situación de pequeñas empresas de llevar una gran cantidad de sombreros todos los días.
La desventaja es que cada empleado requiere una gran cantidad de administración y reportes a varias agencias gubernamentales. También hay leyes y regulaciones laborales que se aplican, lo que podría abrir la empresa a demandas legales. La compensación laboral, el seguro de salud, los planes de jubilación, etc. cuestan dinero y toman tiempo para administrar. Existe una mayor responsabilidad hacia los clientes, ya que un empleado representa más directamente a la empresa si algo sale mal. También puede ser difícil despedir empleados fieles en tiempos de escasez, especialmente en una pequeña empresa, donde es fácil desarrollar relaciones personales.
Conclusión
Contratar contratistas suele ser una buena idea durante la fase de inicio de una nueva empresa, cuando la carga de trabajo fluctúa mucho y el propietario necesita ayuda para cubrir los picos. Sin embargo, un negocio con una carga de trabajo más predecible desde el principio puede beneficiarse de la contratación de empleados regulares a tiempo completo, ya que son más baratos y más confiables.
Cuidado con el IRS
La facilidad de administración y la falta de responsabilidad a veces hacen que los propietarios de pequeñas empresas deseen contratar contratistas por períodos prolongados de manera exclusiva. Esto puede ser peligroso, ya que el Servicio de Rentas Internas (IRS) puede reclasificar al contratista como un empleado de facto si no se cumplen ciertos criterios. El propietario del negocio es de repente responsable de una importante carga impositiva retroactiva y enfrenta severas sanciones por no informar adecuadamente a los empleados.
Existe un riesgo potencial para dicha reclasificación si se aplica alguna de las siguientes condiciones:
• El contratista trabaja exclusivamente para la pequeña empresa.
• El propietario del negocio establece las horas en lugar del contratista.
• El contratista utiliza las herramientas del negocio en lugar del suyo.
• El contratista supervisa a cualquier empleado regular.
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Y cómo asegurarse de hacerlo bien, siguiendo las pautas del IRS.
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Tengo una pequeña empresa, y estoy considerando establecer una IRA SEP. ¿Qué son los empleados arrendados? ¿Este término se refiere a contratistas externos que reciben 1099-R? Si es así, ¿cómo debería redactarse el 5305-SEP para que sea aceptable para el IRS?
En general, un empleado arrendado es el empleado de una organización externa desde la cual alquila los servicios del empleado. Por ejemplo, puede usar los servicios de un empleado de nómina que realmente es empleado de otra organización; la otra organización (la organización de leasing) arrienda los servicios de su empleado, el empleado de nómina, a su negocio.