Una vez que haya presentado su declaración de impuestos, probablemente no tenga ganas de conservar todos los documentos (W-2, 1099 y más) o incluso tenga en cuenta los impuestos. Pero hay algunos documentos que desea conservar indefinidamente. Hacer una práctica de conservar los documentos que necesitará para el futuro dará como resultado ahorros impositivos más adelante. Aquí hay un resumen de esos documentos y por qué debería guardarlos.

Copias de devoluciones

El IRS tiene un tiempo limitado para auditar devoluciones (generalmente tres años desde la fecha de vencimiento de la declaración). Sin embargo, este límite no se aplica si el IRS cree que nunca presentó una declaración. Si el IRS le envía una carta indicando que usted nunca la presentó, le corresponde a usted probar lo contrario. Para hacer esto, conserve una copia de su declaración para siempre, junto con un comprobante de presentación. El tipo de prueba depende de cómo haya presentado su declaración:

• Para devoluciones en papel: un recibo registrado o certificado o el recibo de una compañía de mensajería privada (por ejemplo, FedEx, UPS).

• Para devoluciones electrónicas: el correo electrónico que reconoce su devolución fue aceptado para la presentación. Si usa software para archivar, el software lo genera el correo electrónico (por ejemplo, TurboTax le envía un correo electrónico). Si utiliza un preparador pagado, solicite un reconocimiento del preparador que su declaración fue aceptada para la presentación.

Lo mismo es cierto para las declaraciones de impuestos estatales. Mantenga forever una copia de la declaración del impuesto estatal sobre la renta, junto con un comprobante de presentación.

Documentos para su hogar

Para muchas personas, una residencia personal es su activo individual más grande, y uno que puede generar una considerable factura de impuestos cuando se vende. La ley tributaria permite hasta $ 250,000 de ganancia en la venta de una residencia principal ($ 500,000 para declarantes conjuntos) si se cumplen ciertas condiciones. Si no se cumplen estas condiciones, o si la ganancia excede el límite en dólares, se obtiene una ganancia imponible. Para minimizar la ganancia, es útil maximizar la base del hogar. La base, que comienza con lo que pagó por el hogar, puede aumentarse mediante mejoras capitales, como una adición, un techo nuevo, electrodomésticos, una piscina enterrada y jardinería.

Cuanto más tiempo tenga su casa, más probable es que (a) el precio que obtenga cuando venda sea más alto que lo que pagó y (b) que haya invertido más dinero en la compra. hogar para mejoras. Busque una lista de mejoras capitales para las que debe guardar recibos u otro comprobante de pago en la Publicación 523 del IRS.

Además de las mejoras en el hogar, conserve su estado de cuenta inicial y otros documentos relacionados con la compra. Esto le permite agregar a su costo lo siguiente:

• Honorarios por resumen (resumen de honorarios por título)

• Cargos por instalación de servicios públicos

• Honorarios legales (incluyendo honorarios por búsqueda de título, preparación del contrato de venta y preparación la escritura)

• Tarifas de registro

• Tarifas de la encuesta

• Seguro de título

• Impuestos de transferencia o timbre

Mantenga un registro de estos gastos mientras sea dueño de su casa, y luego durante al menos tres años después de que presente su declaración informando la venta.El período de tres años en la mayoría de los casos es el momento en que el IRS puede cuestionar su posición.

Costos de adquisición para la propiedad

Al igual que en el caso de las mejoras al hogar, usted desea mantener registros relacionados con otras propiedades: acciones, una casa de vacaciones, una propiedad de alquiler o una obra de arte. De nuevo, necesita saber lo que pagó por la propiedad, incluidas las comisiones y otros costos de adquisición, para que pueda calcular adecuadamente las ganancias cuando venda. Si no lo hace, es posible que tenga que pagar más impuestos que los que le corresponderían (depende de usted probar su base impositiva si el IRS cuestiona su devolución).

Como en el caso de los registros relacionados con su hogar, conserve estos registros mientras sea dueño de la propiedad, y luego durante al menos tres años después de que presente su declaración informando la venta de la propiedad.

Nota: Las empresas de corretaje y las compañías de fondos de inversión ahora deben proporcionar información básica sobre ciertos valores (por ejemplo, acciones adquiridas de ellos desde 2011). Sin embargo, es aconsejable que guarde esta información en caso de que cambie de empresa o empresa y sus registros se pierdan (sucede).

Propiedad heredada

Cuando hereda una propiedad, su base impositiva se convierte en el valor de la propiedad en la fecha de fallecimiento de la persona que la dejó (llamada aumento de la base). Las propiedades grandes (aquellas valoradas en más de $ 5. 43 millones para quienes fallecen en 2015) informan el valor en una declaración de impuestos federales sobre bienes inmuebles (Formulario 706). Los estados más pequeños pueden tener que declarar el valor de la propiedad en los formularios estatales de impuestos a la muerte, incluso si no se debe devolver el impuesto federal. Solicite esta información al albacea, administrador o representante personal del patrimonio.

Para fincas que no están obligadas a presentar tales declaraciones, le corresponde a los herederos determinar el valor, que se convierte en la base de la propiedad. Si hereda valores cotizados en bolsa, obtenga el valor de los mismos para la fecha de fallecimiento. Si hereda bienes inmuebles, es posible que desee obtener una evaluación para el momento de la muerte para que pueda demostrar su base más adelante. Una vez más, al igual que con otros bienes, retenga esta información mientras sea la propietaria de la propiedad, más el período en el cual el IRS puede cuestionar su informe de una venta.

The Bottom Line

El mantenimiento de registros puede parecer tedioso y engorroso. Crea un sistema de mantenimiento de registros que funcione para ti. Simplifique sus documentos creando un registro electrónico (por ejemplo, escanee los documentos que desea conservar y consérvelos en un archivo en su computadora portátil, en una memoria USB o en la nube).

Para obtener más información sobre la protección de todos sus documentos importantes, consulte 8 Medidas de seguridad financiera en caso de desastre. ¿Y si todavía tiene asuntos impositivos pendientes para el año pasado, consulte Error? Cómo presentar una declaración de impuestos modificada y Perdió la fecha límite de devolución de impuestos: ¿ahora qué?