"Per diem" o tarifa diaria es una cantidad fija de reembolso que se paga a los empleados por el alojamiento diario, las comidas y los gastos imprevistos incurridos durante los viajes relacionados con el trabajo. Las tarifas son establecidas cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) para destinos dentro de la U.S. las tasas no extranjeras (por ejemplo, Alaska, Hawai, Puerto Rico y Guam) son establecidas por el Departamento de Defensa; y las tasas extranjeras (en cualquier lugar fuera de los Estados Unidos y sus territorios) son establecidas por el Departamento de Estado.

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Si viaja por negocios o tiene empleados que viajan, es importante comprender las dietas, que ofrecen una alternativa al reembolso en función de los registros de gastos detallados y requieren una contabilidad menos elaborada. Aquí, respondemos las preguntas que pueda tener sobre las dietas, cómo funcionan y qué implica impuestos.

¿Qué cubre Per Diem?

La GSA divide las tasas de viáticos en dos categorías:

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• Comidas y gastos imprevistos (M & IE)

• Alojamiento

La categoría de comidas y gastos imprevistos (M & IE) cubre todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena) y servicio a la habitación; lavandería, tintorería y prensado de ropa; y tarifas y consejos para las personas que brindan servicios, como servidores de comida y portaequipajes. Las tarifas diarias para las comidas varían según la ubicación y se dividen en seis niveles.

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Las ciudades principales suelen tener el nivel máximo por día de $ 74 (para el año fiscal 2017); las ciudades más pequeñas que albergan viajes comerciales sustanciales tienen dietas que caen en el rango de nivel 2 a nivel 5 ($ 51 a $ 66); y las áreas que normalmente no visitan los viajeros de negocios tendrán una tasa de nivel mínimo de $ 51.

La categoría de alojamiento cubre alojamiento para pernoctaciones, como hoteles, moteles, posadas, complejos turísticos y apartamentos.

Se establece una tarifa por día para M & IE y alojamiento para cada ubicación.

Por ejemplo, para el año fiscal 2017, las tasas de viáticos para Atlanta son de $ 140 para alojamiento y $ 69 para M & IE. Para Chicago, las tarifas de alojamiento oscilan entre $ 137 y $ 212, dependiendo del mes, y el viático de M & IE es de $ 74.

¿Por qué las tasas de viáticos difieren según la ubicación?

Las tarifas diarias se basan en el costo de vida de una zona. Las tasas de viáticos en las grandes ciudades como Chicago, Nueva York y Los Ángeles son más altas que en las áreas no metropolitanas porque los bienes y servicios en las ciudades más grandes generalmente son más caros. Las tarifas de alojamiento también pueden variar por mes en respuesta a la oferta y la demanda. El alojamiento más alto por día en la ciudad de Nueva York, por ejemplo, coincide con el otoño, la temporada que atrae a la mayoría de los turistas y viajeros de negocios.

Las tarifas diarias se actualizan anualmente y entran en vigencia el 1 de octubre, el primer día del año fiscal del gobierno federal.

¿Cómo puedo encontrar las tasas de viáticos para una ubicación específica?

Consulte las tarifas específicas del departamento de Recursos Humanos o Contabilidad de su empleador, o busque la información usted mismo visitando el sitio web de GSA donde puede buscar por ciudad, estado o código postal para el año fiscal en curso (del 1 de octubre al 30 de septiembre) ) Si desea ver el próximo año fiscal o cualquier otro año desde 1997, busque por estado y seleccione el año correspondiente en el menú desplegable. Haga clic en "Buscar tarifas diarias" para ver los resultados, que se desglosan por destino principal, condado, alojamiento máximo por mes y comidas y gastos imprevistos (M & IE).

Si busca un área que no está cubierta por las tablas de GSA (por ejemplo, si busca Hawai, que no forma parte de los EE. UU. Continentales), aparecerán dos enlaces que lo dirigirán al sitio web correspondiente: el Departamento de Defensa para viajes no extranjeros (Alaska, Hawai, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado para todos los destinos en el extranjero.

¿Qué sucede si mi ubicación no figura en las tablas de GSA?

Se aplica una tarifa estándar de $ 51 por día para comidas y gastos imprevistos y una tarifa estándar de $ 93 por día para alojamiento (año fiscal 2018) para cualquier ubicación que no tenga una tarifa específica en las tablas de GSA. Esto es válido para todos los estados de la EE. UU. Continental

¿Mi empleador tiene que usar las tarifas establecidas por la Administración de Servicios Generales?

Si bien la mayoría de las empresas usan las tasas de viáticos establecidas por la GSA, pueden usar métodos alternativos de reembolso. Por ejemplo, los empleadores pueden usar el método alto-bajo del IRS, que establece una tarifa fija por día para las ubicaciones de alto costo (por ejemplo, Nueva York, Chicago y el Distrito de Columbia), y una tarifa plana para todas las demás ubicaciones. Para viajes a partir del 1 de octubre de 2016, la tarifa es de $ 282 ($ 68 si M & IE solamente) para viajar a cualquier área de alto costo, y $ 189 ($ 57 M & IE) para viajar a cualquier otra ubicación en los EE. UU. a partir del 1 de octubre de 2017).

¿Tengo que pagar impuestos sobre los reembolsos por día?

Los pagos diarios no se consideran salarios, y por lo tanto no son imponibles, siempre que cumplan con ciertas condiciones. Usted estará sujeto a impuestos si cualquiera de los siguientes es verdadero:

• El pago es más que la tasa federal permitida de viáticos.
• No presentó un informe de gastos con su empleador.
• Su informe de gastos no incluía la fecha, hora, lugar, monto y propósito comercial del gasto.
• Su empleador simplemente le dio un viático y no requirió un informe de gastos.

Si cualquiera de las situaciones anteriores es verdadera, sus viáticos se considerarán salarios y estarán sujetos a retención de impuestos a la renta e impuestos sobre la nómina. El monto será informado por su empleador en su formulario W-2. Si es solo que su viático estaba por encima de la tarifa federal permitida, solo el exceso se considerará como salario.

Para corroborar su viaje y los gastos relacionados, se le solicitará que mantenga un registro que incluya los días que viajó por negocios, a dónde fue y el motivo comercial del viaje.Nota: Si su viaje de negocios dura más de un año en un solo lugar, incluso si se trata de dos o más asignaciones por separado, es posible que no sea elegible para la exención de impuestos según las reglas del impuesto a las dietas. Para evitar consecuencias fiscales desfavorables, consulte con su asesor fiscal antes de embarcarse en un viaje de negocios extendido.

¿Se puede usar alguna vez como alternativa salarial?

Debido a que los pagos diarios no son imponibles, algunas personas pueden plantear la pregunta: "¿Puedo aceptar un salario más bajo con viáticos en vez de un salario más alto sin viáticos? "La respuesta es no: las políticas de viáticos no se pueden crear de una manera que permita etiquetar lo que debería ser un salario como algo diferente, en este caso, viáticos.

The Bottom Line

Los pagos diarios dan reembolso a los empleados que viajan por motivos de negocios. Las tarifas varían según la ubicación y la época del año, y se dividen en dos categorías: alojamiento y comidas y gastos imprevistos. Siempre que sus pagos no excedan la tasa máxima de viáticos federal, no son imponibles; si los pagos diarios superan los límites federales, cualquier exceso se gravará como ingreso ordinario.

Las tasas de viáticos pueden cambiar anualmente, y las leyes impositivas diarias pueden ser complicadas. Consulte a un especialista en impuestos calificado si tiene preguntas o inquietudes sobre la política de viáticos de su empresa. Para obtener más consejos sobre cómo manejar los gastos de los empleados, consulte Usar estratégicamente las tarjetas de crédito comerciales .