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Diferentes tipos de empresas usan diferentes técnicas para estimar la duración del proyecto. Para los proyectos internos, la estimación requiere una comprensión de los costos laborales internos, los costos no laborales y, idealmente, un proyecto previo de referencia frente al cual se puede evaluar el actual. Un proyecto externo es un poco más complicado, ya que normalmente significa contabilizar recursos desconocidos y expectativas externas.

En última instancia, la estimación de la duración del proyecto es un ejercicio de certeza de los recursos. Es imposible para una empresa medir y predecir la salida correctamente si no comprende las entradas. Si la empresa debe representar más recursos, es más difícil proporcionar un cálculo preciso de la duración del proyecto. Algunas suposiciones deben hacerse solo para finalizar el proceso, casi como agregar una variable algebraica en una ecuación matemática.

Estimación histórica

Una estimación histórica es probablemente el método más simple y preferido para estimar un proyecto. Si se ha completado un proyecto similar en el pasado reciente, los mismos tipos de entradas y un objetivo similar, entonces el gerente del proyecto puede modificar el próximo proyecto en función de la experiencia pasada.

Supongamos que una empresa tiene contratos con gobiernos locales para construir y mantener nuevas carreteras. Recibe una orden para construir 3. 5 millas de carretera en un condado donde previamente había construido 2. 5 millas en 20 días. Utilizando una estimación histórica, el nuevo proyecto debería demorar aproximadamente un 40% más, o 28 días.

Estimación basada en unidades

Un proceso basado en unidades es extremadamente escalable, lo que es útil para las empresas que realizan un nuevo tipo de proyecto que tiene unidades de entrada similares a las anteriores. En este método, las unidades generalmente se refieren a la cantidad de productos u otras entradas marginales.

La parte engañosa de las estimaciones basadas en unidades es que deben ajustarse en función de las economías de escala. Esto puede ser desconocido después de que se haya comprado un nuevo equipo de capital o si el nuevo proyecto es mucho más grande o mucho más pequeño que cualquier otro que se haya manejado anteriormente.

La evaluación y el seguimiento continuo de los resultados de un nuevo proyecto se conoce a veces como administración ágil de proyectos.

Desglose por etapas paso a paso

Para proyectos particularmente complejos, grandes o largos, las estimaciones pueden tener que dividirse en etapas separadas de finalización. Si hay hitos identificables, cada uno de ellos debe usar su propia estimación de duración.

Un viejo adagio dice que la forma de comer un elefante es solo un bocado a la vez. Este es el concepto subyacente detrás de un proceso de estimación paso a paso. En ocasiones, la tarea de generar el presupuesto se debe delegar en jefes de departamento individuales o incluso en empleados individuales para crear (y cumplir con) sus propias estimaciones de tiempo.Una empresa debe tener cuidado de evitar acumular demasiado tiempo de entrega entre etapas separadas.

Factores Externos

Cada vez que un cliente está involucrado en un proyecto, se le deben hacer ciertas preguntas clave antes de que una empresa pueda proporcionar un estimado de tiempo exacto. Estos incluyen cosas simples, como las expectativas y la participación del cliente, así como elementos complejos que incluyen los costos u obstáculos que el cliente no cubrirá.