Las empresas más comúnmente usan el formulario IRS W-9, Solicitud de número de identificación y certificación del contribuyente, para obtener información de los proveedores que contratan como contratistas independientes (también llamados trabajadores independientes). Cuando una empresa paga a un contratista independiente $ 600 o más en el transcurso de un año tributario, se requiere que reporte estos pagos al IRS en una declaración de información llamada formulario 1099-MISC. Las empresas usan el nombre, la dirección y la Seguridad Social o el número de identificación fiscal del formulario W-9 para completar el formulario 1099-MISC.

Las empresas que contratan contratistas independientes no retienen el impuesto sobre la renta o pagan impuestos de Medicare o de Seguridad Social para sus contratistas independientes, como lo hacen para sus empleados; los contratistas son responsables de estas obligaciones. Sin embargo, el IRS todavía quiere saber cuánto se les está pagando a estos contratistas para asegurarse de que los contratistas paguen los impuestos que deben, y usa el formulario 1099-MISC para reunir esta información. Las empresas no envían el formulario W-9 al IRS.

Información necesaria

El formulario W-9 pregunta por el nombre del contratista independiente; nombre comercial (si es diferente); entidad comercial (propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u "otro", y número de identificación fiscal del negocio (o número de seguro social, para propietarios únicos que no utilizan una identificación fiscal separada) El formulario W-9 también le pide a la persona que lo llena que certifique que está exento de la retención adicional. La mayoría de los contribuyentes están exentos, pero si no lo hacen, la compañía que contrata al contratista independiente deberá retener el impuesto a la renta. del pago de ese contratista a una tasa fija del 28% y enviarlo al IRS.

Dado que el formulario W-9 requiere que se incluya una identificación fiscal o un número de seguro social, tanto la persona llenarlo y la compañía que recibe el formulario completo debe guardar el formulario cuidadosamente para protegerlo contra el robo de identidad.

Cuando no debe completar un W-9

Un contratista independiente que recibe un W-9 inesperado debería dudar antes de completarlo e investigar si el solicitante tiene un legítimo razón para pedir este formulario. Las instituciones financieras a veces usan el formulario W-9 para solicitar información a un cliente cuando necesitan informar sobre dividendos o intereses. Pero tenga cuidado aquí: la institución financiera probablemente ya tenga su número de identificación fiscal al momento de abrir la cuenta.

Otra situación en la que debe dudar antes de completar el formulario W-9 es si la compañía que le pide que la complete es su empleador y se supone que debe clasificarse como empleado, no como contratista independiente. La diferencia es sustancial

¿Contratista empleado o independiente?

Si es un empleado, su empleador retendrá los impuestos sobre la renta, retendrá y pagará los impuestos de Seguro Social y Medicare, y pagará el impuesto de desempleo sobre su salario.Si eres un contratista independiente, no lo hará. Eso significa que usted será responsable de la parte que le corresponde al empleador de los impuestos de Seguro Social y Medicare, y que no será elegible para recibir compensación por desempleo si es despedido.

Un empleador inescrupuloso podría tratar de clasificar a un empleado como contratista independiente para ahorrar dinero. Si se clasifica erróneamente como un contratista independiente, los "ahorros" de su empleador saldrán de su bolsillo. Si es un empleado, debe completar el formulario W-4, no el formulario W-9. (Consulte El propósito del formulario IRS W-4 para obtener más información.)

No siempre está claro si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, pero en general, más control las empresas tienen más de lo que los trabajadores hacen y cómo lo hacen, es más probable que sean empleados. Si su sentido de Spidey comienza a hormiguear cuando alguien que lo contrató lo llama un contratista independiente, esa es una buena señal de que debe investigar más la situación. Comience con la discusión del IRS sobre la diferencia entre los dos.

The Bottom Line

Es importante completar correctamente el W-9, pero solo si está seguro de que es el formulario correcto para enviarlo.

Para obtener más información sobre formularios de impuestos, consulte ¿Para qué se utiliza el formulario W-2 del IRS? y ¿Cuál es la diferencia entre IRS Forms 1040EZ y 1040A?