Cuando contrata a un empleado doméstico al que le paga un salario de $ 1, 900 o más en un año, ingresa a un laberinto de formularios del gobierno y normas impositivas que debe seguir para evitar tener problemas con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y, posiblemente, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los EE. UU. si emplea a alguien que no puede trabajar legalmente en los EE. UU.

Afortunadamente, los salarios pagados a su cónyuge y a los hijos menores de 21 años están excluidos. También lo son los dineros pagados a un empleado menor de 18 años, siempre que el empleo doméstico no sea la ocupación principal de esa persona. Eso excluiría, por ejemplo, a un estudiante de 17 años que trabaja horas cuidando niños.

Algunas personas intentan eludir estas leyes y regulaciones afirmando que un trabajador doméstico es un contratista independiente en lugar de un empleado, pero hay algunas pruebas rígidas que deben aprobarse para que ese reclamo califique. Una prueba clave del IRS que generalmente termina en la determinación de que un trabajador doméstico es un empleado: "Si usted tiene el derecho de controlar o dirigir no solo qué se debe hacer, sino también cómo se debe hacer. , lo más probable es que sus empleados sean empleados. "

Si clasifica incorrectamente a los trabajadores como contratistas independientes para evitar el pago de impuestos, el resultado puede ser una enorme factura de impuestos e incluso multas por no pagar impuestos sobre nómina y no presentar los formularios adecuados. De hecho, la única manera de evitar la documentación requerida y las facturas de impuestos es contratar empleados a través de una agencia que hace todo este trabajo por usted. ¿No está usando una agencia? Sigue los pasos aquí.

Formularios para completar y presentar antes de contratar

Antes de contratar a alguien, deberá completar el formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, que incluye secciones para usted y su posible empleado. Una vez que ambos hayan completado el formulario, debe guardarlo en un archivo junto con otra documentación de contratación en caso de que alguna vez surja una pregunta sobre el derecho legal de su empleado a trabajar en los EE. UU. (Este formulario no tiene que presentarse ante el gobierno. )

A continuación, debe comunicarse con la agencia de empleo de su estado para ver si hay algún formulario que deba presentarse al momento de contratar a alguien. También necesita averiguar qué impuestos estatales, si corresponde, debe pagar. Un buen lugar para comenzar su investigación sobre las normas y regulaciones estatales es la nómina de impuestos. com.

Asegúrese de verificar que los posibles empleados tengan su número de Seguridad Social. De lo contrario, deben obtener uno de la Administración del Seguro Social (SSA) antes de que comiencen a trabajar para usted. Si le informan que perdió su tarjeta de Seguro Social, deberá solicitarle que solicite un reemplazo de la SSA. No quiere arriesgarse a meterse en problemas por contratar a un trabajador que no es elegible para un empleo en la U.S.

También debe solicitar un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS. No hay ningún cargo por este servicio, que está disponible en línea, por fax o por correo.

Impuestos que debe retener

Cuando le pague a su empleado, deberá retener la contribución del empleado a los impuestos de Seguridad Social y Medicare de su cheque de pago (a menos que decida pagar las contribuciones del empleado y del empleador a estos impuestos , en cuyo caso no retendría nada del cheque de pago). El gobierno requiere 15. 3% de los salarios en efectivo: 2. 9% para Medicare y 12. 4% para la Seguridad Social. La mitad de eso es la parte del empleado, la otra mitad es la parte del empleador. Entonces, si retiene estos impuestos del cheque de su empleado, debe deducir 1. 45% para Medicare y 6. 2% para Seguro Social.

No está obligado a retener el impuesto federal a la renta del salario de un empleado doméstico a menos que él o ella lo solicite. Pero deberá consultar con la oficina de empleo de su estado para averiguar si debe retener cualquier impuesto estatal sobre la renta.

Otro impuesto que se le puede pedir que pague es el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA). Usted se hace responsable de este impuesto si paga más de $ 1, 000 por trimestre a los empleados del hogar. La FUTA representa el 6% de los salarios FUTA de sus empleados hasta los primeros $ 7,000 obtenidos. Es posible que pueda reducir los impuestos federales si su estado le exige que pague el impuesto estatal de desempleo. De hecho, puede obtener un crédito de hasta el 5. 4% dependiendo de las reglas de desempleo de su estado.

Registros que debe conservar

Al pagar a su (s) empleado (s), necesita mantener registros detallados. Debería haber escrito un comprobante de:

• El dinero en efectivo y los salarios no en efectivo de cada empleado.

• Los impuestos que acuerda pagar en nombre de su empleado, como la parte del empleado de los impuestos de Seguro Social o impuestos de Medicare.

• Cualquier impuesto que retenga para el empleado.

• Cualquier impuesto que pague como empleador, como impuestos de desempleo.

• Un registro del número de Seguridad Social de cada empleado.

Formularios que archiva al final del año fiscal

Siempre que haya conservado registros precisos, debería ser bastante fácil presentar los formularios de impuestos de fin de año. Para el 31 de enero del próximo año (o el primer día hábil posterior al 31 de enero), deberá proporcionarles a sus empleados un Informe W-2, Sueldo e Impuestos completo, que les muestra cuánto han ganado durante el año anterior y cuánto se ha retenido a efectos fiscales. A fines de febrero, debe enviar una copia de este formulario W-2 a la Administración del Seguro Social. En general, es una buena idea enviarlo al mismo tiempo que se lo da a su empleado para evitar olvidarse de enviarlo más tarde.

Cuando presente sus impuestos sobre la renta personal para el año, deberá incluir el Anexo H, Impuestos de empleo del hogar, para declarar los impuestos domésticos por los que está obligado. Si los impuestos relacionados con los empleados se sumarán significativamente a los impuestos que debe, debe incluir los pagos hacia esos impuestos en los pagos de impuestos estimados trimestrales.

Los pagos de impuestos estimados vencen el 15 de cada mes en abril, junio y septiembre durante el año fiscal y el 15 de enero del año siguiente.Si la fecha de vencimiento cae en un día no laborable, los impuestos estimados vencen el siguiente día hábil. Si no paga los impuestos estimados, podría terminar pagando intereses y multas dependiendo de cuánto adeuda aún en impuestos. En general, debe pagar al menos el 90% de los impuestos que debe antes del 15 de enero del próximo año. No puede esperar hasta que presente sus impuestos antes del 15 de abril para hacer pagos hasta el 90%, pero puede evitar multas e intereses si paga ese último 10% antes del 15 de abril.

Conclusión

Cuando contratas a empleados del hogar, hay una gran cantidad de trámites gubernamentales para completar e infinidad de reglas a seguir. Haga una lista de verificación de todos los pasos y fechas para las declaraciones de impuestos, y mantenga registros organizados. Asegúrese de saber qué se espera de usted para que pueda evitar cualquier problema con el IRS u otras entidades gubernamentales.

Consulte Umbrella Insurance & Household Help y Cómo funciona el seguro Umbrella para obtener información sobre la cobertura de seguro adicional que puede necesitar al contratar empleados domésticos.